Les outils collaboratifs favorisent l’Onboarding

Certaines nouvelles fonctionnalités des Digital Workplace et la pratique émergeante de l’intelligence artificielle facilitent l’intégration des nouveaux collaborateurs et donnent une image « high tech » favorisant la culture d’entreprise, notamment auprès des jeunes salariés technophiles.

Comme l’indique d’entrée Alain Garnier, président et cofondateur de Jamespot, éditeur de logiciels de Digital Workplace, « Les outils collaboratifs deviennent l’endroit idoine pour structurer l’intégration d’un nouveau collaborateur, car ils représentent le lieu de communication et de partage des salariés et des managers et celui de la connaissance de l’entreprise ».

Pour Karim Cherif, associé à MP People, cabinet de conseil en RH et SIRH : « les entreprises intègrent de plus en plus leurs nouveaux employés, même ceux qui ne le sont pas encore – on parle de préboarding –, dans leurs espaces de travail numériques collaboratifs qui ouvrent une partie de leurs fonctionnalités pour leur donner accès à des modules permettant de mieux connaître l’entreprise et leurs futurs managers et équipes ».

Les dernières avancées fonctionnelles et technologiques des Digital Workplace ne devraient qu’accentuer l’Onboarding des nouveaux salariés dans l’environnement digital de travail des entreprises.

Rôle majeur de l’IA dans l’intégration des nouveaux collaborateurs

De plus en plus introduite dans les Digital Workplace, l’intelligence artificielle (IA) joue déjà un rôle majeur pour favoriser l’intégration des nouveaux arrivants. Jamespot a notamment inséré dans l’espace de travail collaboratif qu’il propose, un « chatbot » alimenté à l’IA, calibré pour donner des réponses précises aux questions des nouveaux collaborateurs. « Cet assistant intelligent les aide par exemple à découvrir certains logiciels de l’entreprise en cherchant et en extrayant des informations dans des documents ciblés », illustre Alain Garnier.

De son côté, son concurrent Jalios propose une Digital Workplace où l’IA peut intervenir sur plusieurs process d’Onboarding. « Pour communiquer aux équipes l’arrivée d’un collaborateur, l’IA peut proposer sur la base de son CV, un billet de blog qui annonce son arrivée. Elle peut également lui suggérer des parcours de formation, répondre à des questions administratives, ou encore lui trouver la bonne documentation liée à son nouveau poste », explique Jean-Michel Lambert, responsable avant-vente chez Jalios.

Gamification dans les Digital Workplace, une façon ludique de l’Onboarding

Les entreprises qui utilisent une Digital Workplace, peuvent aussi recourir à la « gamification », autrement dit à des petits jeux vidéo, une façon ludique pour faciliter l’Onboarding des nouveaux salariés. L’espace de travail collaboratif commercialisé par Jalios comprend ainsi un petit jeu qui permet au nouveau collaborateur de progresser dans sa connaissance de l’entreprise en passant par des épreuves successives.

« La fonctionnalité de gamification des Digital Workplace est désormais souvent utilisée dans l’Onboarding », confirme Karim Cherif. Jalios a également introduit dans son espace de travail collaboratif un process qui permet à l’arrivant de découvrir son responsable, et de valider sa rencontre avec lui en scannant un QR code.

De son côté, l’espace de travail collaboratif de Jamespot offre la possibilité au manager d’éditer et d’ouvrir au nouveau salarié une page RH dédiée à l’Onboarding, lui permettant de mieux connaître son métier via un bloc questions-réponses, auquel d’autres salariés peuvent participer ou répondre. Enfin, pour les nouveaux collaborateurs itinérants, éloignés des sièges sociaux des entreprises, les éditeurs déclinent leur Digital Workplace sur application mobile, avec la majeure partie des fonctionnalités d’Onboarding.

Outils collaboratifs et IA constituent le socle de la culture d’entreprise

Toutes ces nouvelles fonctionnalités des espaces numériques de travail collaboratif dédiées à l’Onboarding, participent aussi à favoriser et à entretenir la culture d’entreprise auprès des salariés. « Les Digital Workplace sont un vecteur de la culture d’entreprise en impliquant les salariés dans la circulation et le partage du savoir que l’on retrouve partout dans la gestion des projets », souligne Alain Garnier.

Dans celle de Jalios, « le process de scan du QR Code pour valider la rencontre de son manager et la gamification donnent une image moderne de l’entreprise dont sont adeptes les jeunes collaborateurs », selon Jean-Michel Lambert. Et s’il on ajoute l’IA qui peut par exemple faire une synthèse d’une réunion d’équipe se déroulant dans la Digital Workplace de Jalios, cette modernité en est d’autant plus accentuée.

« Grâce à ces outils collaboratifs et ces nouvelles technologies, on peut structurer tous les process de Knowledge Management, autrement dit du Management du savoir et d’intelligence collective. On crée le socle qui permet la culture d’entreprise », analyse Karim Cherif.