La dématérialisation RH : Un levier stratégique pour enrichir l’expérience collaborateur

La crise sanitaire a agi comme un accélérateur pour la transformation digitale des entreprises : 89 % d’entre elles ont intensifié leurs efforts dans ce domaine^[1]. Dans le secteur des ressources humaines, cette évolution dépasse la simple nécessité opérationnelle pour devenir un levier stratégique essentiel.

Initialement perçue comme un moyen de gagner en productivité, la dématérialisation des processus RH s’affirme aujourd’hui comme un pilier pour enrichir l’expérience collaborateur, et rester compétitif sur le marché où la rapidité et l’efficacité des processus administratifs sont devenues des attentes standards.

Une réponse adaptée aux défis actuels des RH

Les services RH évoluent dans un environnement de plus en plus complexe, marqué par la digitalisation des tâches, des exigences accrues en matière de personnalisation des parcours collaborateurs, et une nécessaire conformité réglementaire. Pour répondre à ces enjeux, de nombreuses entreprises se tournent vers des solutions technologiques innovantes.

Parmi elles, le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) et les plateformes de dématérialisation qui se distinguent par leur complémentarité et leur efficacité. Qu’il s’agisse de simplifier les démarches administratives, de réduire les tâches chronophages ou de fluidifier l’accès aux informations, ils constituent un atout précieux pour les entreprises soucieuses de moderniser leur fonctionnement.

60% des employés plus impliqués dans leur travail grâce à l’automatisation

Aujourd’hui, les équipes RH consacrent encore une part importante de leur temps à des tâches administratives répétitives : gestion des bulletins de salaire, contrats, processus d’intégration des nouveaux collaborateurs, etc.

Les assistants RH vérifient environ 2,5 fois que tous les documents ont bien été remis aux collaborateurs lors de leur arrivée dans l’entreprise (livrets d’accueil, mutuelle, règlement intérieur, le pack de bienvenue, etc.)^[2], tandis que les collaborateurs passent 20 à 40% de leur temps à chercher des documents manuellement^[3].

Grâce à l’automatisation des processus, la dématérialisation permet de réduire le temps passé sur les missions administratives et de soulager la charge mentale des équipes. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée : développer les talents, accompagner les collaborateurs dans leurs parcours professionnels, ou encore déployer des stratégies de formation.

D’ailleurs, 60% des employés affirment se sentir plus impliqués dans leur travail lorsque l’automatisation les libère des tâches monotones.^[4]

Vers une expérience collaborateurs enrichie

L’expérience collaborateur est un enjeu central dans la gestion des ressources humaines. Une expérience positive améliore l’engagement des employés et, par extension, leur productivité et leur fidélité. Aujourd’hui, 71% des salariés se disent favorables à la réception de leur bulletin de paie sous format numérique^[5].

La dématérialisation permet aux collaborateurs de bénéficier d’une expérience utilisateur améliorée, avec des procédures plus fluides et moins complexes.

Grâce à des plateformes dédiées, chaque collaborateur dispose d’un espace personnalisé où il peut consulter ses documents (bulletins de salaire, contrats de travail, etc.), effectuer des démarches administratives ou suivre l’avancement de ses demandes. Ces portails centralisés et accessibles 24/7 simplifient les interactions et renforcent l’autonomie des employés.

Productivité, sécurité, durabilité et compétitivité : des bénéfices multiples pour les entreprises

La combinaison d’un SIRH avec des solutions de dématérialisation modernise les processus RH tout en renforçant leur efficacité, leur sécurité, leur conformité et leur compétitivité. Les entreprises ayant adopté ces technologies constatent des résultats probants : une réduction de 30% des coûts liés à la gestion documentaire et une amélioration de 25% de la productivité des équipes RH.^[6]

Ces solutions répondent aux exigences en matière de sécurité des données et de conformité réglementaire, notamment grâce au Coffre-Fort Numérique (CFN). Ce dernier assure un stockage sécurisé des données sensibles et confidentielles des collaborateurs, clients et partenaires, conformément au RGPD (chiffrement des données, traçabilité des échanges, contrôles d’accès stricts).

5% du chiffre d’affaires des entreprises est consacré à la gestion des documents papiers^[7]. En limitant l’usage du papier, les impressions et les envois postaux, les entreprises réduisent considérablement leurs coûts logistiques. Ce passage au numérique favorise ainsi une gestion des ressources plus responsable, contribuant à une empreinte carbone réduite et alignée avec les préoccupations environnementales actuelles.

Adopter ces technologies n’est plus seulement un moyen d’optimiser les processus, mais une nécessité pour rester compétitif dans un environnement où la digitalisation devient un standard attendu.

Une transformation progressive et centrée sur l’humain

Depuis le décret du 16 décembre 2016, l’employeur souhaitant dématérialiser les bulletins de paie doit informer les salariés de leur droit de s’y opposer, soulignant la dimension humaine et le choix personnel au cœur de cette transition.^[8] L’adhésion des collaborateurs à la digitalisation est essentielle pour garantir son succès.

Pour cela, les entreprises doivent investir dans la formation continue et l’accompagnement personnalisé via des programmes de formation, des ateliers collaboratifs et une écoute active des besoins des équipes.

Il ne s’agit pas seulement de déployer des technologies performantes, mais aussi de développer les compétences numériques des collaborateurs et de leur fournir les outils pour s’adapter au changement.

La digitalisation est un voyage collectif. Elle requiert une démarche réfléchie, progressive et centrée sur l’humain pour apporter des bénéfices tangibles à l’entreprise tout en enrichissant l’expérience collaborateur. 60% des entreprises sont plus susceptibles de réussir leur transformation digitale en collaborant avec le partenaire technologique^[9].

Une solution technologique, même la plus performante, ne pourra atteindre son plein potentiel que si elle est intégrée dans une vision partagée et une stratégie d’accompagnement qui place l’humain au cœur du processus.

La véritable réussite de la digitalisation se mesure dans sa capacité à redéfinir durablement les relations de travail et à créer un environnement épanouissant, dans un monde en constante évolution.

Par Vincent Dreyfus, CEO et fondateur de LegalySpace

^[1] Source : Etude Honadi
^[2] Source: Etude interne LegalySpace, échantillon 3000 personnes
^[3] Source : Étude du cabinet Coleman Parkes
^[4] Source : Etude Deloitte
^[5] Source : Digiposte
^[6] Source : Étude de McKinsey
^[7]Source : Etude Cegid
^[8] Source : Légifrance
^[9] Source : Etude Deloitte