Aujourd’hui, un français passe en moyenne 6 mois de sa vie devant un feu rouge, 27 ans à dormir et un cadre, 16 ans en réunion. Un autre chiffre intéressant soulevé par l’IFOP¹ en mars 2015 souligne que les cadres perdent leur attention après 52 minutes de réunion. Des chiffres significatifs qui nécessitent de réévaluer la façon dont les réunions sont organisées.

Lifesize présente les 6 principaux conseils pour rendre plus efficaces des réunions :

1/ Bien préparer sa réunion.

Logiquement primordiale mais négligée par beaucoup, la préparation est la clef d’une réunion fructueuse que beaucoup négligent. Cela peut éviter qu’il y ait trop de personnes lors d’une réunion et par conséquent, trop de sujets abordés sans cohérence les uns avec les autres. A contrario, les réunions deviennent interminables et n’aboutissent sur aucune prise de décision claire. Chaque participant à la réunion doit donc l’avoir préparée et trouver un intérêt à y participer. Cela réduira le temps passé à parcourir des sujets transversaux voire hors-sujets.

2/ Fixer un temps pour chaque réunion.

Cette discipline permettra aux intervenants de planifier leur temps de parole, qui devra leur être donné au préalable. Les sujets les plus importants sur lesquels intervenir seront privilégiés. Chacun saura que son temps n’est pas extensible. Enfin il est connu que les réunions se terminent toujours plus tard que prévu, alors autant aller à l’essentiel.

3/ Donner la parole à tout le monde à l’aide d’un objet.

Une technique originale consiste à laisser chacun s’exprimer lors d’une réunion et ce, sans se faire interrompre. Seule la personne qui tient un objet dans sa main a le droit de s’exprimer et les autres devront attendre qu’on le leur donne pour parler. Ceci est un bon moyen pour répartir équitablement le temps de parole entre les plus timides et les véritables pies.

4/ Faire des réunions debout pour installer une dynamique.

La norme veut qu’une réunion se fasse dans une salle dédiée, assis autour d’une table. Cependant cette technique particulière fait ses preuves. Organiser une réunion debout est beaucoup plus productif qu’assis, là où les discussions et les interventions n’en finissent pas. En général, le temps passé en réunion est réduit et les sujets importants plus vite abordés.

5/ Limiter les supports visuels.

Est-il nécessaire de montrer des graphiques, des tableaux et autres bullet points à l’infini ? Il faut aller à l’essentiel et surtout se limiter aux sujets les plus importants pour ne pas que l’attention générale ne se dissipe. Proscrire les visuels n’est en aucun cas une obligation, les réduire et les sélectionner intelligemment est nécessaire. L’attention s’en verra privilégiée.

6/ Privilégier la visioconférence aux déplacements.

Cela permet une optimisation des coûts pour les entreprises. Les réunions à répétitions peuvent devenir des pertes de temps impossibles à rattraper. Un calcul simple qui établirait un rendez-vous toutes les deux semaines à raison d’une demi journée de déplacement pour 2h de réunion environ, ferait perdre environ 50 heures par an aux entreprises.

* Sondage réalisé par Perfony auprès de 340 cadres et publié en février 2014.

¹ Sondage effectué sur 1002 personnes représentatives de la population cadre.