Gestion des arrêts maladie : KMSI lance un portail pour en finir avec le casse-tête du recouvrement des indemnités journalières

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Alors que la plupart des entreprises arrêteront leurs comptes d’ici à fin mars, les services de contrôle de gestion découvrent dans la trésorerie, l’ampleur du non-recouvrement des arrêts maladie auprès des organismes sociaux. Ces encours peuvent se chiffrer en millions d’euros pour les grandes entreprises. En cause, la complexité de la gestion des arrêts de travail et le volume des dossiers à traiter pour lesquels, les entreprises ne sont pas assez outillées.

KMSI, acteur français indépendant des SIRH et spécialiste de la paie, lance le premier portail SAAS de rapprochement automatique des Indemnités Journalières avancées en paie avec celles remboursées. Le portail IJ, s’appuie sur les flux DSN et propose un rapprochement quotidien entre les remboursements accessibles sur net-entreprises, les avances faites par l’entreprise et la banque. Il permet aux entreprises de connaitre l’ampleur de leur créance et de recouvrir jusqu’à 100% des montants avancés en paie.

Des freins puissants…

Chronophage et complexe, pour 97 % des entreprises, la gestion des arrêts maladies et le recouvrement des avances de trésorerie auprès des organismes sociaux se fait à mi-chemin entre la direction des ressources humaines et la direction financière, mobilisant à la fois les deux services : le premier qui réalise l’avance et le second qui constate le remboursement.

« Cette tâche est un véritable casse-tête pour les entreprises qui doivent pointer salarié par salarié le bon remboursement par les organismes sociaux, des sommes avancées en paie », commente Anne Verger, directrice de l’activité maladie chez KMSI.

Avec la généralisation de la DSN il y a 3 ans, on aurait pu imaginer que l’automatisation de la transmission de données soit la réponse efficace aux dysfonctionnements. Or, si l’efficacité du flux DSN a permis d’accélérer le remboursement des arrêts de travail à 3 ou 4 jours, il ne peut corriger les points bloquants qui persistent. 25 à 30% des arrêts de travail ne sont pas remboursés automatiquement du fait d’anomalie. Ils doivent d’abord être identifiés dans la masse des remboursements, puis pris en charge manuellement pour être à nouveau présentés aux CPAM. Et le temps n’est pas l’allié des entreprises puisque ces sommes sont prescrites au premier jour du trimestre qui suit les deux ans du début de l'absence.

« Lorsque nous établissons un audit, les entreprises s’aperçoivent qu’elles ont très largement sous-estimé le montant des encours en jeu. Pour une entreprise de 1000 salariés celui-ci peut représenter jusqu’à 300 000 euros soumis au délai de prescription de 27 mois », rappelle Anne Verger.

Le portail IJ, une nouvelle étape dans la transformation numérique des services RH

Après avoir lancé, en 2014, une offre pour apurer le stock d’IJ en souffrance, puis une offre d’externalisation de la gestion du recouvrement des indemnités journalières d’arrêts maladie, KMSI va plus loin et lance son portail en Saas pour les entreprises qui souhaitent administrer en toute autonomie cette gestion.

Le lancement de ce portail, est une étape nouvelle dans la digitalisation des services RH. Il assure une gestion administrative optimale des Indemnités Journalières (IJ), permet d’en accélérer les remboursements et de maitriser plus efficacement la trésorerie de l’entreprise.

Fruit d’une longue expérience de la gestion de la paie et de 6 ans de mise en place d’un service externalisé de la gestion des Indemnités journalières, ce portail est la réplique de l’outil conçu et utilisé au quotidien par les équipes KMSI pour la gestion de leurs propres clients.

« Innovation sur le marché, ce portail est le fruit d’un long travail de développement en France et de test in vivo depuis 6 ans par des spécialistes de la paie et des arrêts maladie, il permet aux entreprises de suivre plus facilement et plus précisément leurs encours auprès des organismes sociaux », souligne Anne Verger.

Avec un pilotage précis des encours permis par la plateforme IJ Portail, les direction RH et les directions financières des entreprises vont constater et partager les mêmes informations. Et là il s’agit d’une grande avancée. Avec cette innovation, KMSI compte séduire les entreprises du CAC 40 et du SBF120, pour lesquelles cet impensé du SIRH peut s’avérer une source de trésorerie facile à récupérer.

IJ Portail, un outil qui simplifie et éclaire la gestion quotidienne des IJ

Cet outil va chercher quotidiennement dans le flux net-entreprises, les indemnités journalières payées et opère automatiquement le rapprochement avec les indemnités avancées en paie. Par soustraction, les dossiers non soldés (les fameux 30%) apparaissent. Facilement isolés, l’intervention humaine demeure encore indispensable pour rechercher la cause (non-envoi de l’arrêt de travail du salarié ou du certificat de naissance, incohérence du salaire déclaré…) puis résoudre le problème dans un suivi avec chaque CPAM.
Cette solution d’automatisation des rapprochements permet de simplifier la gestion de la maladie en gagnant en efficacité, en productivité et en baissant de plus de 70% les coûts humains inhérents à cette gestion (RH & contrôle de Gestion).

« Lorsque l’on sait qu’une entreprise de 1000 salariés peut gérer jusqu’à cent arrêts maladie chaque mois, on comprend qu’il soit primordial d’assurer une gestion au jour le jour de ces indemnités journalières, pour éviter d’accumuler des sommes importantes qui ne seront que partiellement ou jamais remboursées pour cause de forclusion. Une perte qui aurait, le plus souvent pu être évitée », conclut Anne Verger.

Cette solution est conforme aux dernières réglementation RGPD : le stockage des données s’effectue sous la responsabilité de KMSI qui a retenu OVH acteur français du marché de l’infogérance.


La gestion RH et financière des arrêts de travail comment ça marche ?

Le salarié déclaré malade par un médecin du travail, ou qui prend un congé maternité ou paternité, doit adresser à la fois à son employeur et à sa caisse de sécurité sociale un arrêt de travail.
Lorsque l’entreprise subroge, c’est-à-dire lorsqu’elle maintient le salaire de l’employé, elle avance les sommes qui sont prises en charge par l’assurance maladie et les caisses complémentaires si besoin.
Dans 2/3 des cas, cela ne pose aucun problème à quelques centimes près, la complexité des taux et des assiettes, des situations individuelles et conventionnelle aidant.
Dans 1/3 des cas, la machine est bloquée, la CPAM ne rembourse pas. Pourquoi ?
Il y a une erreur de saisie sur les dates de l’arrêt, le salarié n’a pas transmis son arrêt, le certificat de paternité n’a pas été transmis par le collaborateur, …
Pour l’entreprise qui gère manuellement, la charge de travail tient au fait qu’elle doive pointer l’ensemble des dossiers salariés pour identifier les dossiers non remboursés ou partiellement remboursés. Puis une fois que les dossiers non remboursés sont isolés des autres, elle doit identifier le point de blocage, puis pour débloquer, il lui faut soit se rapprocher du salarié, soit de la CPAM.
Elle dispose de 27 mois pour ce faire, passé ce délai. Les sommes avancées sont perdues.

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