Réconciliation des flux de paiement : du casse-tête à la commodité

Si certaines tâches propres aux équipes finance pouvaient être supprimées, la réconciliation comptable serait certainement dans le peloton de tête. Nommé rapprochement, lettrage ou réconciliation, il s’agit d’une méthode de contrôle et de vérification des états financiers de l’entreprise.

Autrement dit, une tâche à faible valeur ajoutée, chronophage et répétitive. Dans le cadre des flux financiers liés aux paiements, la réconciliation s’avère en outre de plus en plus fastidieuse…

Des infrastructures complexes qui ne facilitent pas le travail des équipes finance

Sur un marché du paiement qui s’est grandement diversifié et complexifié, les entreprises s’équipent de multiples prestataires. On observe souvent des systèmes fragmentés et déconnectés, voire obsolètes, pour les paiements en ligne d’une part et les paiements en magasin d’autre part. Et lorsque l’entreprise opère à l’international, les prestataires de paiement changent d’un pays à l’autre.

Dans cette situation, le rapprochement des transactions devient un casse-tête qui nécessite une équipe dédiée et des tâches manuelles récurrentes. Par exemple, lorsque les transactions font l’objet de rétro facturations, d’annulations et de frais, les risques d’erreurs lors du rapprochement global sont élevés. De même, l’extraction d’un rapport pour une région nécessite une collecte manuelle, puis une fusion des données.

Lorsque l’automatisation est disponible, chaque système adopte son propre traitement avec des nomenclatures qui peuvent varier. Ainsi, Journal des Transactions (JT), Journal de Rapprochement Bancaire (JRB), Journal de Rapprochement des Impayés (JRI) et autres remises provenant des différents moyens de paiement ne peuvent être consolidés.

Et les conséquences peuvent être lourdes. L’objectif de la réconciliation étant de détecter les erreurs, son traitement a des incidences directes sur la trésorerie (et notamment sur des pertes) et à plus long terme sur la rentabilité. Sans compter qu’une réconciliation maîtrisée facilite également les audits financiers.

Rationalisation et unification

La solution réside dans le rapprochement multipartite (ou multi sources) qui n’est possible qu’à travers une centralisation des flux financiers sur une seule et même plateforme unifiée. Bien sûr, cette dernière devra supporter et agréger toutes les transactions omnicanales et toutes les méthodes de paiement choisies par l’enseigne. Mais aussi se déployer sur tous les marchés où celle-ci est implantée. Dès lors, la réconciliation comptable devient un jeu d’enfant car la vue sur les transactions est omnicanale.

Si la plupart du temps, il est préférable de ne pas mettre tous ses œufs dans le même panier, garantir une réconciliation fiable des flux transactionnels nécessite de faire exception à la règle. Car le passage par une seule plateforme offre un unique fichier de réconciliation et de multiples bénéfices.

D’abord, une vue omnicanale des transactions, des analyses transactionnelles et un monitoring des versements considérablement facilités, un taux d’erreur notablement réduit et un suivi précis des performances financières et des tendances clés.

Comptable, trésorier, contrôleur de gestion ou gérant de point de vente y gagneront un temps précieux. Les équipes marketing également, grâce à une exploration détaillée des données de paiement qui permettront de mieux comprendre les clients et leurs habitudes.

Compte tenu du rôle clé des paiements sur la croissance, les résultats financiers et la compréhension des acheteurs, le rapprochement de leurs flux est un outil de contrôle indispensable. Les solutions technologiques qui s’offrent aujourd’hui aux enseignes leur permettent de faire de la réconciliation comptable un centre de profit et non plus de coût.

Par Aude Vicaire, DG de Market Pay Tech