Le rôle d’une lettre de relance de facture

Si, vous constatez qu’un de vos clients ne vous règle pas une facture dans le temps imparti, vous devez, en toute logique, débuter un recouvrement de créances. La lettre de relance facture, est rédigée par l’entreprise et adressée à son client, pour lui demander officiellement le règlement de la créance.

Avant d’envoyer votre lettre de relance, vous pouvez opter pour des prises de contact un peu moins formelles. En effet, un oubli ou une situation inédite peut arriver. Prenez soin de contacter au préalable le client par téléphone ou par email, pour l’informer de la situation et comprendre la raison du retard de paiement. Si, la situation persiste, vous pourrez alors envoyer le courrier de relance pour impayés puis faire intervenir une société de recouvrement, si besoin.

Ce que doit contenir une lettre de relance

Officiellement, la lettre de relance n’a pas de forme imposée. Ceci étant dit, il est recommandé de faire apparaître quelques éléments essentiels, pour optimiser votre échange et espérer un règlement rapide, des impayés. Dans l’idéal, pensez à inclure dans votre courrier :
● Le détail de l’identité de votre entreprise (définie comme créancier).
● Les informations relatives à votre client comme son adresse (ici le débiteur).
● Toutes les informations relatives à la facture (numéro, date, services ou produits concernés, montant, date d’échéance…).
● Une formulation demandant expressément le règlement.
● Votre nom, poste et votre signature.

Afin de vous assurer de la bonne efficacité de votre lettre de relance, voici quelques conseils supplémentaires :
● Joignez une copie de la facture au courrier, cela évite au client de devoir rechercher le document dans ses papiers.
● Envoyez le courrier en recommandé avec accusé de réception. Cela n’est pas obligatoire, mais pourra vous assurer de la bonne réception de la lettre.
● Utilisez un langage cordial et professionnel, pour ne pas risquer d’être réprimandé si vos propos sont agressifs, par exemple.

La date d’envoi de votre relance pour impayés

La procédure de recouvrement doit commencer au plus tôt, lorsque vous constatez des impayés. Après un premier contact informel, laissez quelques jours à votre client pour effectuer le paiement. Si celui-ci n’arrive pas, ne laissez pas davantage traîner la situation et envoyez une lettre de relance facture.

Attention, les factures sont soumises à un délai de prescription, vous ne devez donc pas laisser une situation d’impayés durer trop longtemps. Voici les délais légaux :
● Lorsque le débiteur est une société ou un commerçant : la prescription débute après 5 ans (à la date d’échéance de la facture).
● Lorsque le débiteur est un particulier, les poursuites auprès d’un Tribunal, doivent être engagées dans les deux ans.

Trouver un modèle de lettre de relance sur un site spécialisé

Si, vous n’êtes pas très à l’aise avec la rédaction mais souhaitez envoyer une lettre de relance professionnelle, en bonne et due forme, vous pouvez vous tourner vers un professionnel du recouvrement comme Rubypayeur. Cette société dédiée au recouvrement d’impayés, vous apporte tous les conseils nécessaires et peut même vous fournir un modèle de lettre de relance.

Enfin, une société de recouvrement est un interlocuteur privilégié, qui pourra vous accompagner dans des procédures plus poussées. En effet, si votre client ne régularise pas sa situation, malgré vos démarches amiables, vous pourrez engager des poursuites, pour contraindre le débiteur à payer. Pour ce faire, il sera important de bénéficier des conseils d’un professionnel, afin de bien cadrer vos procédures.

Vous le voyez, rédiger une lettre de relance facture, n’est pas si compliqué. Vous devez veiller à faire apparaître toutes les informations nécessaires, permettant au débiteur de prendre acte de la situation et de la régulariser rapidement. Si ce n’est pas le cas, il sera alors temps d’engager une procédure pour impayés, avec l’aide d’un professionnel du recouvrement.