Open Bee lance deux nouvelles solutions GED pour TPE et PME

Open Bee annonce le lancement de deux nouvelles solutions GED (Gestion Électronique de Documents), clé en main, et spécialement conçues pour accompagner les TPE et les PME de manière intuitive et simple dans leur transition numérique. Avec son installation facile, la rapidité de déploiement, et l’intégration des fonctions clé nécessaires à la bonne gestion de l’information au sein de l’entreprise dans un seul et même outil, Open Bee révolutionne la gestion documentaire avec une offre logicielle correspondant à chaque taille d’entreprise.

Open Bee annonce la première gamme complète de solutions GED

Selon une étude BVA 2024 pour Orange et co-réalisée avec Open Bee auprès de 1200 entreprises de 20 à 49 salariés, moins de 15 % des entreprises sont équipées d’une GED et moins de 18 % des entreprises de 50 à 99 salariés sont équipées d’une GED.

Open Bee innove en développant des solutions de GED adaptées à chaque taille d’entreprise, les TPE et PME étant souvent les grandes oubliées.

Grâce à sa solution d’Intelligence Artificielle développée en partenariat avec Orange, Live Wubble, Open Bee permet à ces entreprises d’avoir un accès rapide à tous les documents, sans changer d’application, ce qui représente un gain de temps considérable pour les collaborateurs.

Pour les TPE : Open Bee ESSENTIAL Plug&Play

Avec la solution ESSENTIAL pour les TPE (moins de 50 salariés) et ADVANCED pour les PME (de 50 à 250 salariés), chaque entreprise bénéficie d’une plateforme GED complète et d’un hébergement de ses données dans le cloud chez Orange en France.

Grâce à son système de classement intelligent et à son stockage sécurisé dans le cloud, Open Bee Essential automatise le traitement des documents clés tels que les factures fournisseurs et clients, et les documents associés (devis, bons de livraison…) ainsi que les dossiers RH dont les fiches de paie.

Compatible avec la réforme de la facturation électronique, cette solution permet aux TPE d’anticiper les nouvelles réglementations et de pérenniser leur investissement.

Se voulant accessible au plus grand nombre, Open Bee Essential se distingue par les nombreux avantages combinés UNIQUES qu’elle offre aux TPE :

• • Nombre d’utilisateurs illimité
  • Un accès gratuit pour les cabinets accompagnant les TPE comme les experts comptables
  • Dialoguant avec les formats comptables les plus répandus dans les petites entreprises (ACD , Cegid TRA, Quadratus, ligne Sage 30 à 100, Sage 50 ciel, EBP format générique + format CSV générique)
  • Installation rapide et autonome en MOINS D’UNE HEURE
  • Stockage jusqu’à 9 gigas, soit 90 000 documents PDF en moyenne
  • Classement automatique des documents associé à l’usage implémenté (Fournisseur, vente, RH)
  • Accès mobile et interface intuitive
  • Compatibilité avec la réforme de la facturation électronique
  • Formation intégrée avec My Organic Learning.

Autant d’avantages qui font d’Open Bee Essential Plug & Play, la solution idéale pour les TPE souhaitant optimiser et simplifier leur gestion documentaire de manière pérenne.

Pour les PME : Open Bee ADVANCED

Les entreprises qui s’équipent d’Open Bee Advanced bénéficient d’une plateforme ouverte à tout type de documents et donc tout type d’usage en illimité, permettant ainsi la gestion des processus métier allant de la gestion classique du dossier client ou fournisseur avec les exports comptables.

Mais aussi une gestion des notes de frais ou encore la dématérialisation d’un process qualité ou formation et bien d’autres possibilités, garantissant ainsi une réduction significative des tâches administratives dans une entreprise et donc un gain de temps et d’efficacité.

En centralisant l’ensemble des documents et en facilitant leur accessibilité, Open Bee Advanced améliore la collaboration entre les équipes et simplifie les processus internes. L’interopérabilité avec différents outils métier permet une intégration fluide et garantit un gain de productivité immédiat pour les collaborateurs, face à un nombre croissant de logiciels au sein de leur entreprise.

Grâce à des contrôles de cohérence intégrés, les erreurs administratives sont réduites et les flux documentaires deviennent plus fiables et sécurisés.

Open Bee Advanced offre les mêmes fonctionnalités que l’offre Essential, auxquelles s’ajoutent :

• Modules de capture intelligente
• Librairie de formulaires
• Module de workflow
• Signature électronique intégrée
• Exports comptables vers de nombreux ERP
• Stockage jusqu’à 50 Go et une capacité de traitement de 3000 factures fournisseurs/an par tranche de 10 Go de stockage

Un véritable accompagnement en ligne pour les entreprises

Open Bee a particulièrement soigné l’accompagnement au changement pour aider concrètement les utilisateurs à passer du papier à la dématérialisation : auto-installation dans le cloud, tutoriel en ligne, guide virtuel : les utilisateurs retrouvent la logique d’une arborescence type Windows, auquel s’ajoute le chatbot Hugo.

Toutes les fonctions de l’entreprise intégrées au sein d’une même solution

Tous les usages clé de l’entreprise – ventes, achats, ressources humaines – sont pré-embarqués et pré-paramétrés au sein d’une seule solution !

Au final, l’intégration de toutes ces fonctions au sein d’une même solution, à laquelle s’ajoutent des fonctions collaboratives indispensables aux modes de travail d’aujourd’hui, font des solutions d’Open Bee un atout pour les entreprise, un gain de temps et de productivité, et l’assurance d’une gestion digitale sécurisée.

« Nous avons conçu Essential et Advanced pour que nos clients puissent bénéficier des avantages de la GED sans avoir à investir dans des infrastructures complexes », déclare Marc Balleydier, fondateur d’Open Bee. « Notre mission est d’offrir une solution simple, efficace, abordable et économique ».

Pari tenu, surtout quand la même étude menée par BVA révèle que le critère décisionnel relève à 59 % de la tarification du service et à 19 % de l’accompagnement et la prise en main !