3 conseils pour bien gérer les frais de déplacements de vos collaborateurs itinérants
Traitement administratif, conformité et satisfaction des collaborateurs : comment simplifier vos processus et transformer une contrainte en atout ?
Selon une étude récente de Lucca (2024), 36 % des équipes financières consacrent plus de trois jours par mois à la gestion des notes de frais. Cette charge administrative s’intensifie à mesure que la diversité des dépenses à gérer s’élargit : transport, hébergement, repas, indemnités kilométriques… Chacune de ces catégories comporte des règles en constante évolution, ce qui complexifie d’autant plus les processus.
Les collaborateurs itinérants rencontrent des difficultés concrètes : perte de justificatifs, incertitudes concernant les plafonds autorisés ou encore démarches administratives longues et fastidieuses. Ces freins ralentissent le remboursement des frais et nuisent à la productivité et à la satisfaction des salariés. Pour les équipes financières, l’enjeu est tout autre : il s’agit d’assurer la conformité avec les réglementations, éviter les erreurs comptables et garantir la transparence des processus. Des exigences qui, en cas de non-respect, peuvent entraîner des sanctions et nuire à la visibilité sur les dépenses.
Cependant, la gestion des notes de frais peut devenir un véritable levier de performance lorsqu’elle est optimisée avec les bons outils. Plusieurs solutions permettent d’alléger la charge administrative : mise en place de plafonds pour les dépenses, adoption d’outils digitaux pour simplifier les déclarations et intégration de cartes de paiement synchronisées. Ces pratiques permettent non seulement de responsabiliser les collaborateurs mais aussi d’assurer une conformité totale avec les exigences légales.
Lucca a mis à la disposition des entreprises une fiche pratique mémo pour optimiser la gestion des frais de déplacement de ses équipes
