Comment infuser la culture du télétravail dans son entreprise ?

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Six millions, c’est le nombre de salariés qui ont dû travailler depuis leur domicile pendant la crise du COVID-19. Si certains ont qualifié cette organisation de “télétravail”, elle n’en avait toutefois que la forme. Missions peu adaptées au télétravail, managers non formés au télémanagement, défaut d’outils et de sécurité des données, communication difficile, épuisement des salariés… La mise en place rapide du travail à distance ne s’est pas faite sans écueils.

Bien que la pratique du télétravail se soit popularisée ces dernières années, force est de constater que les entreprises n’étaient pas prêtes à fonctionner entièrement à distance. Les organisations qui se sont les mieux adaptées à la situation ont été celles qui possédaient déjà une forte culture du télétravail et des équipes nomades.

Pour anticiper les prochaines évolutions des modes de travail, il est nécessaire d’adapter, de structurer et de formaliser sa pratique du télétravail pour en assurer son efficacité. Cet article a été spécialement conçu pour vous y aider et détaille les 4 aspects fondamentaux qui vous permettront d’améliorer vos méthodes actuelles.

1- Être en conformité avec les lois encadrant le télétravail

La mise en place du télétravail est encadrée par différents textes de loi et règlementations depuis 2012 : Code du travail, ordonnances, conventions collectives, accords de branche, RGPD… Si bien qu’il n’est pas toujours aisé de s’y retrouver. Quelles règles suivre pour être en conformité avec la loi ?

Le télétravail repose avant tout sur un accord mutuel entre les parties. Il ne peut être mis en place si le salarié ou l’employeur s’y oppose. L’entreprise doit communiquer aux collaborateurs l’ensemble des modalités et dispositifs liés à cette organisation de travail. Vérifiez votre accord de branche ou votre convention collective, ceux-ci peuvent être d’ores et déjà y être détaillés.

À défaut, des procédures internes doivent être formalisées par écrit, que cela soit dans un email s’il s’agit d’une demande occasionnelle, au sein d’une charte d’entreprise ou d’un avenant au contrat des salariés si la pratique est régulière.

Le télétravail impliquant nécessairement l’utilisation d’outils informatiques accessibles à distance, l’entreprise doit veiller au respect des prescriptions du RGPD :

● la mise en place de mesures de protection des données 
● l’information des salariés quant à la mise en place de dispositifs de collectes de données personnelles
● la durée limitée de conservation des données
● etc.

2 - Définir sa pratique du télétravail

Les formes du travail à distance diffèrent selon les contextes et les organisations. Il est donc recommandé de définir le télétravail tel qui sera pratiqué dans une charte d’entreprise. Celle-ci a pour objectif de formaliser l’ensemble des procédures à suivre par les collaborateurs, en particulier :

la procédure de demande/refus de télétravail : demande écrite via un formulaire, l’envoi d’un email ou de notifications dans un logiciel de gestion des activités, circuit de validation, délai...
la récurrence et les horaires de télétravail ainsi que les plages de disponibilités du salarié : occasionnel, pas plus de 3 jours par semaine, …
les salariés éligibles par le dispositif : type de contrat, ancienneté, missions…
le lieu de télétravail : depuis le domicile du salarié, un espace de coworking, chez un partenaire, en itinérance, en France ou à l’étranger…
les dispositifs mis en place : suivi des temps et activités, gestion de la performance, gestion de projet, messagerie, conditions d’utilisation des outils de l’entreprise (CRM, comptabilité) …
● ...

La mise en place du télétravail demande la collaboration et le concours d’une majorité des départements de l’entreprise :

● la direction des systèmes informatiques (équipements, RGPD, charte informatique…)
● la direction des ressources humaines (critères d’éligibilité, procédures, formation)
● la direction financière (prise en charge des frais, assurances, juridique...)
● des membres du CSE (mesures de santé et sécurité, égalité de traitement…)
● des managers (suivi managérial, gestion opérationnelle des procédures…).

3 - Repenser sa manière de travailler à distance

Bien que la charte de télétravail soit un excellent moyen d’établir des règles communes, elle n’en définit pas la politique au sens large. Mettre en place une politique de télétravail doit s’accompagner d’une réflexion plus globale sur la manière dont l’entreprise doit fonctionner à distance : processus administratifs, culture d’entreprise, télémanagement, accès aux informations, politique de dépenses, performance des équipements… Qu’est-ce qui n’est pas accessible ou réalisable à distance ?

Le télétravailleur doit en effet pouvoir mener à bien ses missions aussi efficacement que s’il était dans les locaux de l’entreprise. Les entreprises pionnières dans le travail à distance sont nombreuses à partager leurs méthodes pour adapter leur organisation au télétravail. On peut par exemple citer la pratique du “Test & Learn” qui consiste à prévoir une phase de test de quelques semaines, arrêter pour faire le bilan, puis recommencer avec des améliorations.

Ou encore la mise en place de mesures dites “inclusives” pour les télétravailleurs comme la culture de l’écrit. Les réunions sont enregistrées, des comptes-rendus sont rédigés, les actions en cours sont documentées, les procédures sont accessibles à tous et à tout moment pour compenser l’asynchronicité de la communication à distance.

4 - Bien choisir les outils qui permettront de rendre le télétravail efficace

Le télétravail implique pour l’entreprise l’utilisation de logiciels rh adaptés, ainsi que d’outils en ligne à des fins variées pour les collaborateurs : gérer des projets à distance, échanger entre collègues, suivre les temps de travail ou la performance des équipes ou encore traiter leurs frais professionnels… Quels logiciels utiliser dans le cadre du télétravail ?

Certains critères sont clefs pour choisir des outils qui seront compatibles avec la pratique du télétravail à commencer par :

● le nomadisme,
● la sécurité des accès et des données,
● la fiabilité du logiciel,
● l’ergonomie des interfaces,
● la capacité d’évolution du produit,
● sa facilité d’intégration avec les autres outils utilisés par l’entreprise.

Lu 609 fois Dernière modification le jeudi, 30 juillet 2020 10:40

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