L'entreprise est une aventure humaine où l’ensemble des acteurs ont une vie en dehors de celle-ci. Adolescents, salariés, retraités, nous nous sommes habitués à avoir tout à portée de la main ; grâce à nos téléphones mobiles, nous gérons nos mails, nos agendas, nos courses, nos loisirs ou nos finances avec une aisance que nous ne connaissions pas auparavant. Pourtant, si on immerge cette même population au sein de l’entreprise, la donne change complètement : le salarié est alors confronté à des technologies difficiles à appréhender, des interfaces utilisateurs incompréhensibles, et pire encore, à l’obligation de réaliser ces tâches à son poste de travail. Ce décalage entre les technologies de la vie professionnelle et celles de notre quotidien crée une profonde frustration qui plombe indéniablement la productivité des salariés les obligeant à contourner les procédures pour simplement faire son travail plus vite.

Devinez ce que les RH suggèrent pour répondre à cette frustration ? Pour remédier à ce problème de performance de l’organisation, il est nécessaire d’augmenter les budgets de formation pour mieux prédire et contrôler les comportements de chacun. Malheureusement, cette réponse est inadaptée et pire, elle est contreproductive.

Si nous souhaitons faire évoluer les comportements dans l’entreprise, il est nécessaire de nous assurer que les comportements vont dans le sens d’une simplification de notre mode de travail. Par exemple, si nous souhaitons que les salariés aient la possibilité de répondre rapidement à leurs mails, nous les encouragerons à avoir un accès à leurs mails professionnels sur leurs smartphones, nous leur donnerons un smartphone professionnel ou encore nous les rétribuerons pour l’utilisation professionnelle de leur téléphone personnel. De la même façon, si nous voulons que les salariés adoptent les applications d’entreprise, nous choisirons des applications simples et intuitives qui ne demandent aucune formation.

La combinaison d’une facilité d’utilisation et de la mobilité permet donc une baisse significative des coûts de formation. Prenons l’exemple de l’outil collaboratif, Slack. Le slogan de Slack, “Be Less Busy” est tout un programme. L’ergonomie de Slack est tellement intuitive qu’il est désormais plus simple d’utiliser cet outil que de perdre son temps à organiser des conférences téléphoniques ou à rassembler tous les mails portant sur un même sujet. En 2015, Slack a passé la barrière du million d’utilisateurs actifs. 

De la même façon, de nombreuses entreprises se battent pour que leurs employés respectent les procédures d’achats internes ou encore pour suivre leurs dépenses en temps réel. Il est tellement plus simple pour un salarié d’acheter les articles en ligne ou en magasin, et de se le faire rembourser ensuite. En effet, la plupart des outils de eProcurement sont trop compliqués à utiliser et accessibles uniquement depuis un poste de travail. 

Cette époque est maintenant belle et bien révolue. Nous faisons nos achats personnels sur Amazon au quotidien, alors pourquoi une fois passé le seuil de l’entreprise, devrions-nous nous comporter différemment ? C’est sur ce postulat que la marketplace Vroozi a été créée : en utilisant Vroozi, les salariés peuvent désormais chercher les produits et services négociés par l’entreprise au travers d’une interface complète et intuitive. Le process est désormais clair, simple et efficace ; dès que la demande d’achat est approuvée par le management, la commande est instantanément envoyée au fournisseur. Plus besoin non plus de se trouver à son poste de travail puisque ces opérations peuvent se faire où que vous soyez, sur n’importe quel support (mobile, PC, tablettes, etc.) ; cela permet aux salariés de faire leurs achats rapidement, dans le respect des procédures internes. 

Quand nous éliminons les décisions improductives et permettons aux salariés de se concentrer sur leur travail en mettant à leur disposition des outils qui leur simplifient la vie, ils deviennent plus productifs, se sentent mieux considérés, n’ont plus besoin de formation longue et coûteuse. Tout cela tend vers une meilleure performance globale de l’entreprise.

Par Lionel Chemla, Directeur Associé - Nessium Consulting