Onboarding : les 4 clés pour réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur
Le Onboarding est une phase devenue essentielle dans l’intégration d’un nouveau salarié. Elle doit être soigneusement préparée pour favoriser son arrivée dans l’entreprise et assurer son épanouissement.
L’arrivée d’un nouveau collaborateur se prépare. L’Onboarding représente même un processus de plus en plus considéré comme essentiel au sein des entreprises. Le dernier baromètre 2024 de l’Onboarding Ipsos/Workelo dévoile à ce titre que 83% des talents souhaitent clarifier leur mission rapidement avec leur responsable et 80% veulent une vision claire du parcours d’intégration. Ce même baromètre indique par ailleurs que ceux qui ont quitté l’entreprise l’ont fait car ils ont été livrés à eux-mêmes dès leur arrivée (en tête des raisons pour ¼ des répondants). Embarquer un nouveau collaborateur, même avant son arrivée, et préparer son intégration pour garantir son succès se réfléchit donc, et se construit.
Préparation en amont de l’arrivée du collaborateur
La première étape est de prévenir sa future équipe en interne afin de créer de l’enthousiasme. C’est ce que l’on appelle le pré-boarding. Généralement, toute la préparation en amont a déjà été réalisée par la direction des ressources humaines pour la gestion des contrats notamment. Mais ensuite, l’entreprise doit s’assurer que les services généraux, la direction des systèmes d’information et celle de la communication interne disposent de toutes les informations nécessaires pour préparer le déroulé de son accueil dès son premier jour : lui souhaiter bienvenue, consacrer la journée à l’intégration de ce nouveau collaborateur, commander un ordinateur configuré spécialement pour lui et son accès à des outils collaboratifs comme Microsoft SharePoint ou Teams, préparer son badge d’accès à l’établissement si nécessaire…Des solutions logicielles peuvent aider à automatiser l’ensemble de ces process administratifs et RH. L’occasion de découvrir les logiciels Lucca.
Accueil personnalisé et déjeuner d’équipe
La deuxième étape consiste à prévoir un accueil personnalisé et en équipe lors de son jour d’arrivée qui peut passer par l’organisation d’un déjeuner d’équipe pour faire connaissance. L’entreprise peut également choisir de mettre en place un coaching personnalisé de prise de poste dont l’objectif est d’accompagner le nouveau collaborateur pour le familiariser son nouvel environnement humain et informatique.
La formation aux outils et SI de l’entreprise est indispensable
Le troisième stade est de le former aux métiers et aux outils de l’entreprise qu’il sera amené à utiliser. Différente selon les organisations, la formation du nouveau salarié est indispensable. Elle garantit sa montée en compétence et reflète la culture de l’entreprise, ses méthodes de communication, ses valeurs, son mode de fonctionnement et son business model. Dans ce cadre, sa formation sur les systèmes d’information de l’entreprise doit être la priorité. Le salarié doit savoir manier rapidement les nouveaux outils et les portails de l’entreprise. Il gagnera ainsi vite en autonomie. Plus le nouveau collaborateur sera formé et comprendra ses objectifs, plus vite il sera opérationnel et aura une vision d’ensemble de l’entreprise et de la place de son poste dans la stratégie globale. Une évaluation au terme de sa phase d’apprentissage peut s’inscrire dans son suivi d’intégration. Il s’agit de déceler rapidement les points où le salarié est à l’aise, ainsi que les axes d’amélioration qui ne seraient pas déjà apparus lors du processus de recrutement.
Avoir un feedback du nouveau salarié sur son intégration
Enfin, il est important de prendre en compte les ressentis et les impressions du nouveau collaborateur pour pouvoir améliorer le processus d’Onboarding et vérifier qu’il s’intègre bien. Il s’agit de mesurer le niveau de son intégration en lui demandant un retour d’expérience.
