Compliance : simplifiez votre mise en conformité réglementaire !
La compliance constitue actuellement un défi majeur à relever pour les entreprises. Elle vise à garantir le bon respect des normes légales et éthiques de l’entreprise, et ce aussi bien dans son fonctionnement que dans les pratiques de ses dirigeants et de ses collaborateurs. La gestion de la « compliance » implique néanmoins de mettre en place des règles et des outils.
La compliance est, selon le Cercle de la compliance, « l’ensemble des processus qui permettent d’assurer le respect des normes applicables à l’entreprise par l’ensemble de ses salariés et dirigeants, mais aussi des valeurs et d’un esprit éthique insufflé par les dirigeants ». Elle dépend des lois nationales, européennes et internationales ainsi que de conventions ou de textes, selon le secteur d’activité de l’entreprise.
D’autre part, la compliance peut toucher différents domaines. Elle peut être liée au droit du travail, au droit pénal, au droit fiscal, à la responsabilité sociale de l’entreprise (RSE) etc. Par exemple, elle peut avoir pour vocation de prévenir la fraude et l’évasion fiscale, de veiller au strict respect des droits des employés, ou encore de lutter contre tout comportement qui pourrait avoir un caractère discriminatoire. « Elle concerne également la protection des données personnelles, notamment depuis la mise en place et le renforcement du RGPD », précise Olivier Rajzman, directeur commercial de DocuWare. La compliance peut également concerner les valeurs et l’intégrité de l’entreprise quant à ses procédés de production, d’exploitation, de communication….
La compliance, un enjeu stratégique
Dans le cadre de sa mise en conformité avec la réglementation sur la compliance, l’entreprise doit s’assurer qu’elle n’enfreint aucune règle dans la construction et la gestion quotidienne de son activité et de ses stratégies, qu’elle ne se rend pas coupable d’une concurrence déloyale, ou encore qu’elle n’use pas de méthodes illégales ou inadaptées dans ses pratiques commerciales et sa relation client. Dès lors qu’elle respecte ces différentes règles, elle limite, voire évite, son exposition à des risques de sanctions financières ou à des poursuites pénales, les entreprises étant considérées en France comme des personnes morales.
Selon l’infraction commise ou le manquement constaté, les conséquences peuvent en effet être lourdes et avoir un impact économique importants sur leur activité. Une entreprise qui va à l’encontre des enjeux sociétaux globaux, ou dont l’image est associée à des principes illégaux (blanchiment d’argent, fraudes, terrorismes…), s’expose également à des risques en termes de notoriété, et donc de performance. Face à ces enjeux, il est donc indispensable que les entreprises veillent à la bonne conformité de leurs pratiques, que ces dernières relèvent de leur fonctionnement et de leur organisation interne ou de leurs relations avec l’ensemble des parties prenantes.
Contrôler et suivre sa conformité
À cet effet, il convient de mettre en place une de gestion de la conformité. Elle nécessite l’élaboration de politiques et de procédures, la communication de ces attentes aux employés et la surveillance continue de la conformité.
Dans le cadre de cette démarche, le recours à un logiciel de gestion de la conformité (Compliance Management System ou CMS) ou de gestion de la conformité et des risques (GRC), permet d’assurer la conformité aux réglementations et aux normes applicables dans une organisation. Ces outils aident les entreprises à gérer les risques et à se conformer aux normes réglementaires en automatisant les processus de suivi et de documentation. En utilisant ce type de logiciels, les entreprises peuvent facilement surveiller leur conformité et éviter les amendes coûteuses et les sanctions légales. Ils permettent également de décloisonner et de responsabiliser les acteurs, et assurent ainsi l’entreprise que les actions menées à tous les niveaux et dans toutes les fonctions répondent aux attentes. Il existe également des logiciels de la conformité liés à certaines règlementations comme, par exemple, sur le RGPD. Ces solutions sont en mesure de réaliser des audits de conformité, de piloter les registres des traitements de données personnelles et de gérer les accès à ces données.
Enfin, les entreprises peuvent également s’appuyer sur les certifications de certains de leurs outils de gestion assurer leur conformité. « Par exemple, la solution de gestion documentaire DocuWare est certifiée NF552 sur la RGPD, et apporte à l’entreprise utilisatrice la garantie de l’archivage et du traitement de ses données personnelles ou de celles de ses collaborateurs, clients, prospects, en toute sécurité et confidentialité », conclut Olivier Rajzman.