Une réforme imminente et obligatoire

Dans le cadre de la loi du 16 août 2022, la dématérialisation des transactions interentreprises, s’apprête à devenir obligatoire en France.

Les factures devront ainsi être émises et reportées au format numérique :

• au 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises
• au 1e janvier 2025 pour les ETI
• au 1e janvier 2026 pour toutes les entreprises.

La réforme porte donc autant sur l’e-invoicing (transmission de facture électronique entre assujettis à la TVA) que sur l’e-reporting (transmission des données de transaction et de paiement à l’administration), celui-ci s’appliquant aussi aux paiements en France lorsque les acteurs réalisent des opérations avec des clients particuliers ou avec des opérateurs étrangers. Le fournisseur devra conserver durant six ans les factures émises par lui-même, par une plateforme partenaire ou un opérateur. Le client devra lui aussi conserver pour la même durée la facture au format reçu de sa plateforme.

La réception obligatoire des factures sous format électronique sera quant à elle effective dès le 1er juillet 2024 pour toutes les entreprises et quelle que soit leur taille. Pour l’émission, tant que l’entreprise n’est pas soumise à l’obligation, elle peut continuer de transmettre certaines factures, ou la totalité, au format papier, cependant mieux vaut qu’elle le fasse conformément aux modalités applicables. Si elle souhaite entrer dans le dispositif avant l’obligation officielle, elle devra nécessairement passer par une plateforme partenaire.

3 options possibles

Afin de se conformer à la nouvelle réglementation, 3 alternatives sont envisageables en fonction de la taille de l’entreprise et du nombre de factures à traiter.

• 1. Le PPF (portail public de facturation) gratuit, peut s’envisager en solution minimale, avec réception manuelle des factures et saisie en ligne
• 2. Un OD (opérateur de dématérialisation) en amont ou en aval du PPF permet une utilisation intégrée et automatisée
• 3. Un PDP (Plateforme de dématérialisation Partenaire) représente un investissement essentiellement réglementaire car il fait l’objet d’une procèdure d’immatriculation par l’administration pour une durée de 3 ans : Il se doit d’appliquer les obligations réglementaires pour émettre ou recevoir des factures (contrôles, extractions de données, transmission à la PPF, traçabilité des traitements, mise à jour de l’annuaire des destinataires, contrôles en réception ou livraison,….)

Zeendoc, la solution développée par nos experts

Zeendoc dispose de partenariats sérieux certifiés ISO 27001 et Secnum Cloud assurant à nos utilisateurs un accès à un service étendu et compatible avec plusieurs plateformes, dont la PPF. Son service d’ouverture d’immatriculation sera ouvert à l’automne 2023, date à laquelle seront validés les acteurs, ce qui lui permettra d’être au rendez-vous en tant qu’opérateur de dématérialisation.

Zeendoc sera capable tout à la fois :

• de réceptionner les factures émises par le client, de transmettre leurs valeurs au portail public de facturation (PPF) ou bien à l’une des plateformes privées de dématérialisation partenaires (PDP), le tout au format requis par l’administration
• de réceptionner les factures des fournisseurs depuis la PPF ou une PDP
• d’obtenir leur état d’avancement et de les archiver dans un espace sécurisé.

Conformes à la réglementation sur la LFE, Zeendoc et ses partenaires, futures PDP, proposent de nombreux services à valeur ajoutée : sécuriser ses clients en cas de contrôle (piste d’audit ou signature électronique), accompagner les utilisateurs dans le processus du Procure to Pay avec la comparaison des montants de documents liés, l’export des BAP (bon à payer), la génération de fichiers de virement au format SEPA, ou encore accompagner les utilisateurs sur le recouvrement (relances, suivi) et sur l’obligation d’archivage.

Une transformation à haut potentiel

Avec Zeendoc, votre entreprise se trouvera en mesure d’adopter en toute tranquillité les réformes de numérisation, et d’assumer une véritable révolution organisationnelle, même pour les PME et TPE qui n’ont pas les mêmes ressources que les grandes entreprises pour piloter de tels virages.

Quelle que soit sa taille, votre entreprise pourra ainsi profiter au mieux des bénéfices que promet cette transformation :

• le renforcement de votre compétitivité grâce à l’allègement de la charge administrative, la diminution des délais de paiement et les gains de productivité résultant de la dématérialisation
• la réduction du coût de vos factures qui passera de plus de 10 euros (format papier) à moins que le prix d’un timbre-poste (format électronique)
• la simplification de vos obligations en matière de TVA

Par ailleurs, l’amélioration de la détection de la fraude profitera aux opérateurs de bonne foi, et une meilleure connaissance, en temps réel, de l’activité économique permettra un pilotage au plus près de votre réalité.