Face à la demande croissante des entreprises à la recherche de solutions pour fluidifier la communication et l’échange d’information avec leurs fournisseurs, le portail fournisseurs fait émerger des approches novatrices de la collaboration entre les fournisseurs et l’ensemble des parties prenantes dans l’entreprise.

Répondre aux enjeux de l’Onboarding des fournisseurs

Dans un contexte ou la qualité de la relation fournisseurs devient clé pour l’entreprise, simplifier la communication et réussir l’Onboarding avec les fournisseurs sont les piliers d’une bonne collaboration.

Une concertation menée par l’éditeur avec ses principaux clients en lien avec leurs fournisseurs a permis aux équipes Oxalys d’identifier 5 enjeux essentiels auxquels un portail fournisseurs doit répondre :

1. Fluidifier l’information et l’échange de documents
Pour le donneur d’ordre il s’agit de nourrir et de maintenir à jour les données de son référentiel fournisseur. Grâce au portail, le fournisseur dispose d’un accès privé pour compléter les informations, déposer des documents et maintenir à jour les données qui lui sont propres.

2. Sourcer les fournisseurs
Via le portail, un fournisseur peut effectuer une demande de référencement et préciser toutes les données quantitatives et qualitatives nécessaires à l’évaluation de sa candidature.
Pour l’entreprise c’est un levier complémentaire pour mettre en avant son activité, accélérer la recherche et la qualification de nouveaux fournisseurs.

3. Publier les Appels d’offre
Le donneur d’ordres peut très simplement publier ses consultations auprès de fournisseurs présélectionnés ou de nouveaux fournisseurs en capacité de répondre sur le domaine de compétence recherché. Les fournisseurs sont alertés des nouveaux appels d’offre et peuvent y répondre en ligne à travers le portail.

4. Donner de la visibilité sur le transactionnel
Le portail fournisseurs permet de dématérialiser les documents transactionnels. Le fournisseur dispose d’une vue globale sur l’état de ses encours et de ses paiements, l’historique de ses commandes, réceptions et factures. Il est également informé en temps réel des actions attendues par l’entreprise.

5. Proposer une vitrine publique des Achats de l’entreprise
Le service achats peut personnaliser le portail à la charte de l’entreprise, communiquer sur ses valeurs et sa politique Achats et RSE, son fonctionnement et ses objectifs ou encore les domaines de compétences recherchés.

« Le portail fournisseur apporte une réponse globale à la problématique suivante : comment amener le digital entre deux parties qui ne sont pas connectées entre elles et qui communiquent peu ou mal, voire pas du tout ? », explique Laurent Guillot, Directeur général d’Oxalys Technologies. « Le portail fournisseurs facilite le processus d’intégration du fournisseur qui va s’habituer dès le départ à passer par ce canal de communication privilégié pour entrer en relation avec ses différents interlocuteurs dans l’entreprise, les Achats, la Comptabilité, le Contrôle de gestion ou encore la Qualité. Il accélère le processus Purchase-to-Pay, facilite le respect des délais de paiement et améliore in fine la relation fournisseurs. La mise en production de la nouvelle version de notre portail fournisseurs chez de nombreux clients et la forte demande du marché valident l’adéquation entre notre vision et les attentes des utilisateurs ».