La digitalisation des processus renforce l’efficience des collaborateurs
Dans un environnement économique où les entreprises cherchent à relever de multiples défis pour améliorer leur compétitivité et leur productivité, l’automatisation des processus métiers devient incontournable. Que ce soit dans les domaines de la finance, des ressources humaines, des achats ou industriels, les entreprises peuvent accélérer leur prise de décision et renforcer l’efficience des collaborateurs en optimisant le pilotage de leur performance. Grâce aux nouvelles technologies, ces objectifs sont atteignables tout en améliorant la gestion globale des processus, de la production à la gestion administrative.
Face à ces différents défis et pour atteindre leurs objectifs de productivité et de compétitivité, les entreprises ont notamment besoin d’automatiser leurs processus métiers (financiers, achats, RH… ), de piloter plus finement leur performance et d’accélérer leurs prises de décision. Des objectifs que les nouvelles technologies peuvent leur permettre d’atteindre.
« Dans ce contexte, les entreprises tendent à dématérialiser et à automatiser de plus en plus de processus tels que ceux liés à la chaîne de facturation ou à la gestion du poste clients, explique ainsi Jérémie Yao, directeur Commercial et Projets chez My DSO Manager. Elles s’appuient à cet effet sur des ERP mais également sur des solutions dédiées à la finance, à la gestion de la trésorerie, du cash management, de la production, des achats ou encore des ressources humaines grâce auxquelles leurs collaborateurs gagnent en efficience et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Si elles ne sont pas nouvelles, ces solutions sont en revanche de plus en plus sophistiquées et s’appuient sur des technologies toujours plus innovantes ».
Aujourd’hui, un ERP moderne hébergé dans le Cloud permet ainsi aux entreprises de s’adapter rapidement aux évolutions de leur marché, à la conjoncture et aux réglementations. « Un bon ERP centralise désormais toute l’intelligence de l’entreprise sur un outil unique et lui permet de gérer ses process de gestion traditionnels mais également des process qui sont propres à son activité, précise Raphaël Duzellier, Directeur Général de Foxyz. Dans le secteur industriel, un ERP peut gérer les EPI (Equipements de Protection Individuelles) ou encore le Document Unique accompagnant l’entreprise dans sa mise en conformité règlementaire ».
Standardiser les bases de données pour servir tous les outils de gestion métiers
Pour tirer le meilleur usage de ces solutions qu’elles soient intégrées ou non, il est néanmoins recommandé de s’appuyer sur des bases de données unifiées.
« Il convient en effet que les entreprises mettent en place un référentiel de données normées et structurées qui serviront alors tous ces outils de gestion métiers (finance, achat, RH, CRM…), précise Géraud Zeller, Responsable marketing stratégique d’Ellisphere. Elles évitent ainsi les ruptures ou les dysfonctionnements entre les différents processus de gestion et permettent de les fluidifier, et d’accélérer les prises de décision. Ce phénomène de standardisation des données s’accélère d’ailleurs avec la réforme sur la facture électronique. La mise en conformité des entreprises avec cette réglementation nécessite en effet que les entreprises nettoient et uniformisent leurs données clients et fournisseurs puis les enrichissent des informations exigées par l’administration fiscale et les besoins internes ».
Capitaliser sur les Workflows de validation
D’autre part, dès lors que les ERP ou les outils de gestion embarquent des workflows de validation, ils permettront alors la modélisation ou l’automatisation de processus sans pour autant avoir recours à des développements lourds.
« Ces outils de workflow offrent la possibilité aux directions métiers ou au DSI de mettre en place des règles de gestion rapidement mais aussi de les faire évoluer rapidement, indique Basile Marzloff, Abas Presales Manager, chez Forterro Western Europe. Il peut par exemple s’agir d’un workflow de contrôle des bons à payer avec des validations automatiques ou des systèmes d’alertes en fonction des montants à régler. Sur une commande client, ces systèmes de workflows peuvent permettre de vérifier que les prix de ventes et les marges sont cohérents, ou encore que les délais pourront être tenus en fonction de la disponibilité des stocks… ».
L’intelligence artificielle s’invite dans les outils de gestion
L’intelligence artificielle permet de pousser un cran plus loin l’efficience des solutions de gestion et par conséquent de leurs utilisateurs. Elle renforce l’automatisation de certains des processus de gestion de
l’entreprise tout en favorisant l’émergence de nouveaux services.
« Sur un processus de gestion des commandes ou des factures, l’IA va permettre de comparer tout l’historique des données saisies et de faire apparaître des alertes sur des typologies de commandes ou des factures à risques », explique Basile Marzloff. « Dans un processus de validation des notes de frais, un RPA qui embarque de l’IA peut permettre d’anticiper l’absence d’un valideur et d’aller chercher le manager qui le remplace », indique pour sa part Guillaume Rejou, directeur marketing produit, BU Finance chez Cegid. « Avec ces technologies, il est également possible de traiter des emails entrants, de les analyser et de les qualifier », souligne de son côté Jérémie Yao.
L’IA générative pourra également structurer automatiquement des rapports financiers et extra-financiers, accompagnant les entreprises dans le respect de la réglementation sur le sujet. Elle permettra de réaliser des analyses plus fines et rapides sur, par exemple, une situation de croissance, en identifier les raisons, les
activités les plus porteuses, les zones géographiques les plus rentables et faciliter ainsi les prises de décision stratégiques et le pilotage de la performance. Elle contribuera également à renforcer la sécurité des transactions financières et la lutte contre la fraude dans les entreprises.
« Jusqu’à présent, les technologies d’intelligence artificielle intégrées dans les solutions de gestion de trésorerie permettaient d’automatiser les processus de réconciliation entre les commandes et les factures, accélérant le traitement des factures d’une part, et la détection d’éventuelles erreurs de facturation d’autre part, explique Guillaume Réjou. Avec l’IA générative, il sera aussi possible de détecter des transactions inattendues ou frauduleuses, des mouvements ou des montants inhabituels de transaction et ce, de manière automatique et plus rapidement ».
Si l’IA générative offre ainsi de nombreuses promesses, la mise en oeuvre de ces cas d’usage n’en est cependant qu’à ses prémices et nécessite, quoi qu’il en soit, un accompagnement des collaborateurs. En leur permettant de gagner en efficience, ces derniers vont en effet pouvoir se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, sur lesquelles ils doivent être formés.
