Grâce à la solution Esker intégrée à SAP, Promega France a pu moderniser son processus de traitement des factures et améliorer l’efficacité de son Service Clients. Un projet qui permet également à l’entreprise d’anticiper les nouvelles obligations en matière de facturation électronique des marchés publics à horizon 2019.

Promega France EURL, filiale du groupe Promega Corporation, commercialise des réactifs et des instruments innovants, issus de la recherche et développement de sa maison mère, dans le domaine des sciences de la vie. Initialement géré manuellement, l’envoi des 12 000 factures annuelles représentait un temps dévolu d’environ une heure par jour pour une personne du Service Clients (impression, mise sous pli et affranchissement).

« Esker nous a été recommandée par notre siège aux Etats-Unis. La dématérialisation de nos factures clients représentait pour nous une étape cruciale dans l’entrée de Promega France dans l’ère du e-commerce et la solution proposée nous a permis d’améliorer et de simplifier nos processus de gestion comptable tout en nous préparant aux changements à venir. Une collaboration d’autant plus appréciée qu’Esker est un prestataire français facilitant la relation avec l’équipe support », souligne Annick Dahlem, Responsable du Service Clients Promega France.

Une chaîne de comptabilité client modernisée

Mise en place en avril 2017 en seulement 6 semaines, la solution de dématérialisation permet désormais à Promega France d’envoyer ses factures clients « au fil de l’eau » par e-mail au format PDF et par courrier depuis la plateforme logistique d’Esker. Directement intégrée à SAP, la solution Esker permet également un suivi et un archivage facilité via à une interface web intuitive partagée par toutes les parties prenantes de l’entreprise.

Á ce jour, la solution mise en place a permis à Promega d’observer :

- Une meilleure performance du Service Clients qui peut se consacrer à d’autres tâches,

- Un archivage et des recherches facilités grâce à la mise à disposition des factures sur la plateforme,

- Un meilleur partage des informations : il est désormais possible à toutes les personnes impliquées dans le processus de collaborer sur une même facture,

- Un suivi de l’activité amélioré grâce aux tableaux de bord personnalisables mis à disposition par la solution,

- La prise en compte du Développement Durable dans le processus d’acheminement des factures.

« Aujourd’hui, un quart de nos clients privés reçoivent leurs factures au format PDF ; une démarche bien accueillie et qui sera très certainement suivie par une grande majorité d’entre eux. Les tableaux de bord sont également d’une grande aide, entièrement personnalisables ils me permettent d’avoir accès à des indicateurs qui facilitent grandement mon suivi au quotidien », ajoute Annick Dahlem.

Grâce à son interopérabilité avec la plateforme de l’administration publique française Chorus Pro, la solution Esker permet à Promega France d’anticiper avec confiance la dématérialisation des factures à destination des administrations publiques qui sera obligatoire en janvier 2019. Les organismes publics représentent à ce jour près de 70% du volume des commandes.