Concur et GBTA révèlent les attentes des Travel Manager et leurs enjeux face à l’open booking

Les récentes innovations technologiques telles que Uber ou encore Airbnb modifient les frontières du voyage d’affaire en le faisant entrer dans l’ère de l’open booking¹. Dans ce cadre, Concur, principal fournisseur de solutions dédiées à la gestion des déplacements et des frais professionnels dans le monde, et la fondation GBTA ont coréalisé le livre blanc « L’avenir des solutions de gestion du voyage d’affaire » dont l’idée est de comprendre les exigences des Travel Managers en matière d’open booking.

Fruit d’une étude réalisée par GBTA avec le soutien de Concur, le livre blanc revient notamment sur la politique de gestion de voyages d’affaire, les solutions utilisées, leur perception des tendances technologiques. Concur livre ses principaux enseignements :
 
Les solutions actuelles ne répondent que partiellement aux attentes des Travel Managers
Les Travel Managers interrogés sont peu ou moyennement satisfaits de leur solution  de gestion des déplacements professionnels. Les reproches faits à ces solutions sont souvent les mêmes : un manque d’informations sur les réservations hors entreprise ; l’imprécision et le retard dans la création des rapports ; la difficulté à suivre les voyageurs dans le cadre de la gestion des risques ; les obstacles à l’obtention de meilleurs tarifs auprès des fournisseurs ; l’incapacité à aligner les besoins des voyageurs d’affaire avec les objectifs de maîtrise ou de baisse des budgets de voyage. Ces écueils sont de près ou de loin connectés à la problématique grandissante que pose l’open booking en entreprise.
 
L’open booking doit être intégré aux nouvelles solutions
De plus en plus d’employés réservent leurs voyages hors du circuit de l’entreprise, aujourd’hui, ce sont 28% des billets d’avion qui sont réservés hors des canaux recommandés et ce chiffre atteint 50% lorsqu’il s’agit de réservations hôtelières. Il apparaît donc nécessaire pour les Travel Managers que leur solution de gestion des voyages et des frais professionnels prenne en compte les réservations en open booking. La meilleure solution pour eux n’est pas l’interdiction de l’open booking mais la possibilité pour les collaborateurs que leurs voyages, quel que soit le mode de réservation choisi, soit conforme aux politiques de voyage de l’entreprise et intégrés au système.

Au-delà de la conformité, une meilleure intégration de l’open booking permettrait de :
–       Bénéficier des offres et promotions négociées par leur entreprise
–       Accroître la satisfaction des voyageurs d’affaire pour qui l’open booking est le mode de réservation privilégié
–       Renforcer le suivi des collaborateurs pour assurer leur sécurité
–       Centraliser les données dans un système unique
 
A quoi ressemblerait la solution idéale ?
Pour les Travel Manager interrogés, celle-ci intégrerait les réservations en open booking des collaborateurs et :
–    Sa technologie serait basée sur le cloud
–    Elle serait fonctionnelle à 100% sur mobile (tablette et Smartphone)
–    Elle offrirait la possibilité de créer des profils d’utilisateurs, des préférences et des filtres personnalisables
–    Elle disposerait d’un outil de gestion des risques qui permettrait de localiser les voyageurs et leur apporter de l’aide en cas d’urgence

¹ Réservations effectuées hors des canaux recommandés