Facturation électronique obligatoire : comment accompagner les entreprises dans leur choix PDP ?

Alors que 2025 succède à une année intense en rebondissements économiques, sociétaux et politiques, nous voici à un an de la mise en application de la facturation électronique obligatoire (LFE). À l’approche de ce démarrage officiel, rares sont les pays européens qui auront dû naviguer à travers autant de changements successifs pour atteindre cette échéance.

Entre le report de la réforme annoncé début 2024, dû à un retard dans la mise en œuvre du Portail Public de Facturation (PPF), pour in fine abandonner ce projet en octobre dernier, voici que le recours aux Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) devient obligatoire, engendrant de facto un coût pour l’intégralité des entreprises françaises.

Selon le dernier baromètre ECMA*, 79% d’entre elles ne sont toujours pas en mesure d’appréhender les différences entre les PDP, les opérateurs de dématérialisation (OD) et le PPF.

Alors comment les entreprises peuvent-elles choisir la bonne plateforme de dématérialisation partenaire ?

Une PDP, c’est quoi ?

Tout d’abord, il est important de comprendre ce que sont les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Certifiées par l’administration fiscale, elles assurent la transmission, la conversion et le contrôle des factures électroniques entre les entreprises.

Parmi elles, on trouve :

• Les fournisseurs de solutions logicielles : Ces acteurs proposent des outils de gestion tels que les ERP et GED, compatibles avec les PDP pour générer, transmettre et recevoir des factures électroniques.
• Les experts en conformité fiscale : Ces structures sont spécialisées dans l’alignement des processus de facturation sur les normes légales et les obligations fiscales (signature électronique, archivage, calculs de taxes, etc.).
• Les opérateurs de cloud et de sécurité : Ils fournissent des services d’hébergement sécurisé et de protection des données sensibles.

Face à cette diversité d’acteurs, il est essentiel de bien définir ses besoins avant de faire un choix.

Quels sont les critères à prendre en compte pour faciliter ce choix ?

Le choix de la bonne PDP est important et doit être effectué sur la base de plusieurs critères clés :

1. Volume de documents à traiter : La capacité de la plateforme à gérer un flux de factures de différents volumes est essentielle.
2. Degré de sécurisation des données : Les entreprises doivent s’assurer que la plateforme choisie garantit la sécurité et la confidentialité des informations transmises.
3. Interopérabilité et compatibilité : La PDP doit pouvoir s’intégrer facilement aux systèmes internes de l’entreprise et interagir avec les autres plateformes.
4. Qualité et transparence des flux documentaires : Une bonne plateforme doit offrir une traçabilité optimale des factures tout au long de leur cycle de vie, avec des échanges documentaires clairs et fiables.
5. Adaptation aux besoins sectoriels : Certaines entreprises peuvent nécessiter des plateformes spécifiques selon leur secteur d’activité (industrie, commerce, services).
6. Tarification transparente : Comprendre les coûts associés à l’utilisation de la plateforme, notamment pour les PME, est un facteur de choix déterminant.

Une opportunité pour accélérer la transformation digitale des entreprises

Le choix d’une PDP ne doit pas être pensé comme une solution isolée mais comme un élément d’un écosystème documentaire plus large, où la gestion et la traçabilité des factures jouent un rôle clé dans l’organisation comptable et financière.

Si la réforme de la facturation électronique impose de nouvelles obligations aux entreprises, elle représente également une opportunité de modernisation et de digitalisation des processus.

En adoptant une approche globale, les entreprises peuvent non seulement se conformer à la réglementation, mais aussi gagner en efficacité, en traçabilité et en sécurité documentaire.

Dans ce contexte, la Gestion Électronique de Documents (GED) joue un rôle clé pour structurer et automatiser les flux documentaires, accélérant ainsi le traitement des factures tout en réduisant les erreurs. En optant pour une solution de GED certifiée PDP, les entreprises pourront tirer parti de la réforme sans rupture avec leurs processus existants, intégrant des services adaptés à leurs besoins.

Plutôt qu’une simple contrainte réglementaire, la facturation électronique devient alors un levier stratégique pour optimiser la gestion documentaire, fluidifier les échanges inter-services et sécuriser les processus comptables.

Le véritable enjeu pour les entreprises ne se limite donc pas à choisir une PDP, mais à faire de cette réforme une opportunité pour accélérer leur transformation digitale. En intégrant une solution qui s’adapte à leur organisation et à leurs outils existants, elles peuvent non seulement répondre aux nouvelles exigences légales, mais aussi moderniser en profondeur leurs pratiques, avec un impact direct sur la productivité et la maîtrise des coûts.

Par Inès Desert, directrice communication et RSE chez SAGES Informatique

*selon le dernier baromètre d’OpinionWay avec ECMA