La digitalisation des achats s’intensifie

Face aux défis actuels, les entreprises se tournent de plus en plus vers la digitalisation de leurs processus achats. Ces projets sont désormais au cœur des priorités des directions achats, car ils jouent un rôle clé dans la réduction des coûts.

« En effet, dans le contexte actuel de polycrises (Covid, guerre Ukraine Russie, inflation et tensions géopolitiques…), de nombreuses entre- prises, en particulier dans les secteurs industriels, doivent contrôler leurs coûts sur l’ensemble de la chaîne de valeur pour maintenir leurs marges »explique Steven Oziol, cofondateur et CEO de Weproc, solution SaaS de gestion des achats et des approvisionnements des entreprises.

Pour la société R.A.S Intérim, la maîtrise des coûts achats était ainsi au cœur du projet de digitalisation de sa chaîne Procure-to-Pay. Si ses achats ne représentent que 20 à 25 % de son chiffre d’affaires et ne sont pas stratégiques pour la société, les coûts de gestion administrative qui y sont liés avaient cependant augmenté significativement au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise.

Effectivement, l’organisation de R.A.S Interim s’articule aujourd’hui autour de 180 agences réparties sur l’ensemble du territoire, fonctionnant en autonomie avec un responsable d’agence, pilote de son activité, et autant de sociétés et de comptabilités associées.

« L’hétérogénéité de nos systèmes d’information rendait les processus de gestion des achats complexesexplique Mark Lavoye, responsable de la Performance Opérationnelle chez R.A.S InterimLes factures reçues au siège et dans les agences étaient souvent incomplètes, obligeant à une vérification systématique des données avant validation, complexité qui s’est accentuée au fil de la croissance de l’entreprise. Il nous fallait digitaliser nos fonctions supports, mais aussi structurer notre organisation en instaurant une gouvernance claire et en améliorant la communication et la collaboration entre nos équipes ».

R.A.S Intérim a donc fait le choix de déployer la solution Procure-to-Pay d’Oxalys. « Cette solution est suffisamment standardisée pour nous faire bénéficier des bonnes pratiques en matière de gestion des processus achats, tout en nous permettant de l’adapter à nos besoins spécifiques en termes de fonctionnalités et de gérer ainsi nos exceptions et cas particuliersElle est par ailleurs capable de communiquer avec l’ensemble des plateformes de dématérialisation des factures du marché et nous accompagnera donc ainsi dans notre mise en conformité avec la réforme sur la facture électronique ».

En centralisant la gestion des achats sur un outil unique, la société aura ainsi une meilleure visibilité sur les demandes d’achats. R.A.S Interim entend également, grâce à cette solution, optimiser la maîtrise des engagements de dépenses.

« Cette traçabilité nous permettra notamment de mieux identifier les fournisseurs chez qui nous achetons et à quel prix, poursuit Mark LavoyeNotre objectif ensuite consistera à réorienter nos achats vers ceux de nos fournisseurs avec lesquels nous avons des accords cadre, afin de rationaliser nos coûts d’achats et d’éviter par ailleurs toutes les factures sans commande (en dehors des achats qui, comme l’électricité, se font sans commande) ».

Au-delà de la maîtrise des coûts, la digitalisation des achats répond également aux enjeux de maîtrise des risques fournisseurs et aux objectifs de décarbonation des entreprises. « Avec les récentes obligations réglementaires (directive CSRD,…), la décarbonation des achats et du scope 3 s’impose désormais aux directions achats », précise à ce sujet Laurent Guillot, directeur Général d’Oxalys, éditeur de logiciel et spécialiste des achats et des engagements.

Si les acheteurs savent décomposer le coût d’un bien ou d’un service, isoler la part du transport, celle des matières premières ou de la marge, ils doivent néanmoins s’outiller et se former sur le sujet pour le prendre la main.

L’enjeu de la décarbonation repose sur le fait de pouvoir visualiser l’ensemble de sa chaîne de valeur à commencer par les fournisseurs. Or, le problème du manque de visibilité de la chaîne au niveau des fournisseurs de rangs 2 à N reste prégnant.

« Pour répondre à ces enjeux, les achats tendent donc à digitaliser de plus en plus leurs processus. Raison pour laquelle notre solution embarque des connecteurs grâce auxquels elle peut se connecter avec des Datas Providers tels qu’Altares ou Ecovadis, pour récupérer notamment des données extra-financières sur les fournisseursprécise Laurent GuillotNotre plateforme permet ainsi de référencer et de qualifier des fournisseurs, de suivre leur Scoring financier et extra-financier, et ainsi de sécuriser la relation fournisseurs tout en maîtrisant mieux leur empreinte carbone ».

Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste. Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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