Les procédés existant étaient chronophages et dans le contexte sanitaire particulier de crise COVID, induisaient des échanges matériels et des déplacements de vaguemestre. Le Grand Port a souhaité profiter de la crise pour à la fois simplifier sa procédure interne et fiabiliser la chaîne de transmission de ses factures clients, réduisant ainsi le nombre de réclamations liées au délai de transmission et calculs d'intérêts moratoires en cas de retard de paiement.

Port Réunion a particulièrement apprécié la capacité de DPii à prendre en charge également la facturation des clients institutionnels via Chorus Pro, portail de dépôt de factures dédié aux organismes publics et obligatoire depuis 2017. Ainsi, le GPMDLR est l'un des premiers ports français à mettre en place une solution de dématérialisation à même de gérer et transmettre en temps réel, par voie électronique, plusieurs centaines de factures clients par mois et de les archiver au sein d'un coffre-fort numérique.

Dématérialiser les factures pour fiabiliser leur transmission dans un contexte de crise sanitaire

Le Grand Port Maritime de La Réunion, appelé aussi Port Réunion, est le 1er port de l'Outre-mer et le 3ème port des régions ultrapériphériques européennes. Fort de sa localisation, il est le seul port de France à abriter les cinq fonctions : gare maritime, port de commerce, base navale, réparation navale et port de pêche. Autant d'activités qui participent à son attractivité en attirant une large clientèle.

Port Réunion emploie près de 270 personnes car il assure l'exploitation de plusieurs terminaux et apporte certains services à de nombreux amodiataires (entretien de chambres froides, vente de glace, sécurisation du déchargement des pétroliers et gaziers, récupération et tri de déchets...). Cette diversité induit mensuellement des centaines de factures à de multiples clients. Face à un procédé manuel et chronophage, et dans un contexte de crise qui met en évidence le besoin d'éviter les échanges « matière » tout en facilitant le déploiement du télétravail au sein des services de comptabilité de nos clients, la Direction de Port Réunion a décidé de repenser son mode de fonctionnement avec comme gains escomptés, l'accélération et la fiabilisation de la transmission des factures.

Après un appel d'offre et un audit des principales solutions du marché, c'est la solution DPii EDC de l'éditeur DPii Télécom & Services qui a été choisie.

Particulièrement simple et rapide à intégrer, la solution compte de nombreux avantages parmi lesquels :

• La possibilité de gérer les factures clients qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'organismes publics (portail Chorus pro) avec la même solution
• L'adaptabilité aux besoins des clients (possibilité de joindre des justificatifs complémentaires à la facturation)
• La sécurisation des données cryptées
• La traçabilité des factures
• Un ROI rapide
• etc. 

Depuis le déploiement de la solution en mai 2020, le GPMDLR, port français le plus divers en termes d'activités, est à même de gérer la totalité de sa facturation incluant notamment :

• La location de portiques
• La location de magasins
• La location de terre- pleins nus
• L'enlèvement des déchets des navires
• La location de containers de type iso frigo (maintien de la chaîne du froid)
• Les actes de réparations navales
• Le gardiennage et stockage de sucre de canne et de céréales
• etc. 

En plus de réduire drastiquement ses coûts d'envois et de bénéficier d'un gain de temps considérable, le passage à la dématérialisation a été synonyme de sécurité pour le port réunionnais. En effet, grâce à la dématérialisation des factures, les données sont cryptées, sécurisées (signature RGS) et transmises en temps réel à leurs destinataires, qui peuvent y accéder via un lien sécurisé, ou via la plateforme EDC intégrant leur coffre-fort numérique (à disposition pendant 10 ans).

Une dématérialisation passant également par Chorus Pro

Le Grand Port Maritime De La Réunion étant une entité publique, les factures à destination du service public sont règlementées depuis 2017 et doivent être adressées via le portail Chorus Pro. Ce procédé permet notamment la fluidité des échanges des factures, en accélérant les délais de règlements. Le GPMDLR a particulièrement apprécié l'expertise globale de DPii qui a pu prendre en compte les différents types de factures : celles adressées aux clients institutionnels (ex : Douanes) via Chorus Pro et les factures clients traditionnelles, facturées en direct par le port.