Techniquement complexes à mettre en œuvre pour les non initiés, elles nécessitent également souvent une licence d’exploitation auprès d’un fournisseur d’outils de conférences web parfois sophistiqués. Pourtant le principe de la conférence web, en évitant les frais de déplacements, permet des gains de temps et de coûts particulièrement recherchés aujourd’hui au regard du contexte économique. In Meeting Services a donc pour vocation d’accompagner les entreprises dans l’organisation de ces réunions, notamment en les aidant à s’affranchir des trop lourdes contraintes techniques et tarifaires.

GPO : De quelle manière procédez-vous ?
L. B. : Lorsqu’une entreprise souhaite organiser une conférence web avec plusieurs interlocuteurs dispersés géographiquement, il lui suffit de nous remettre la liste des participants avec leur adresse Mail. In Meeting Services s’occupe alors d’envoyer les invitations avec le lien Internet menant à l’espace virtuel de la réunion ainsi qu’un code d’accès. Notre mission consiste également à gérer l’organisation technique de la réunion pour que le jour et l’heure venus, chacun puisse se connecter en toute simplicité sur cet espace virtuel. Au travers de nos prestations, les entreprises sont assurées de la fiabilité technique des solutions sur lesquelles nous nous appuyons, et ne paient par ailleurs que ce qu’elles consomment. Nos factures sont en effet établies en fonction de la durée de la réunion, à la minute près, et du nombre de participants.

GPO : Au-delà de l’organisation technique, quelles sont vos missions ?
L. B. : L’intérêt des conférences web repose notamment sur leur dimension interactive. Chaque participant peut intervenir par oral via un micro ou par écrit, directement dans les fichiers qui servent de support à la réunion. In Meeting Services a alors pour vocation de veiller à la coordination de chacune de ces interventions. Nous pouvons également aider les organisateurs dans la préparation et la rédaction de leurs documents supports à cette réunion, réaliser des PowerPoint, ou encore rédiger les questionnaires pour des séances de formation. En aval des réunions, nous réalisons également des comptes rendus.

Solutions In Meeting Services • Réunions collaboratives à distance • Réunions commerciales à distance • Formation à distance