Avec un flux très important de documents, l'embauche quotidienne de nombreux 'extras', qui représente à l'année 35 000 contrats, le Groupe Butard-Paris souhaitait fluidifier les échanges avec les salariés et les nouveaux collaborateurs, disposer d'une traçabilité et éviter la perte de documents sensibles.

Depuis de nombreuses années, le groupe s'appuie sur la plateforme de gestion administrative EventSoft d'Intrapole, un logiciel de gestion des ressources dédié aux entreprises de l'événementiel et du spectacle permettant notamment de produire les DPAE et contrats, organiser et planifier les prestations avec les ressources correspondantes et menait une réflexion pour optimiser ses processus RH. Au-delà de l'objectif RSE, la société souhaitait également pérenniser et sécuriser les échanges de documents sensibles, en digitalisant la signature des contrats de travail, les fiches de paie, les attestations, etc.

Compatible avec l'infrastructure existante, Coffreo a été choisie par le Groupe Butard-Paris pour sa souplesse fonctionnelle et la simplicité de son interface. La plateforme renforce le service apporté aux managers et aux collaborateurs, dans la gestion des flux des contrats, une tâche particulièrement chronophage.

Mise en place depuis le 1er mai 2018, et opérationnelle en seulement quinze jours, la plateforme a permis la digitalisation immédiate de plus de 2 000 contrats et 800 à 1 000 bulletins de salaires, disponibles dans le Cloud et via un coffre-fort numérique, évitant ainsi la perte, le stockage et l'archivage en interne de ces pièces.

Au quotidien, Coffreo simplifie le travail des gestionnaires RH qui disposent désormais d'une solution collaborative unifiée, disponible à tout moment, en mobilité, évitant des dysfonctionnements de planning, les rappels à répétition auprès des intérimaires quant à la signature de leurs missions, les erreurs réglementaires, etc.

Pour les nouvelles embauches, la signature électronique offre de multiples bénéfices aux salariés, car dès la contractualisation elle fluidifie et sécurise de bout en bout le processus, en 3 étapes :

1/ le futur collaborateur reçoit un mail et un SMS avec un lien pour créer son coffre-fort électronique en 2 minutes, puis découvrir son contrat signé électroniquement par le groupe, le lire et en approuver les termes
2/ demande à recevoir un code de signature par SMS pour le signer électroniquement en 1 clic 
3/ le contrat est signé du groupe et du collaborateur et chacun dispose de son exemplaire signé des 2 parties dans leur coffre-fort respectif avec un archivage à valeur probatoire.

C'est aussi un gain de temps pour le candidat informé en temps réel grâce à des notifications mails et/ou SMS et pour les équipes RH, ces dernières pouvant suivre en temps réel la signature des contrats.

« La solution Coffreo répond à notre ambition d'améliorer la fluidité des procédures d'information. En digitalisant les processus, nous prenons un temps d'avance et gagnons en efficacité et productivité. Coffreo optimise nos échanges et améliore notre efficacité organisationnelle, ce qui permet à nos équipes de déployer des actions RH à plus forte valeurs ajoutées, et de mieux anticiper l'avenir », indique Franck Lelièvre, Directeur d'exploitation Groupe Butard.

S'il est encore trop tôt pour dresser le bilan de ce programme, la digitalisation des échanges RH permet au Groupe Butard de franchir un nouveau cap dans la transition numérique de la société. Ce projet s'accompagne d'importantes économies de papier, de la suppression d'impressions recto-verso de plus de 70 000 pages, des frais d'affranchissements et de mise sous enveloppes et, à termes, la digitalisation de 50 000 bulletins de salaires/an.

« Nous sommes fiers d'accompagner le Groupe Butard, une référence de renom dans l'univers des traiteurs de prestige. La proximité de nos équipes permet de nouer un véritable partenariat au service de la satisfaction des salariés. La performance de notre offre digitale associée à une maintenance de proximité, disponible 7/7 et 24h sur 24, ont été des points forts dans la réussite et l'adoption de notre plateforme par le Groupe et ses salariés », se félicite Emmanuel Cudry, Président et co-fondateur de Coffreo.