Notes de frais : 3 conseils pour simplifier ses processus et gagner en efficacité
Contrôle des dépenses, justificatifs égarés, demande d’avance imprévue… La gestion des notes de frais mobilise jusqu’à trois jours par mois pour les équipes financières. Ces tâches répétitives, bien au-delà de leur aspect administratif, impactent la maîtrise des coûts et la fluidité organisationnelle. Alors, comment transformer cette contrainte en levier d’efficacité et de pilotage financier pour l’entreprise ?
Des tâches sans valeur et chronophages…
D’après une étude récente, 36 % des équipes financières y consacrent plus de trois jours par mois (Étude Lucca 2024). Ces tâches administratives s’alourdissent par la diversité des dépenses concernées : transport, hébergement, repas, indemnités kilométriques. Chacune de ces catégories est soumise à des cadres réglementaires qui évoluent, rendant les processus de plus en plus complexes.
… qui impactent en premier lieu les collaborateurs
Pour les collaborateurs itinérants, les notes de frais amènent des difficultés de gestion concrètes. La perte de justificatifs, les incertitudes sur les plafonds autorisés ou encore les démarches administratives chronophages compliquent leur quotidien.
Ces obstacles, souvent perçus comme des freins, peuvent entraîner des retards dans les remboursements et affecter la productivité ainsi que la satisfaction des salariés concernés.
Du côté des équipes financières, la gestion de ces frais se traduit par des enjeux d’une autre nature. Assurer la conformité avec les réglementations, prévenir les erreurs dans la comptabilisation des dépenses et garantir une transparence totale dans les processus auprès notamment de l’Urssaf alourdissent leur charge administrative.
Des exigences qui, si elles ne sont pas satisfaites, peuvent réduire la visibilité sur les dépenses et être source de litiges voire de sanctions administratives. Loin d’être une simple contrainte administrative, la gestion des notes de frais s’inscrit dans une logique globale de contrôle budgétaire, de conformité légale et d’amélioration des relations internes.
Comment transformer une contrainte en opportunité ?
Une gestion optimisée des notes de frais avec les bons outils peut devenir un véritable levier de performance. Pour y parvenir, des solutions concrètes existent : mise en place de plafonds, adoption d’outils digitaux pour simplifier les déclarations ou encore intégration de cartes de paiement synchronisées.
Ces approches permettent non seulement d’alléger la charge de travail des équipes, mais aussi de responsabiliser les collaborateurs tout en assurant une conformité totale avec les exigences légales.
Comment faire de la gestion des notes de frais un atout organisationnel ?
Comment fixer des plafonds ?
Comment adopter des outils digitaux pour digitaliser les process et mettre en place une politique de frais qui remporte l’adhésion des collaborateurs ?
La rédaction de GPO Magazine vous conseille de découvrir des pistes concrètes d’optimisation en téléchargeant la fiche pratique : 3 conseils pour bien gérer les notes de frais de vos collaborateurs
