Bon nombre d’entreprises, quelle que soit leur taille ou la nature de leur activité, sont confrontées chaque année à des expertises que ce soit dans le cadre de procédures telles qu’une fusion-acquisition, un audit annuel ou encore un rapport de commissaire aux compte. Dans ce cadre strict, les entreprises sont amenées à devoir rendre des comptes pour confirmer des orientations, certifier des comptes, homologuer un produit ou encore faire approuver la mise en œuvre d’une stratégie. Il s’agit à travers ces opérations d’inspection de prouver la bonne marche et la bonne santé de l’entreprise et de ses services aux administrateurs, aux actionnaires, aux investisseurs, ainsi qu’aux clients. Que cela touche à la comptabilité ou au système de production, le principe d’audit peut être perçu comme une intrusion, une fouille au sein des données. L’acte n’en reste pas moins essentiel, voire indispensable, pour améliorer l’efficacité et la productivité de l’entreprise, sa force reposant sur les données.

Pourtant, les entreprises n’ont pas toutes un même système, une même organisation des données. Celles-ci ont des niveaux de sécurisation variables, voire inexistants. Autant d’éléments qui peuvent avoir un impact négatif sur les audits.

Devant l’abondance de leurs données, leur potentielle perte représente un réel danger pour les entreprises, et les solutions existantes telles que les pare-feux ne suffisent plus à protéger leurs données des attaques de plus en plus sophistiquées. L’absence de sauvegarde au sein des entreprises est aussi un problème comme le montre une récente étude menée par l’éditeur Kroll Ontrack qui révélait que seule une entreprise sur deux dispose d’une sauvegarde de ces données.

D’autre part, La traçabilité des données est devenue fondamentale au regard des lois et des réglementations de sécurité financière et devrait s’imposer rapidement aux entreprises françaises. Ainsi, la Loi de Sécurité Financière (LSF) requiert des sociétés anonymes en France un renforcement du contrôle interne dont découle l’assurance de la traçabilité des données. Les Règlementations Bâle II et III, ainsi que la directive Solvabilité II imposent aux établissements financiers et aux organismes d’assurance des exigences strictes en matière de qualité des données, ainsi qu’une traçabilité complète de l’information et de la gouvernance du système d’information, notamment en ce qui concerne la sécurité et la disponibilité des données.

Face à ces contraintes liées aux données, que peuvent faire les entreprises pour assurer un suivi efficace de contrôle interne et respecter le cadre strict impliqué par les audits ou autres formes d’enquête ?

Les solutions proposées dans le Cloud répondent parfaitement à la stratégie des entreprises qui souhaitent certifier et justifier la profusion, ainsi que la propagation des données, tout en respectant les besoins juridiques et organisationnels d’un audit. S’il est aujourd’hui nécessaire d’avoir un espace sécurisé, tel un véritable coffre-fort numérique, permettant d’enregistrer, puis de crypter des documents pour assurer une collaboration optimale, il est également indispensable d’avoir des fonctionnalités pour définir le niveau de sécurité. Ainsi, la gestion des droits assure aux utilisateurs de la plateforme la capacité de déterminer précisément qui peut accéder à quel document, à quel moment et pendant combien de temps. Cette maitrise des données donne lieu à une diffusion plus aisée, plus rapide et un contrôle des destinataires pour assurer professionnalisme, sécurité et transparence. Enfin, la traçabilité des documents protégés dans la plateforme de partage est non seulement une fonctionnalité indispensable pour faciliter le travail des auditeurs, mais aussi une exigence juridique. La mise à disposition d’un journal des flux permet de conserver l’intégralité des communications ou activités et fournit un rapport détaillé (date, heure, nom de l’utilisateur) pour chaque ajout, ouverture, suppression ou encore modification de document réalisé sur la plateforme. Cette fonction alliée à l’ensemble des composantes est un formidable gain de temps et assure de mettre les données à la disposition à qui de droit et ce, dans les meilleurs conditions.

Pour une entreprise, l’examen et l’évaluation de ses activités est une procédure qui passe par l’exploration de ses données. Pour la bonne marche de cette expertise, il convient d’utiliser les bons outils qui permettront de répondre aux exigences de la situation : échanges d’information en toute sécurité, capacité à fournir les mouvements pour chaque donnée, assurance de ne perdre aucune donnée, etc. Il faut garder en tête qu’une bonne gestion des risques apporte de l’assurance à l’entreprise et à ses managers et a toujours une influence positive sur la performance des résultats à long terme, des points forts non-négligeables pour la croissance des entreprises, ainsi que pour leur crédibilité vis-à-vis de leurs clients.

Par Sofia Rufin, VP régionale de Brainloop