Les solutions de GED au service de la compliance

Les outils de gestion électronique de documents (GED) représentent une véritable opportunité pour les entreprises de se mettre en conformité avec la réglementation tout en gagnant en compétitivité. Explications avec Olivier Rajzman, directeur commercial de DocuWare.

GPO Magazine : Quels sont les enjeux et priorités actuels des entreprises en termes de compliance ?

Olivier Rajzman : La compliance concerne les entreprises à différents niveaux. Aujourd’hui, la réglementation sur la facturation électronique est par exemple un sujet majeur sur lequel elles doivent se pencher sans plus attendre, au regard des échéances de mise en conformité qui se rapprochent. D’autant plus que cette loi est également une occasion pour les entreprises d’optimiser leurs process de facturation et de gagner en compétitivité. De même, toutes les entreprises n’ont pas encore mis en place la piste d’audit fiable au sein de leur organisation, bien qu’elle soit parfois obligatoire.

Au-delà de cette notion d’obligation, la piste d’audit fiable contribue pourtant à tracer les processus de traitement de la chaîne de facturation, depuis le bon de commande jusqu’à la facture, et à les justifier en cas de contrôle de l’administration fiscale, notamment en l’absence de signature électronique. Les entreprises ont également des obligations en termes de protection des données (RGPD) qui, si elles ne sont pas respectées, peuvent faire l’objet de sanctions importantes. Au-delà de ces enjeux réglementaires, elles sont également confrontées à des défis de taille et en particulier la lutte contre le risque cyber. La protection des documents et des données de l’entreprise ainsi que la lutte contre la fraude sont plus que jamais au cœur de leurs préoccupations.

GPO Magazine : Quelles technologies mettre en place pour relever ces défis ?

Olivier Rajzman : Pour transformer ces contraintes réglementaires en opportunités mais aussi relever leurs défis contemporains, tout l’enjeu sera pour les entreprises, de s’appuyer sur les bons outils. Une solution de Gestion électronique des documents (GED) peut ainsi favoriser la mise en conformité des documents et processus. Elle permet notamment de restreindre les accès aux données et documents aux seuls utilisateurs autorisés et de définir les rôles et responsabilités de chacune.

Une solution de GED peut par ailleurs soutenir la prévention de la fraude grâce à des protocoles de sécurité et la possibilité d’examiner l’activité des utilisateurs. D’autre part, en enregistrant les accès aux documents et les modifications, elle permet également de constituer une piste d’audit fiable.

GPO Magazine : Comment s’assurer qu’une GED répond à l’ensemble de ces besoins ?

Olivier Rajzman : Les certificats, normes et immatriculations des éditeurs de solution de GED garantissent leur engagement à respecter ces réglementations et leur volonté d’accompagner les entreprises dans la protection de leurs données et documents et la lutte contre le risque cyber et la fraude. DocuWare a ainsi obtenu la certification NF552 sur la protection des données personnelles établie par Infocert avec l’appui de l’Afnor. Ce certificat apporte la garantie que la solution DocuWare est conforme au règlement Européen relatif au «RGPD».

DocuWare bénéficie également de plusieurs autres certifications comme NF203CCFN pour son coffre-fort numérique, ISO/IEC 27001 pour la mise en œuvre et l’amélioration continue de son système de gestion de la sécurité de l’information (SGSI), ISO9001 pour son système de management de la qualité (QMS), ou encore SOC2 Type 2 (Service Organization Control) sur la sécurité et la mise à disposition de DocuWare Cloud.

Notre GED est par ailleurs basée sur Microsoft Azure qui offre de nombreuses garanties de sécurité (détection des intrusions, antivirus, analyse comportementale des utilisateurs grâce à l’IA).

Au-delà de ces certificats, notre GED permet un cryptage des données, une gestion élaborée des mots de passe, une authentification multifactorielle, etc. Notre solution offre par ailleurs la possibilité de mettre en place une piste d’audit fiable, et donc de démontrer la relation entre tous les documents d’une transaction. Enfin, pour renforcer les capacités de sa solution GED, notamment en matière de lutte contre la fraude, DocuWare vient de faire l’acquisition de la start-up natif.ai, spécialisée dans les technologies d’intelligence artificielle.

GPO Magazine : Concernant la réglementation sur la facturation électronique, comment DocuWare accompagnera-t-elle les entreprises ?

Olivier Rajzman : En qualité d’Opérateur de Dématérialisation (OD), DocuWare répond aux exigences de la loi relative à la facturation électronique en permettant la transmission des factures à l’administration fiscale. À cet effet, DocuWare notamment fait le choix de s’associer à TX2, éditeur et intégrateur de solutions EDI et candidat à l’immatriculation pour devenir Plateforme de Dématérialisation Partenaires (PDP).

Dès le mois de septembre prochain, nous serons prêts à nous connecter à la plateforme TX2 pour la réception et l’émission des factures, ainsi que pour le e-reporting. Nous pourrons par ailleurs nous intégrer aux autres PDP du marché via les API (connecteurs) que nous avons développés et travaillons sur un connecteur au format Peppol pour plusieurs pays (Italie, Espagne, Allemagne et France) qui sera intégré à notre GED.