L’IA se met au service de la GED
Bien que l’intégration de l’intelligence artificielle dans les solutions de GED n’en soit qu’à ses prémices, les perspectives qu’elle peut offrir en termes de services, cas d’usages et bénéfices commencent à émerger. Explications avec Olivier Rajzman, directeur commercial DocuWare.
GPO Magazine : L’intégration de l’IA dans la GED est-elle une réalité aujourd’hui ?
Olivier Rajzman : Oui, l’intégration de l’IA dans la GED est une réalité, même si elle en est à ses prémices. À ce jour, peu de solutions GED embarquent de l’IA. Chez DocuWare, nous proposons déjà l’indexation intelligente, un module alimenté par l’IA qui permet d’identifier instantanément les informations les plus utiles au sein d’un document, puis de les convertir en données structurées, indexables et consultables. La récente acquisition de la start-up natif.ai va nous permettre d’aller encore plus loin en proposant à nos clients un module de traitement intelligent des documents.
Le traitement intelligent des documents (IDP) est une technologie d’avenir qui utilise l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique (machine learning – ML) pour automatiser le traitement des documents. En complément des systèmes de GED traditionnels, l’IDP automatise l’extraction, l’interprétation et la classification des données de différents types de documents tels que les factures, les commandes, les contrats, etc.
GPO Magazine : Quels sont ces services qui pourront être renforcés par l’IA ?
Olivier Rajzman : L’intégration de technologies d’intelligence artificielle (IA) dans une GED va notamment contribuer à l’amélioration des processus d’extraction des données des documents, de classement et d’indexation. Avec une technologie d’indexation intelligente, il sera ainsi possible d’identifier instantanément les informations les plus utiles au sein d’un document, puis de les convertir en données structurées, indexables et consultables. Il sera également possible, à partir d’une GED, de convertir des documents papier au format électronique et d’extraire des informations textuelles à partir de documents scannés, de séparer les documents dans la GED sans qu’il y ait besoin de le faire via un code barre ou une page blanche, ou encore de reconnaître la typologie des documents (contrats, factures…), de faire de l’analyse sémantique et de pousser un cran plus loin l’automatisation des Workflows.
Les documents pourront ensuite être classés automatiquement en fonction de leur contenu, facilitant l’organisation et la catégorisation des informations puis les recherches et récupérations ultérieures. Tous les fichiers et toutes les corrections sont gardés en mémoire.
Autant de fonctionnalisés que propose DocuWare grâce à l’acquisition de la start-up natif.ai au printemps dernier. L’IDP complète parfaitement la gamme de produits DocuWare. Les fonctions de reconnaissance avancées aident à reconnaître et à extraire automatiquement les données issues de fichiers scannées de mauvaise qualité et de documents complexes et manuscrits. Cela est possible grâce à la reconnaissance optique des caractères (OCR) et à la reconnaissance d’écritures manuscrites (HTR) pilotées par l’IA.
GPO Magazine : Quels en seront les cas d’usage ?
Olivier Rajzman : Concrètement, l’intelligence artificielle embarquée dans une GED facilitera, par exemple, tous les processus liés à la gestion des contrats ou au « onboarding » de tiers (salariés, clients, fournisseurs). Dans le cas d’un nouveau contrat fournisseur, elle permettra notamment de séparer le contrat des annexes, de renommer chaque document par leur typologie et de les classer en conséquence. Elle pourra également identifier les éventuels documents manquants comme le RIB et auquel cas, relancer le fournisseur pour les obtenir. Enfin, elle va extraire les informations dans le contenu de chaque document (texte, manuscrit) pour les intégrer dans l’application métier concernée, en l’occurrence l’ERP ou le système comptable.
Dans le cas des processus de rapprochements commandes/factures, l’intelligence artificielle d’une GED permettra une lecture des lignes des documents et non uniquement des montants qui sont stipulés dans les documents. La réconciliation sera ainsi plus simple, plus rapide et plus fine.
GPO Magazine : Quels en seront les bénéfices utilisateurs ?
Olivier Rajzman : Au travers de ces nouveaux services, les utilisateurs des outils de GED vont gagner un temps précieux dans tous les processus liés notamment à la saisie, à la classification, à la complétude puis à la recherche des documents. La lecture de l’écriture manuscrite contribuera de son côté à la diminution de l’usage du papier dans certains métiers très consommateurs en la matière (administration, collectivités, immobiliers…).
GPO Magazine : Quels sont les autres services qui pourront être générés par l’intégration de l’IA dans une GED ?
Olivier Rajzman : Dans un second temps, les technologies d’intelligence artificielle devraient également permettre de lutter plus efficacement contre la fraude sur les documents d’une GED et contribuer ainsi à leur sécurisation. Il sera par exemple possible de vérifier la véracité d’un document, notamment via la signature électronique. Enfin, avec de l’IA générative, les GED pourront également proposer des services innovants tels que la réalisation de résumés de réunion, la rédaction de contrats.
Pour en savoir plus  Retrouvez DocuWare sur les Salons Solutions, au stand H10, les 9 et 10 octobre, à Paris, Porte de Versailles.
Atelier DOCUWAREQuels sont les bénéfices de l’intégration de l’IA dans la gestion documentaire ?
Venez découvrir, sur le salon, la solution et ses cas d’usages dans les secteurs, mercredi 9 octobre de 13h30 à 14h15 :
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