Cette entreprise dynamique souhaite ainsi fluidifier ses process RH en automatisant certaines tâches et rendre sa gestion administrative plus efficace.

Xavier Jonquille, Responsable IT, domaines ERP et RH, coordinateur du projet chez Adopt’, témoigne sur les besoins de l’entreprise et sur le choix de l’outil à déployer.

Pourquoi Adopt’ choisit de digitaliser ses RH ?

L’entreprise Adopt’ ne disposait jusqu’à aujourd’hui, d’aucun outil de gestion globale et digitalisé des RH. Pourtant, depuis 30 ans, l’entreprise a connu une croissance régulière, le nombre de boutiques au sein du réseau a augmenté et de fait, le nombre de collaborateurs aussi.

« Jusqu’à aujourd’hui, nous disposions d’un outil de gestion de temps peu adapté à nos besoins et d’un outil de paie. Or, en tant qu’entreprise en croissance et dans le domaine du retail de surcroit (saisonnalité importante des effectifs en magasin), il était nécessaire de faire évoluer nos process RH. Nous ne pouvions pas continuer à travailler sur des fichiers Excel, même si nous étions organisés et rigoureux. Ces outils, n’étant pas interconnectés, se révélaient très chronophages. Il fallait donc dynamiser cela pour gagner du temps à allouer à la gestion de l’humain, c’est ce changement que nous avons entrepris, quelques mois après ma prise de poste, en février/mars 2020 », explique Xavier Jonquille, Responsable IT domaines ERP et RH.

Une prise de conscience accélérée au moment de la crise sanitaire !

En février/mars 2020, Adopt’ a lancé une grande consultation auprès de tous ses services afin de recueillir et collecter les besoins RH. Après une dizaine d’ateliers de travail, un cahier des charges exhaustif a pu être établi en avril. Si tout le réseau de boutiques a été mis à l’arrêt pendant les confinements, le travail du service RH, lui, n’a pu être mis en veille.

Bien au contraire, les collaborateurs RH ont vu augmenter considérablement leur masse de travail à ce moment : chômage partiel, gestion des absences, des congés maladies etc. Cette crise, qui a nécessité un travail administratif colossal, a conforté la Direction Adopt’ dans l’idée qu’il était nécessaire de digitaliser les processus RH.

Trois problématiques majeures se sont dégagées : 

• Supprimer les multiples saisies dans différents outils, éliminer les tâches récurrentes sans valeur ajoutée pour le RH et pour le manager et fluidifier les processus RH (onboarding et offboarding de collaborateurs, alertes entretiens, formations en ligne…) 

• Répondre à la réglementation juridique poussée en matière de gestion des temps en magasin. En effet, les responsables magasins ou directeurs régionaux n’étant pas forcément des experts dans ce domaine, il était essentiel de disposer d’un outil de gestion de temps pouvant alerter le collaborateur en cas de risque juridique. L’idée étant d’avoir un premier niveau de contrôle disponible directement dans l’outil de planification horaire, en magasin. 

• Améliorer, in fine, l’image de la marque employeur. D’une part, lorsque tout est fait « à la main », cela peut être source d’erreurs et donc d’insatisfaction salarié. D’autre part, il était nécessaire que l’équipe RH sorte de son périmètre administratif pour mobiliser davantage les compétences pour des missions à plus forte valeur ajoutée et gérer l’humain (upskilling/reskilling et talent management entre autres…). 

Le choix de la HR Application frameworks PeopleSpheres

« Sur les mois de mai et juin 2020, nous avons lancé un vaste appel d’offre, 14 éditeurs ont été consultés et 10 démonstrations ont été menées. Nous avions alors un choix à faire : opter pour différents outils spécialisés, opter pour un outil SIRH classique généraliste aux capacités évolutives limitées ou enfin, choisir un outil tel que PeopleSpheres. Cette HR application frameworks est une plateforme hybride proposant à la fois un Core RH exhaustif et une marketplace de solutions spécialisées. Avec cette option, nous avions là une solution évolutive, pouvant être étoffée en fonction de nos besoins. Cette solution modulable et paramétrable de A à Z répondait à toutes nos problématiques : juridiques et légales, économiques, humaines. Aujourd’hui, nous disposons d’outils digitalisés qui doivent nous permettre de dégager du temps pour l’utile, pour que les tâches RH ne soient pas synonymes uniquement de corvées administratives ! Le déploiement de la solution est en cours, les salariés adopt’ se réjouissent déjà de bientôt, ne plus devoir imprimer, signer, scanner et renvoyer par mail leurs demandes de congés ! Une illustration parmi d’autres ! », conclut Xavier Jonquille, qui évolue depuis 15 ans dans l’univers des ERP (chez le client et chez l’éditeur).