Factures impayées : les causes courantes et les façons de relancer son client

Lorsqu’elles s’accumulent, les factures impayées peuvent nuire au bon fonctionnement et à la pérennité d’une entreprise. Voici les principales causes d’impayés et les solutions pour y remédier en fonction des cas.

Quelles sont les principales causes de factures impayées ?

Un oubli ou une erreur

Le premier réflexe est de contacter le client de manière informelle par téléphone ou par e-mail. Des personnes sont parfois surchargées ou distraites, oubliant de vous payer ou de vous informer de leur fermeture annuelle. Il n’est pas nécessaire d’adopter une approche stricte dès le début.

Parmi les causes de factures impayées, on trouve également les erreurs d’inattention. La facture peut avoir été envoyée à la mauvaise adresse ou ne pas comporter les bonnes informations de paiement. Il est aussi possible que la personne ait supprimé ou archivé l’e-mail de facturation par inadvertance, oubliant ainsi son règlement.

Une explication contextuelle

Le partenaire commercial peut rencontrer des difficultés financières, allant d’un simple problème de liquidité à cause du retard de paiement de ses propres clients, à la faillite imminente en raison du contexte économique. Les factures impayées s’expliquent aussi par des changements organisationnels internes, qu’il s’agisse d’un outil de comptabilité ou d’un collaborateur. En cas de non-paiement des factures, un échange informel suffit alors à résoudre la situation.

Un retard intentionnel, justifié ou non

Certains clients manifestent leur insatisfaction avec une réclamation explicite auprès du service client ou de la direction. D’autres utilisent le levier financier pour se faire entendre, ne payant qu’en cas de pleine satisfaction ou espérant un geste commercial pour débloquer la situation.

Toute entreprise doit également avoir conscience que les mauvais payeurs existent. Certains refusent catégoriquement de payer, quand d’autres font volontairement traîner les choses pour des raisons stratégiques (autres factures prioritaires, volonté d’avoir l’ascendant sur le partenaire, etc.).

Comment réagir en cas de facture impayée ?

Relance plus ou moins formelle

Dans le cas d’un nouveau client ou d’un client avec lequel tout se passe bien, la première chose à faire est d’appeler ou d’envoyer un e-mail. Cela permet de comprendre l’origine du retard et de proposer des solutions, tout en préservant une relation commerciale apaisée. Si la relance amicale ne fonctionne pas, l’étape suivante doit être plus formelle pour rappeler au client ses obligations. Elle se traduit par un courrier de relance avec un rappel du montant à payer et des pénalités financières applicables en cas de retard.

Mise en demeure, médiation et action judiciaire

Il faudra ensuite envisager la mise en demeure grâce à une lettre recommandée avec accusé de réception. Vous ne demandez plus. Vous exigez le règlement de la facture en indiquant un délai précis. Si les méthodes amiables n’ont aucun effet, il faudra envisager des recours légaux.

Vous pouvez en effet saisir un médiateur afin d’éviter un contentieux coûteux ou engager une action en justice.