L’événementiel d’entreprise gagne en maturité dans un contexte mouvant

À l’occasion de l’édition 2024 du salon IFTM Top Résa, Kactus, plateforme technologique sur le marché de l’événementiel BtoB, dévoile les résultats de son second Baromètre du Meetings & Events. Le MICE confirme sa dimension stratégique pour les entreprises, qui mettent en place des approches d’optimisation de leurs dépenses.

Autre fait marquant de cette étude, l’organisation de séminaires au vert s’inscrit dans la durée comme une tendance forte de l’événementiel d’entreprise, qui profite aux autres régions. Si le souhait de faire appel à des prestataires certifiés RSE s’affirme également de manière nette, il peine cependant à se concrétiser en fonction du coût de ces prestataires et du manque d’offres. Ce baromètre explore également les premières tendances de l’impact des JO sur l’événementiel d’entreprise. À date, cet impact s’avère majoritairement négatif. Au-delà de la déception légitime, le secteur espère un rebond d’activité à partir de la rentrée.

En réponse aux défis budgétaires exacerbés par l’inflation, les entreprises mettent en place des stratégies d’optimisation de leurs dépenses MICE

Le secteur de l’événementiel a fait face en 2023 à une hausse des prix, avec une augmentation significative du prix par participant pour les journées d’étude (+15% par rapport à 2022), les soirées d’entreprise (+11%) et les séminaires résidentiels (+5%). Les séminaires résidentiels représentent 52% du budget événementiel des entreprises. Un chiffre qui reste assez stable, les entreprises cherchant à maintenir un lien fort entre leurs collaborateurs

L’inflation sur les matières premières pèse sur les dépenses de restauration des entreprises, et celle sur l’hôtellerie, encore plus forte, pèse sur les dépenses d’hébergement. Pour les journées d’étude, la part de dépenses correspondant à la restauration est par exemple en hausse (51% en 2023 vs 41% en 2022). Pour les séminaires résidentiels, la part de dépenses correspondant à l’hébergement est en hausse (56% en 2023 vs 45% en 2022). Cette hausse des prix se reflète également sur l’organisation des soirées d’entreprise, la dépense la plus importante revenant à la restauration (73% des dépenses en 2023 vs 64% en 2022).

Exacerbés par l’inflation, les défis budgétaires auxquels sont confrontées les entreprises les contraignent à effectuer des arbitrages financiers. Afin de mieux maîtriser leurs dépenses, elles commencent à piloter cette catégorie et à mettre en place des stratégies d’optimisation de coûts.

Cette démarche passe par exemple par l’anticipation des différents événements de l’année. En 2023, les entreprises ont davantage anticipé leurs réservations, et chaque événement a fait l’objet de la comparaison de 3,73 devis en moyenne (contre 3,6 devis en 2022). Les entreprises ont ainsi pris le temps de comparer les offres et de mettre en concurrence les prestataires afin de sélectionner l’offre au meilleur rapport qualité/prix.

« Les entreprises qui sollicitent Accor comparent en moyenne 4 devis. Les tarifs proposés et le respect du cahier des charges sont des critères de sélection décisionnaires. Cependant, les premiers critères restent le délai de réponse et la qualité de la prise en charge », souligne Cécile Benoit-Cattin, VP Regional Meetings & Events and Congress Europe-North Africa Division – Accor.

La popularité des séminaires au vert s’inscrit dans la durée

Véritable tendance depuis la période post-Covid, le choix de séminaires au vert s’inscrit durablement dans le paysage événementiel. On observe ainsi un rééquilibrage entre Paris et les autres régions, qui profitent de cette dynamique. La part des séminaires résidentiels en Île-de-France continue de baisser d’année en année (37% en 2023 vs 40% en 2022), au profit de 3 régions : Auvergne-Rhône-Alpes, Hauts-de-France, PACA.

« Les régions continuent à se démarquer et à gagner des parts de marché, notamment sur les séminaires résidentiels. L’inflation est la première raison de cette tendance, suivie par le choix de villes de province faciles d’accès, bénéficiant d’un climat ensoleillé et d’un environnement agréable (urbain ou au vert). Les régions accessibles en train sont les plus demandées, pour des questions de RSE », ajoute Cécile Benoit-Cattin, VP Regional Meetings & Events and Congress Europe-North Africa Division – Accor.

L’organisation de séminaires au vert répond notamment au besoin de se retrouver pour créer du lien en présentiel, en mêlant échanges professionnels et informels. Ce besoin s’est particulièrement accru depuis l’avènement du télétravail. Les entreprises prennent également en compte le bien-être des salariés et sont attentives au fait de leur permettre de prendre du temps hors de la ville pour se ressourcer en équipe et maximiser sa productivité. Les lieux hors de la ville ou en pleine nature permettent par exemple d’organiser des événements en extérieur. Un choix qui reflète également la préoccupation environnementale des entreprises.

L’événementiel durable : une thématique incontournable, pourtant freinée par son coût et par le manque d’offres

Les dimensions RSE et développement durable sont devenues des éléments incontournables pour les entreprises en raison de l’effet post-Covid et de la loi Climat et Résilience du 22 août 2021. Ces préoccupations se reflètent dans leur stratégie MICE, les engagements écologiques deviennent des critères de sélection de prestataires.

Si les entreprises sont de plus en plus sensibles à la notion d’événementiel durable, elles peinent toutefois à franchir le cap, le facteur coût restant une barrière. Choisir des prestataires responsables implique des dépenses supplémentaires (les prestataires certifiés RSE coûtent environ 18 à 20% de plus qu’un prestataire sans certification).

« Pour les grands groupes, le critère RSE est désormais incontournable. Il se traduit d’ailleurs comme un impératif dans les appels d’offres auxquels répondent les agences événementielles. Cela se reflète dans le nombre de devis que nous établissons, avec une croissance de plus de 30% entre 2022 et 2024. Par ailleurs, on constate une méconnaissance des offres, avec cet adage selon lequel “le responsable est forcément cher”. Je dirais que ce n’est pas toujours le cas, du moins pour le poste transport », précise Nathalie Lanier, Directrice des Voyages en Groupe, SNCF.

Les organisateurs d’événements prennent en compte les options durables en phase de comparaison (59% des demandes d’événements ont inclus au moins un lieu certifié RSE parmi l’ensemble des lieux interrogés), mais le critère RSE ne constitue pas encore le facteur déterminant dans la décision finale (seulement 15% des événements se sont déroulés dans un lieu certifié).

Il est également possible que l’offre de lieux certifiés ne soit pas encore suffisamment large pour répondre à la demande. Par conséquent, les organisateurs se retrouvent parfois contraints de choisir un lieu sans label responsable, non pas uniquement en raison du prix, mais aussi par manque d’options disponibles correspondant à leurs besoins ou demandes spécifiques.

« Avec la normalisation du distanciel et le besoin accru de créer du lien entre les collaborateurs, le MICE confirme son rôle stratégique au sein des entreprises. Les directions achats ont désormais cette catégorie dans leurs radars afin de mieux maîtriser cette dépense. Si le MICE aspire à gagner en maturité et à progresser, il évolue dans un contexte mouvant et se montre extrêmement sensible aux éléments externes : défis budgétaires, attractivité de l’événementiel durable contrebalancée par son coût considéré comme trop important, impact des JO, etc. Le secteur a besoin d’innovation et de collaboration pour continuer à mûrir », déclare Arnaud Katz, CEO de Kactus.