Législation sur l’archivage : vers la réduction du papier
La norme NF Z 42-013 régit la garantie de l’intégrité et de la pérennité du document et identifie son auteur.
La nouvelle norme NF Z 42-026, complétée par un décret paru le 5 décembre 2016 et une ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017, incite de manière légale à détruire une grande partie des originaux papier. Ce corpus législatif précise qu’une copie numérique fiable a la même force probante que l’original et ce, en cas de reproduction par voie électronique, d’un procédé qui répond à certaines conditions prévues par le décret. L’ordonnance n°2017-29 permet la destruction des dossiers médicaux.
Les professionnels de la numérisation et de l’archivage bénéficieront ainsi d’une meilleure sécurité juridique dans leur travail au quotidien. Le procédé de reproduction doit permettre une identification de la reproduction, notamment un horodatage de la copie. Une empreinte électronique doit être établie pour détecter les modifications ultérieures de la copie numérique. Une nouvelle empreinte électronique de la copie sera réalisée, si nécessaire, quand le support changera. L’historique de la copie devra aussi être sauvegardé.
Pour plus de précisions, lire l’article de la Revue Fiduciaire : rfcomptable.grouperf.com
