Avec cette nouvelle fonctionnalité Lucca annonce un changement de paradigme :

- Les déclarants pourront jeter leurs justificatifs de restaurant et autres notes de taxi, après les avoir photographiés sur leur smartphone.
- Les comptables n’auront plus à manipuler ni à archiver des montagnes de facturettes.

La dématérialisation enfin admise par la réglementation
Si le sujet de la dématérialisation est loin d’être nouveau, le législateur n’avait, jusqu’en mars dernier, accordé aucune valeur légale au scan des factures. Contraintes de les conserver sous format papier, les entreprises ne voyaient donc aucune raison d’investir dans la dématérialisation. C’est justement ce dernier obstacle réglementaire que l’article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales est venu lever.

Ce décret fixe les règles de la dématérialisation des factures - dont les justificatifs de notes de frais - et impose notamment l’apposition d’une signature électronique.

Un partenariat stratégique avec Universign
Pour proposer ce service, Lucca a conclu un partenariat avec Universign, Prestataire de Service de Confiance qualifié eIDAS et pure-player français de la signature électronique, de l’horodatage et de cachet serveur.

Concrètement, l’entreprise cliente mandate Lucca pour capturer les justificatifs et les archiver conformément à la législation. Grâce à ses services de cachet serveur et d’horodatage qualifié, Universign les rend opposables à l’administration fiscale ou l’URSSAF en y apposant un sceau numérique au nom de Lucca.

“ Nous sommes très heureux et très fiers d’accompagner Lucca dans son activité de dématérialisation des notes de frais. En effet, l’évolution de la réglementation permet désormais aux entreprises de conserver les justificatifs au format numérique à condition de respecter la règlementation eIDAS en la matière. En tant que Tiers de Confiance européen qualifié, Universign répond favorablement à ce besoin et contribue à améliorer la gestion administrative et la productivité des entreprises ”, précise Christian Dayaux, Directeur Commercial Universign.

Comment dématérialiser ses justificatifs ?
Le texte de loi stipule que l’entreprise qui souhaite dématérialiser ses justificatifs, ou mandate un tiers à cet effet, doit :

- “Numériser dans des conditions garantissant une reproduction à l’identique” (photographier ou, scanner) mais aussi être en mesure d’identifier l’auteur et le canal utilisé pour prouver l’authenticité de la pièce.
- Les enregistrer au format PDF, afin d’assurer la lisibilité l’interopérabilité dans le temps.
- Apposer un cachet serveur, c’est-à-dire une signature électronique (apposée par une personne morale sans intervention humaine) sur le document, afin de le dater et de garantir son intégrité.
- Archiver ce document PDF dans des conditions garantissant la pérennité et l’accès au document pendant 10 ans, soit la durée de conservation légale des factures en France.

Concrètement, cela veut dire disposer de serveurs multiples, de copies de sauvegarde, un accès contrôlé aux machines, des audits et procédures documentées... Ce qui est hors de portée de la majorité des entreprises.

En cas de contrôle par l’administration française (URSSAF ou Fisc), il suffira à l’entreprise de présenter au contrôleur les archives numériques stockées dans Cleemy. Elles ont rigoureusement la même valeur que les originaux.

La liberté n’a (presque) pas de prix
La fonctionnalité “dématérialisation à valeur probante” de Cleemy sera disponible à partir du 27 novembre prochain au tarif de 1 Euro HT/utilisateur/mois.