Du choix de la PDP à la mise en production, quelles étapes ?

Dossier de la Rédaction

Facturation électronique : du choix de la PDP à la mise en production

Le passage à la facturation électronique ne s’arrête pas au choix et à la connexion d’une PDP au système d’information de l’entreprise. Il nécessite également une bonne identification et appréhension des processus opérationnels et des systèmes d’information concernés par la facturation électronique, la conduite du changement des métiers impactés par la réforme et une mobilisation forte de la direction générale pour impulser et soutenir le projet. Explications avec Sylvain Le Hénaff, directeur commercial de TRESO2 par Pytheas Capital.

GPO Magazine : Quelles sont les étapes clés à réaliser en amont du choix d’une PDP ?

Sylvain Le Hénaff : Le passage à la facturation électronique et la mise en place d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) dans une entreprise implique des modifications importantes dans les processus métiers liés notamment à la comptabilité, aux achats, aux ventes ou encore à l’IT. À cet effet, il convient de déterminer la gouvernance de ce projet pour en assurer un pilotage centralisé, structuré et efficace de bout en bout, et pour veiller au respect du calendrier légal.

Le déploiement de la PDP nécessite également de réaliser préalablement une cartographie des flux de facturation entrants et sortants et les cas d’usage spécifiques à l’entreprise afin de mesurer le « gap » entre l’existant versus les attendus de la réforme. Parallèlement, la documentation liée à la piste d’audit fiable doit être mise à jour pour tenir compte de l’ensemble des flux dématérialisés, et notamment ceux en amont et en aval de la PDP, des cas d’usage, des étapes de traitement automatisés et des nouveaux points de contrôle.

GPO Magazine : Quelles sont les démarches techniques liées au passage à la facturation électronique ?

Sylvain Le Hénaff : La connexion de la PDP au système d’information d’une entreprise doit se faire en vertu des exigences définies par l’administration fiscale française dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique. Cette connexion passe généralement par des API. Il est également important de se pencher sur les droits d’accès à la PDP. Dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique, la sécurité des échanges est en effet primordiale.

Au niveau de l’entreprise, il convient de mettre en place une gestion des rôles des utilisateurs de la PDP et de définir qui peut y accéder. Si les utilisateurs ont déjà des droits d’accès et rôles dans leur système SSO (Single Sign-On ou authentification unique), il suffira juste de les dupliquer pour la PDP. Si ce n’est pas le cas, il faudra alors identifier qui traite quelles factures à tous les niveaux de l’entreprise, et qui a accès aux données de facturation en fonction des process métiers, afin ensuite d’attribuer de nouveaux droits d’accès à la PDP.

Enfin, chaque entreprise doit s’enregistrer dans l’annuaire central du Portail Public de Facturation (PPF), en passant par une PDP ou en utilisant le portail public directement. Cette inscription nécessite de fournir des informations précises comme le numéro Siren/Siret, un éventuel suffixe, la raison sociale et l’adresse de réception des factures.

GPO Magazine : Quelles sont les dernières étapes avant la mise en production ?

Sylvain Le Hénaff : Dès lors que la phase de cadrage technique et fonctionnelle de la PDP est terminée, son paramétrage et son développement peuvent être mis en œuvre. La livraison de ces paramétrages est généralement séquencée en lots, ce qui permet à l’entreprise de tester le livrable au fur et à mesure, et de vérifier qu’il est conforme avec ce qui était convenu lors des ateliers de cadrage. Pour les entreprises les plus complexes et disposant de plusieurs filiales, notamment à l’étranger, il est conseillé de réaliser des phases pilotes en amont du passage en production.

Parallèlement, la formation et la sensibilisation des collaborateurs, qui doivent être initiées dès le début de projet, se poursuivent jusqu’à la mise en production. Ces formations peuvent notamment être délivrées par le fournisseur de la PDP ou la société de service qui accompagne l’entreprise dans son projet.

Enfin, alors que le passage à la facturation électronique redéfinit le périmètre de certains métiers, il convient d’évaluer les impacts RH que cette évolution entraînera.