Facturation électronique : du choix de la PDP à la mise en production
Parole de l’Expert
Du choix de la PDP à la mise en production, quelles étapes ?
La confirmation du calendrier de passage à la facturation ne laisse plus le temps aux entreprises de tergiverser. L’heure est désormais au passage à l’acte et à la mise en place de leur projet sur le sujet. Une démarche d’autant plus urgente à mener qu’il peut impacter les organisations et systèmes d’information en place.
Alors que la première échéance de mise en place de la facture électronique fixée au 1er septembre 2026 se rapproche, il est désormais urgent d’avancer. La démarche est d’autant plus pressante depuis que le gouvernement a renoncé à faire du Portail public de facturation (PPF) une plateforme de dématérialisation, ce qui contraint désormais toutes les entreprises à passer par une PDP pour la transmission de leurs données de facturation.
« Plus de 4 millions d’entreprises vont devoir passer à la facturation électronique avant l’échéance du 1ᵉʳ septembre 2026, pour seulement une centaine de PDP immatriculées, ce qui au final est très peu et pourrait créer des goulets chez les prestataires, rappelle Stéphane Crespo, ingénieur commercial avant-vente chez Pitney Bowes. D’autre part, il ne reste plus que quelques mois pour déployer une solution qui va permettre à la fois de gérer l’émission et la réception des factures, mais aussi peut-être d’intégrer d’autres fonctionnalités, comme la réconciliation de factures avec des bons de commande, l’intégration d’une comptabilité analytique, la mise en place de Workflows de validation. Plus le dossier sera complexe, plus il sera long à déployer ».
Choisir sa PDP
Que ce soit pour juste pour assurer son passage à la facturation électronique ou pousser un cran plus loin la démarche, il convient donc pour l’entreprise de choisir une PDP. Si toutes ces plateformes répondront aux obligations légales pour la transmission et la réception de factures, elles diffèrent néanmoins par leurs services et approches.
Certaines plateformes se distinguent par leur simplicité d’utilisation, des interfaces intuitives qui facilitent la prise en main, notamment pour les petites structures ou celles qui sont peu familières avec l’informatique ou la dématérialisation.
D’autres PDP seront plus adaptées pour des entreprises qui sont multi-sites, multi-entités, multi-pays. Il faut aussi avoir une PDP en mesure de pouvoir se connecter avec le système d’information de l’entreprise (ERP, outil de comptabilité…).
Pour choisir la PDP qui s’adapte le mieux à son organisation et ses besoins, l’entreprise doit donc s’inscrire dans une démarche projet. « Pendant l’étape initiale de cadrage, il convient de réaliser un audit des process et 
outils en place dans l’entreprise pour identifier les opportunités d’optimisation qui y sont liées, précise Mélanie Proth Evangelist, Senior Product Marketing Manager E-invoicing de Yooz. Ensuite, il faut cartographier les flux de facturation, identifier qui sont les clients, s’ils sont en France ou à l’étranger, si ce sont des particuliers, des entreprises privées, ou du secteur public, quels sont les canaux de facturation utilisés pour ces différentes cibles. Il va falloir également que l’entreprise identifie ses cas d’usage. Aujourd’hui, l’administration fiscale en a identifié 36. Ensuite il faut travailler sur la qualité des référentiels clients pour le routage correct des factures. Pour éviter d’avoir des délais dans l’émission des factures, il faudra à minima connaître le SIREN du destinataire de la facture, au mieux son adresse électronique qui va pointer sur la PDP de réception que le destinataire aura choisie pour recevoir ses factures. Enfin, il est important d’identifier une PDP qui, en termes de facturation électronique et de réglementation, couvre les pays dans lesquels l’entreprise a des entités légales qui seront soumises à des réformes nationales ».
Passer à la mise en production
La mise en œuvre d’une PDP implique ensuite un ensemble de spécifications techniques précises, qui doivent 
être maîtrisées par l’entreprise pour garantir sa conformité avec les obligations légales à venir. Ces exigences concernent à la fois les formats de factures, les protocoles d’échange de données, la sécurisation des flux, l’intégration avec les outils internes et la capacité à répondre aux attentes de l’administration fiscale. « Les entreprises vont alors devoir se pencher sur leur système d’information existant et étudier ses possibilités de connexions avec la PDP », précise Sylvain Le Hénaff, directeur commercial chez Pytheas Capital.
Différentes possibilités s’offrent alors à elles. Au-delà des connecteurs natifs proposés par exemple par certains éditeurs d’ERP, elles pourront aussi passer par des connexions type EDI ou fichiers plats, ce qui en revanche peut être un peu plus chronophage en termes de déploiement. Il leur est également possible de passer par une connexion API ou encore, de déposer les factures sur un portail Web.
« Durant cette phase, les entreprises devront également se pencher sur les droits d’accès à la PDP et mettre en place une gestion des rôles et des utilisateurs de cette plateforme », précise Sylvain Le Hénaff. Il leur faudra également s’enregistrer dans l’annuaire central du Portail public de facturation (PPF), ce qui nécessite de fournir des informations précises comme le numéro SIREN/SIRET, un éventuel suffixe, la raison sociale et l’adresse de réception des factures ».
Une fois ces étapes terminées, l’entreprise peut alors initier le paramétrage et le développement de sa PDP, puis réaliser des tests au fur et à mesure du déploiement. En parallèle, il convient d’accompagner le changement notamment en sensibilisant et en formant l’ensemble des collaborateurs de la comptabilité, de la finance, de l’administration des ventes ou encore de l’IT pour assurer une bascule réussie vers la facturation électronique.
