De plus en plus d'entreprises constatent aujourd'hui que près de 25 % de leurs dépenses logicielles sont gaspillées. Cependant, nombreuses sont celles qui ignorent les vraies raisons de ce phénomène et les solutions à mettre en œuvre pour y remédier.

Le problème de la gestion des licences logicielles

Les logiciels contribuant au bon fonctionnement des entreprises au quotidien sont également les actifs les plus difficiles à superviser, gérer et optimiser, ce qui provoque du gaspillage et génère de la complexité. Plusieurs facteurs participent à ce problème.

Tout d'abord, chacun des contrats de licence concernant les milliers d'applications d'une entreprise contient de longues et complexes conditions générales (Droits d'utilisation du produit) décrivant ce qu'une organisation est autorisée à faire avec le logiciel. Ces droits doivent faire l'objet d'un suivi et d'une gestion régulière dans un souci de conformité. En cas d'audit de la part de l'éditeur, l'entreprise outrepassant ces conditions encoure des pénalités d'ajustement atteignant parfois des centaines de milliers d'euros, voir des millions, par application.

Le contraire est également valable : si ces licences ne sont pas utilisées, ou si l'ensemble des Droits d'utilisation des produits ne sont pas pleinement exploités, on parle alors de shelfware. La plupart des organisations ont les deux problèmes : leur utilisation n'est pas conforme pour certains logiciels, tandis que d'autres sont sous-utilisés.

D'autres facteurs compliquent encore le tableau, à l'image des nouvelles tendances que sont le cloud, la virtualisation et les stratégies BYOD permettant l'accès aux applications en fonction des terminaux. Tous ces éléments ont des conséquences sur la gestion des licences susceptibles d'affecter considérablement la conformité d'une entreprise. D'autres facteurs tels que le renouvellement du personnel, les fusions et acquisitions ou la fin de vie de certains équipements contribuent à brouiller les cartes et rendent ce processus difficile.

Voici une liste des erreurs commises les plus fréquemment en matière de gestion des actifs logiciels, qui résultent généralement d'une sous-utilisation d'un produit ou de problèmes de conformité :

- Effectuer des achats ponctuels : le manque de contrôle sur les achats est un phénomène commun, même dans le cas de contrats de licences en volume.
- Ne pas superviser les installations et l'utilisation : en assurant ce suivi, les organisations ont la possibilité de réduire considérablement leurs coûts de maintenance récurrents.
- L'absence d'un référentiel central : le référentiel central conserve les preuves des achats des licences et les rend plus accessibles pour révision. Les entreprises peuvent ainsi se soumettre rapidement aux requêtes d'audit des éditeurs, et économiser du temps et de l'argent.
- Ne pas effectuer un suivi des dates de renouvellement : sans ce suivi, les organisations risquent l'expiration des périodes de maintenance ou la perte de leurs droits d'utilisation, deux éléments pouvant avoir un coût important.
- Ne pas optimiser les dépenses en tirant parti des droits d'utilisation des logiciels : le respect des droits peut diminuer l'utilisation et réduire les achats de licences non nécessaires.
- L'absence de communication entre départements : les équipes de production doivent travailler main dans la main avec les équipes chargées des achats pour s'assurer que les logiciels soient installés et utilisés conformément aux contrats de licences.
- Ne pas déterminer les besoins stratégiques : commander des licences sans déterminer au préalable les nécessités réelles peut revenir cher à long terme.
- Penser que les règles des licences ne changent pas : les règles des licences évoluent fréquemment. Il est donc nécessaire de se tenir informé de ces changements pour assurer sa conformité.
- Se procurer des offres de maintenance au mauvais moment : le meilleur moment pour cela est avant d'opérer une mise à niveau. Acquise avant la sortie d'une nouvelle version d'un logiciel, l'offre de maintenance revient bien moins chère, et le client sera ensuite automatiquement éligible pour bénéficier de la mise à niveau
- Ne pas automatiser l'optimisation des licences logicielles : sans les individus, les processus et l'automatisation adéquats, impossible d'optimiser correctement son portefeuille de licences. Les solutions de gestion des actifs logiciels / d'optimisation des licences permettent aux organisations de collecter toutes les données nécessaires et de respecter les droits pertinents pour une conformité et une optimisation assurées en continu.

En conclusion, les DSI seraient bien avisés de se tenir informés des défis du Software asset management afin de mettre en place les personnes, les processus et technologies nécessaires pour éliminer cette source de gaspillage et de risques pour l'entreprise.

Par Christian Hindre - Directeur Commercial Europe de Flexera Software