Le support papier dans le cadre de l’entreprise

Alors que les appareils numériques se sont imposés comme éléments indispensables dans le commerce et l’entrepreneuriat d’aujourd’hui, qu’en est-il des supports papier ? Processus de communication plus lents et moins écologiques, coûteux en termes de matériel, le papier semble tout avoir contre lui. Et pourtant, il est encore utilisé dans toutes les entreprises du monde et il reste encore difficile d’imaginer la vie professionnelle sans lui. Comment expliquer ce paradoxe ?

Les limites du numérique

C’est tout d’abord pour des raisons pratiques que les ordinateurs sont devenus essentiels au fonctionnement des entreprises. Capables de traiter, conserver et rendre facilement accessibles de grandes quantités de données, ils permettent une communication instantanée entre employés ou partenaires. Cependant, il existe des situations dans lesquelles les systèmes informatiques ne parviennent pas encore à supplanter les documents papier.

C’est par exemple le cas de la signature de documents, élément essentiel de la vie professionnelle. Bien que les avancées technologiques aient rendues possible le fait de réaliser une signature numérique de manière sécurisée, la signature manuscrite reste encore de loin la plus utilisée, preuve de son authenticité perçue par les professionnels. Il peut aussi arriver qu’un document soit effacé suite à une erreur de manipulation, et aux yeux des entreprises, posséder une copie physique permet alors d’être paré à cette éventualité. Aussi, une version imprimée d’un document lui permet d’être transportable, accessible et transmissible partout.

Documents papier : le choix de l’authenticité

Au-delà des aspects pratiques, le papier donne une dimension psychologique différente aux documents. Il ne s’agit plus de simples données stockées sur un serveur : les documents peuvent être touchés, feuilletés… C’est la raison pour laquelle recevoir un email de la part d’une entreprise ne sera pas perçu de la même manière que de recevoir du courrier. Le document papier permet de créer un lien avec le client ou le partenaire en allant plus loin qu’un simple clic, d’où l’importance des supports tels que les brochures professionnelles ou cartes de visite notamment.

Solutions économiques et écologiques

A l’instar des coûts, l’écologie est l’un des arguments principaux allant à l’encontre des documents imprimés dans le cadre professionnel. En effet, imprimer un document signifie acheter de l’encre, utiliser du papier fabriqué à partir de ressources naturelles, et se servir d’appareils électriques annexes consommant de l’énergie. Cependant, il existe des solutions pour réduire l’impact négatif de l’impression sur l’entreprise et l’environnement, rendant les supports papier davantage viables. Plutôt que d’acheter des cartouches d’encre de marque en magasin, une entreprise en quête d’économies peut se procurer des cartouches compatibles en ligne à des prix abordables via des fournisseurs comme Inkadoo. Il est aussi possible de se servir de papier recyclé, celui-ci nécessitant moins d’eau, d’énergie et de fibres naturelles, pour une performance au même niveau que le papier classique. L’entreprise peut également acheter une imprimante certifiée par les labels écologiques Energy Star ou TCO, indicateurs de consommation d’énergie réduite ou encore de faible taux de matières dangereuses utilisées lors de la production.