Parmi les fonctionnalités offertes : partage et coédition de documents, de calendriers, de discussions et de savoirs : un nouvel outil collaboratif pour faciliter le travail à distance, particulièrement utile dans la situation actuelle, et permettant d’assurer la continuité de l’activité et du service public.

Utiliser le levier du numérique pour développer la culture projet et la collaboration

S’inscrivant dans le cadre du programme TECH.GOUV visant à accélérer la transformation numérique de l’État, la DINUM a lancé le projet Osmose avec pour objectif de dynamiser l’écosystème du service public, de casser les silos organisationnels et de renforcer la collaboration entre des agents répartis sur l’ensemble du territoire français.

Pour faciliter cette transversalité, la DINUM souhaitait mettre en œuvre une plateforme interministérielle favorisant la collaboration entre les agents, les logiques de complémentarité, la capitalisation des connaissances et expertises de chacun ainsi que développer la culture projet et les postures professionnelles fondées sur la collaboration.

Après une phase d’analyse comparative de plusieurs solutions candidates, la DINUM a retenu la solution de Jalios pour sa richesse fonctionnelle, sa facilité de fonctionnement avec un simple navigateur web quel que soit le périphérique utilisé (smartphone, tablette, PC) et son évolutivité, mais aussi pour le dialogue constructif et l’accompagnement offert par son éditeur. Autre point essentiel, la solution Jalios est depuis un mois hébergée sur le cloud souverain français 3DS OUTSCALE, qualifié SecNumCloud par l’ANSSI, offrant un haut niveau de sécurité et de confidentialité.

Une mise en œuvre progressive, couronnée de succès

La DINUM a fait le choix d’explorer le besoin par l’expérimentation (démarche de type « POC » - Proof-Of-Concept).

Pour mener à bien cette phase d’expérimentation, la DINUM a choisi en octobre 2018, un nombre d’acteurs volontaires limité à 500 agents, issus de services interministériels répartis dans 96 départements, et ayant exprimé le besoin d’être constitués en réseau et de pouvoir échanger en continu.

Au-delà de permettre de préciser les attentes des utilisateurs, de définir les fonctionnalités à mettre en œuvre, de tester les premiers espaces collaboratifs et d’évaluer les besoins en matière d’animation (community management notamment), cette première phase a révélé le succès de la plateforme. En octobre 2019, un an après son lancement, Osmose comptait plus de 5 000 utilisateurs (au lieu des 500 initialement prévus) et plus d’une centaine de communautés, preuve de l’essor des pratiques collaboratives et de la pertinence de l’outil.

Face à cette première réussite, l’objectif a rapidement été de faire évoluer la plateforme afin de faciliter l’adoption d’Osmose par les agents de l’État tout en maximisant l’autonomie des ministères.

Ainsi, la phase de consolidation s’est concentrée sur les aspects de fonctionnalité et d’ergonomie d’une part, et d’industrialisation de l’offre de service d’autre part. L’implication et la réactivité des équipes de Jalios et de son partenaire en conseil digital, Lecko, ont été déterminantes tout au long de ce processus et ont permis à la plateforme Osmose d’être immédiatement opérationnelle à l’annonce des décisions de confinement en mars 2020, la crise sanitaire ayant accéléré son lancement officiel début avril 2020, et complétant ainsi l’offre d’outils collaboratifs portée par la DINUM.

Tout agent de l’État peut bénéficier d’Osmose en demandant à créer une communauté et y inviter les membres qu’il souhaite : agent, partenaire, prestataire, expert de la société civile… Il compose son espace collaboratif selon les fonctionnalités dont il a besoin : partage et coédition de documents, publication de contenus (post, FAQ, Wiki), calendrier, discussions et interactions qui facilitent son travail quotidien et fluidifient la gestion des projets.

Jalios et 3DS OUTSCALE se sont mobilisés pour supporter la montée en charge d’Osmose et répondre au besoin croissant de collaborer et travailler à distance : aujourd’hui, Osmose compte plus de 25 000 utilisateurs et de 2 000 espaces collaboratifs ont été créés. Chaque jour, plus de 2 000 agents et partenaires se connectent à la plateforme.

« La solution de Jalios a permis de mettre rapidement en place une solution qui offre aux agents et services de l’État qui le souhaitent de tester une plateforme collaborative dans une situation très particulière de télétravail généralisé. Comme pour tout projet, l’investissement, l’accompagnement et le professionnalisme des parties prenantes (DINUM, Jalios, équipe projet, « utilisateurs précurseurs ») ont été déterminants pour développer une solution pertinente de manière rapide et agile », concluent Olivier SZENDY et Jean-Michel MAZOUTH, directeurs de projet à la DINUM.