L'intégration du service meetago de HRS à Amadeus cytric Travel & Expense répond à un besoin récurrent depuis plusieurs dizaines d'années : gérer les dépenses tout en rationalisant le processus d'offre et de réservation des salles dédiées aux petites réunions.

Les utilisateurs d'Amadeus cytric Travel & Expense peuvent désormais optimiser et organiser plus facilement leur planning de petites réunions ainsi que les déplacements associés. L'automatisation permet de disposer de plus d'informations, de transparence, et de réaliser des économies tout en facilitant la gestion des événements hôteliers.

L'organisation de petite réunion dans l'un des hôtels de HRS peut s'effectuer directement depuis Amadeus cytric Travel & Expense. En un simple clic, l'organisateur peut lancer un appel d'offres (request for proposal) en indiquant le nombre de participants, les hébergements requis, l'espace de réunion nécessaire, les besoins additionnels tels que les tableaux multi-feuilles, les repas et les boissons, et l'envoyer à plusieurs hôtels.

De leur côté, les gérants des hôtels pourront répondre automatiquement à l'appel d'offres via la solution Amadeus Group & Event Distribution, également connue sous le nom de MeetingBroker, qui sera très prochainement intégrée au service meetago de HRS. Les réponses à ces appels d'offres s'effectuent ensuite très rapidement et l'hôtel dispose de toutes les informations relatives à l'événement et aux invités, en un seul et unique système.

Les principaux avantages :

> Automatisation des réservations et des dépenses relatives aux petits événements. L'organisateur de l'événement, les participants se déplaçant et l'hôtelier bénéficient tous de l'utilisation d'une technologie intégrée, en réduisant les tâches administratives, les appels téléphoniques et le reporting manuel.
> Accès à de nombreux contenus hôteliers. Le vaste contenu hôtelier d'Amadeus, dont le portefeuille de 350 000 hôtels de HRS, est disponible sur Amadeus cytric Travel & Expense, offrant ainsi un large choix à l'organisateur et aux voyageurs. Les entreprises bénéficient également de tarifs négociés et réduits, via le programme exclusif M&G Club de HRS par exemple.
> Des données plus précises permettant de réaliser des économies et garantir la conformité. Tous les détails de l'événement et des déplacements sont réunis dans un itinéraire consolidé, ce qui permet de mieux contrôler son coût total. Grâce à un outil de gestion des dépenses intégré et à des solutions de paiement numérique, le processus automatisé d'approbation et de compatibilité contribue à améliorer la conformité.
> Gestion intelligente des déplacements professionnels en temps réel. Les réservations des petits événements étant disponibles sur la plate-forme, les voyageurs peuvent désormais accéder à leurs détails tout au long de leurs déplacements via l'application cytric Mobile Companion. L'application mobile propose une communication directe avec les participants à la réunion afin de leur fournir une assistance en temps réel et même pendant d'éventuelles perturbations.

« Aujourd'hui, les travel managers cherchent à optimiser leur pouvoir d'achat à travers toutes les options d'hébergement », déclare Jason Long, Vice President Global Partnerships chez HRS. « Cette intégration, combinée au processus de simplification de meetago visant à engager les hôtels à se lancer dans l'organisation de petites réunions, est un véritable avantage pour les sociétés qui souhaitent optimiser leur programme de réservation ».

Arlene Coyle, CCO Corporate Solution Sales and Marketing of Business Travel chez Amadeus explique : « Nous avons tous besoin de sortir du bureau, de rencontrer nos interlocuteurs en personne et de trouver de nouvelles solutions pour faire croître nos activités ensemble. En nous associant avec HRS, nous pouvons maintenant aider les organismes et les voyageurs du monde entier à organiser de petites réunions au travers d'une seule et même plate-forme, grâce à un processus plus simple, efficace et beaucoup moins stressant ».