Contrairement à la plupart des applications mobiles de gestion de flotte disponibles sur le marché, dont la conception ne permet qu’une approche standardisée des tâches de type contrôle des véhicules, Forms est un outil souple permettant à ses utilisateurs d’élaborer des formulaires de collecte sur mesure. L’application peut servir à remplacer n’importe quelle procédure manuelle ou formulaire papier de collecte de données. Accessible même hors connexion, elle charge automatiquement les données dans FleetWave dès qu’une connexion Internet est disponible.

Conçu avec une ergonomie de type glisser-déposer pour une utilisation simplifiée, le nouveau logiciel de création de formulaires de Chevin permet aux responsables de concevoir des tâches de collecte de données sur mesure à partir d’un éventail d’options : menus déroulants ; saisie de texte libre ; sélection de la date/de l’heure ; prise en compte des décimales ; géolocalisation ; capture de signatures ; établissement de codes-barres, etc.

L’accès à chaque formulaire est configurable par son créateur à l’aide d’une série de filtres : nom du chauffeur, type de véhicule, poste occupé, service, etc. Les collaborateurs se connectent ensuite pour accéder à leurs formulaires, collecter des données et les transférer vers FleetWave à l’aide d’un SmartPhone sous iOS ou Android.

Avec le nouveau logiciel de création de formulaires de Chevin, les utilisateurs sont entièrement libres de choisir ce qu’ils souhaitent capturer et sous quel format, sans restriction.

L’originalité de Forms, dont le contenu excède les fonctionnalités de gestion de flotte standard que l’on peut attendre des autres outils similaires, réside dans sa capacité à remplir une fonction autrement plus vaste. Ainsi, les utilisateurs peuvent partager et recevoir des informations essentielles – contrôle des véhicules ; feuilles de travail pour techniciens itinérants ; suivi d’itinéraires pour chauffeurs ; frais professionnels ; constats d’accidents ; évaluation de la sécurité et des risques ; transactions commerciales ; justificatifs de livraison et bien plus encore.

Enfin, FleetWave Forms procure un certain nombre d’avantages créateurs de valeur, notamment :

- Meilleure visibilité des informations émanant des collaborateurs de terrain
- Intégrations directes et automatiques avec FleetWave
- Amélioration de la précision et du respect des délais
- Possibilité de retracer et de vérifier le travail effectué
- Application de contrôles financiers renforcés
- Promotion du développement durable via la suppression du papier, la numérisation des données et l’automatisation de leur transfert
- Renfort de la sécurité des données confidentielles grâce à la suppression des obligations postales
- Plus de problèmes de doublons

De plus, la nouvelle application permet d’éviter les risques et le manque d’efficacité associés aux méthodes manuelles ; la saisie laborieuse de données ; les retards dans le traitement de l’information ; les doubles emplois ; les erreurs d’interprétation ; les cycles de facturation longs ; les enregistrements de données incomplets ou manquants ; et les éventuels problèmes de perte ou d’endommagement des documents papier.

Des formulaires de gestion de flotte standard, prêts à l’emploi, ont été préconfigurés pour les utilisateurs qui n’ont pas le temps d’élaborer leurs propres formulaires de A et Z.

Jean-Charles Martin, directeur commercial chez Chevin : «  FleetWave Forms est une solution mobile de collecte de données facile à utiliser, qui simplifie la communication entre le personnel itinérant et le personnel sédentaire et œuvre à l’élimination des méthodes papier de recueil de l’information. Au-delà de leur lourdeur administrative, les procédures manuelles exposent les entreprises qui les emploient à des risques, sans parler de leur coût effectif et des ressources consacrées à leur gestion. FleetWave Forms, en revanche, contribue à optimiser la gestion des équipes de terrain tout en réduisant la charge administrative et en améliorant la productivité. FleetWave Forms peut être jusqu’à 92 % plus rentable que les méthodes manuelles de collecte de données de flotte ».

Une série de mises à niveau est déjà prévue pour FleetWave Forms, et les futures versions incluront un certain nombre de nouveautés, dont un outil qui permettra de joindre les formulaires à des ordres de travail pour envoi aux techniciens ; de nouveaux types de captures de données ; des fonctionnalités de recherche permettant à l’utilisateur d’explorer la base de données de FleetWave ; et une interface graphique améliorée.