Signature électronique : Lex Persona accompagne Biocoop dans la modernisation de ses processus RH
La coopérative Biocoop La Gambille, qui réunit aujourd’hui cinq magasins dans l’agglomération de Saint-Brieuc (Côtes d’Armor), fait appel à Lex Persona, éditeur de logiciels français pionnier en technologies de signature électronique, pour optimiser ses processus de recrutement et de gestion administrative. Avec près de 250 contrats à soumettre pour signature chaque année, le choix de cette solution électronique lui permet d’alléger ses démarches en Ressources Humaines.
Une mise en œuvre rapide et concluante
Si la coopérative emploie 57 collaborateurs en CDI, elle a aussi régulièrement recours à des salariés temporaires, dont le recrutement et la gestion administrative a été internalisée en 2023. Avec cette nouvelle organisation, le service RH s’est retrouvé à gérer environ 250 contrats dans l’année (jusqu’à 30 par mois selon la période).
Cette charge impliquait des allers-retours papiers et des déplacements fréquents pour les collaborateurs, rendant le processus à la fois chronophage et peu écologique. Face à cela, la coopérative a souhaité simplifier ce parcours en éliminant ces contraintes, tout en réduisant l’impact environnemental lié au processus de signature.
Fin 2023, la coopérative Biocoop La Gambille fait donc le choix de faire confiance à Lex Persona en intégrant sa solution de signature électronique Lex Enterprise pour alléger cette charge administrative supplémentaire. « Avec environ 250 contrats signés chaque année sur 5 magasins et 960 bulletins de paie par an, le passage au numérique était inévitable pour la coopérative », révèle Nathalie Lavenant, Responsable Ressources Humaines Biocoop La Gambille.
« Le process de souscription en ligne a été très rapide. Le fait de passer par une phase test permet d’apprécier les bénéfi ces de l’outil. L’ensemble du paramétrage est plutôt simple : d’abord parce que la plateforme est intuitive, ensuite, grâce au guide utilisateur et à la réactivité des équipes Lex Persona », poursuit Nathalie Lavenant.
Alors qu’il a fallu moins d’une heure pour tout paramétrer et rendre la solution prête à l’emploi, sa mise en oeuvre a suivi un test de la plateforme en conditions réelles, concluant pour le service RH. Satisfaite de l’accompagnement, la coopérative a pu constater l’adéquation de la solution avec ses problématiques.
Un gain de temps et un allégement considérable de la charge mentale
Alors que le processus de signature d’un contrat papier pouvait nécessiter jusqu’à 3 jours, il se réduit désormais à une demie-journée. Dès la première utilisation de la solution Lex Persona, un gain de temps significatif a été constaté, car les informations contractuelles ne sont désormais saisies qu’une seule fois. La démarche de validation d’un contrat est optimisée, réduisant ainsi la pression liée au respect du délai légal de 48H pour obtenir sa signature.
Les équipes constatent par ailleurs une réduction notable de leur charge mentale, non seulement grâce au suivi en temps réel et aux notifications par e-mail accessibles sur ordinateur ou smartphone, mais aussi grâce à la sécurité de l’outil. La signature électronique d’un contrat génère automatiquement un dossier de preuve, gage de garantie juridique et de traçabilité supplémentaire pour le service RH.
« La solution a été très bien accueillie, puisqu’elle facilite vraiment la vie de nos équipes et évite des déplacements. Nous avons gagné 70 % de productivité (et autant de charge mentale en moins) ! », déclare Nathalie Lavenant, Responsable Ressources Humaines Biocoop La Gambille.
La signature électronique facilite également les échanges avec les services externes, notamment avec le comptable pour la préparation de la paie. Les contrats, désormais dématérialisés et facilement accessibles sur la plateforme, n’ont plus besoin d’être scannés pour être partagés. « Il est clair que la digitalisation de nos processus de signature ne s’arrêtera pas là », poursuit Nathalie Lavenant. Dans cette continuité, la coopérative La Gambille pourrait donc envisager d’étendre l’utilisation de l’outil à la signature des soldes de tout compte.
« Nous sommes ravis de collaborer avec Biocoop La Gambille qui a choisi de nous faire confiance pour simplifier et sécuriser ses processus de recrutement, grâce à notre solution de signature électronique Lex Enterprise. Elle offre un gain de temps considérable et participe à un meilleur environnement de travail en réduisant la charge mentale du service des ressources humaines. Cette collaboration illustre parfaitement notre mission : accompagner les entreprises dans leur transformation numérique tout en plaçant l’expérience utilisateur au coeur de notre stratégie de développement », affirme David Coridun, Directeur Général de Lex Persona.
