TeamWork digitalise sa gestion des notes de frais avec SAP Concur

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TeamWork, groupe international en transformation numérique des entreprises, a choisi SAP Concur pour les accompagner dans la digitalisation de leurs processus de gestion des notes de frais.

Équipée d’une interface de gestion des notes de frais vieillissante et peu optimale, la société TeamWork a décidé de changer d’outil. “ Avec l’ancienne solution, la gestion des notes de frais nécessitait beaucoup de temps de traitement et de vérification. Quant aux workflows de validation, ils n’étaient pas toujours optimisés ”, explique Mikaël Bonin, chef de projet en charge du déploiement de SAP Concur et Directeur Général de la structure SAP pour TeamWork à Lyon.

Aujourd’hui, le groupe TeamWork gère chaque mois près de 500 notes de frais pour l’ensemble de ses entités dans 10 pays en Europe, en Asie et en Amérique du Nord. Pour optimiser la gestion des dépenses, le groupe avait besoin d’un outil lui permettant d’automatiser les flux, l’intégration comptable, mais aussi de faciliter la vie de ses collaborateurs grâce à la digitalisation (interface web et mobile).

Un projet de déploiement rapide

Intégrateur de SAP Concur depuis juin 2020 et utilisateur de SAP S/4 HANA, TeamWork s’est naturellement tourné vers son partenaire.

Nous n’avons pas effectué de benchmark, car en tant que pure player SAP, la solution SAP Concur répondait à nos attentes et nos critères de façon évidente. La démonstration de l’outil par les équipes avant-vente de SAP Concur nous a permis de rapidement imaginer les gains engendrés par une telle solution et de nous projeter dans son utilisation. De plus, elle s’inscrivait parfaitement dans notre écosystème SAP. Cela nous a permis de mettre en place l’utilisation du SSO pour se connecter aux applications SAP ”, décrit Mikaël Bonin.

En tout, le projet a duré seulement 4. “ L’intégration a été facilitée par l’installation de l’add-on Concur sur notre Core system SAP S/4. Il restait ensuite à paramétrer l’add-on pour permettre à la solution SaaS Concur et notre système SAP d’échanger les informations concernant les collaborateurs et les liens hiérarchiques - pour la gestion des workflows de validation - puis la gestion des déversements dans les comptes comptables, intégrant la gestion de la TVA (propre à chaque pays déployé), pour au final permettre le règlement des notes de frais à nos collaborateurs. Enfin nous avons également développé quelques paramétrages spécifiques pour coller au plus près de notre besoin et répondre aux différentes règles de gestion implémentées ”, indique Mikaël Bonin.

SAP Concur digitalise les notes de fraisUne méthodologie éprouvée et solide

Après une semaine de préparation et de kick-off, l’équipe projet s’est attaquée à l’analyse et la conception.

En mettant en place différents ateliers dès le démarrage du projet avec les responsables des dépenses et comptabilité, les consultants techniques pour le paramétrage de l’add-on Concur et des consultants experts SAP Concur pour appliquer la méthodologie projet, TeamWork a pu revoir les règles de gestion des notes de frais, ainsi que l’intégration comptable.

Une fois ce paramétrage effectué, la solution a pu être déployée auprès de plus de 600 utilisateurs en France et en Suisse. Le déploiement pour le Canada et les États-Unis est en cours.

La méthodologie projet éprouvée, logique et donc facile à suivre a permis de respecter la durée de projet de quatre mois annoncée au départ. Par ailleurs, la communication a joué un rôle important et facilitateur dans la gestion du changement.

L’un des facteurs clés de succès a également été l’implication des équipes SAP Concur et des équipes TeamWork, qui ont pris le temps de mobiliser les sachants sur chacun des domaines, ajoute Mikaël Bonin. Les phases de déploiement étaient clairement découpées, et la phase suivante ne pouvait pas démarrer sans que la précédente ne soit validée. Un suivi hebdomadaire pour ce type de projet court est nécessaire, afin de suivre l’avancement et éviter les effets « tunnel » ”.

De vrais bénéfices grâce à l’utilisation du mobile

Le groupe n’a pas vraiment eu besoin de revoir sa politique de dépenses. “ Nous ne l’avons pas modifié sur les plafonds et les forfaits. En revanche, nous en avons profité pour homogénéiser entre les pays. Avant le déploiement de Concur Expense, les collaborateurs ne pouvaient pas aller au-delà du plafond prévu. Désormais, si celui-ci est dépassé, ils ont la possibilité de le justifier dans un commentaire pour le faire valider par le manager ”, développe Mikaël Bonin.

Parmi les bénéfices observés : l’utilisation de Concur Expense sur mobile. Grâce à ExpenseIT, le collaborateur prend son reçu en photo et le stocke automatiquement dans l’outil, en attendant de soumettre sa note de frais.

Aujourd’hui, la solution mobile est principalement utilisée pour le stockage des justificatifs de dépense. Une fois cette étape réalisée, certains collaborateurs finissent leur saisie sur mobile quand d’autres utilisent l’interface web, observe Mikaël Bonin. Mais dans l’ensemble, la solution mobile est fortement appréciée, notamment grâce à la lecture OCR (reconnaissance optique de caractères) qui fonctionne très bien. De plus, la certification sur mobile représente un vrai plus ”.

En effet, la digitalisation à valeur probante qui consiste à transformer un fichier papier en fichier numérique permet de conférer au reçu, scanné dans l’application mobile, la même valeur qu’un document papier et donc de certifier sa conformité.

Un engouement chez les utilisateurs et les équipes en charge des dépenses

Autre avantage significatif pour le groupe : la suppression du papier dans les circuits de gestion des notes de frais. Ce point constituait un sujet important pour l’organisation et notamment l’équipe chargée de la RSE qui tend vers une approche plus environnementale. L’installation de Concur Expense étant récente, l’équipe projet n’a pas encore mesuré le ROI, d’autant qu’avec le contexte actuel et l’absence de déplacements pour certains, les collaborateurs n’ont pas encore eu l’occasion d’utiliser la solution.

Cependant, “ les équipes en charge des frais dans les différentes entités trouvent déjà leur travail facilité par l’automatisation de certaines règles de gestion, ce qui leur permet de se consacrer à de nouvelles tâches et d’étendre ainsi leur champ de compétences. Par ailleurs, les workflows de validation mis en place permettent d’éviter les erreurs éventuelles et assurent notamment d’avoir un circuit de validation approprié aux dépenses. Enfin, les risques d’erreurs et de doublons ont été supprimés depuis le déploiement de l’outil. Nous avons aussi constaté un gain de temps que ce soit à la création de la note de frais lors de sa validation, ou encore lors du rapprochement par les services de gestion des notes frais. Côté adoption, nous observons un véritable engouement de la part des directeurs de structure et un taux d’adoption entre 90 et 100 % depuis le lancement ”, conclut Mikaël Bonin.

Lu 2360 fois Dernière modification le mardi, 15 juin 2021 15:07

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