L’un des premiers avantages de l’utilisation d’applications (apps) mobiles pour les salariés est de pouvoir réaliser des captures d’écran de leurs justificatifs. Ils peuvent ainsi facilement enregistrer leurs frais « au fil de l'eau ».
Le département comptable détecte rapi­dement si des informations sont manquantes, mal saisies ou non conformes à la politique de dépenses. Informés en temps réel par le biais d’alertes, ils peuvent rapidement identifier et résoudre les éventuels problèmes, avant même que la dépense ne soit engagée.
Ces applications aident également les entreprises à remplir leur responsabilité de devoir envers leurs salariés : en leur donnant la possibilité d’alerter et d’aider les collaborateurs en cas de situation d’urgence (catastrophe climatique, crise politique, etc.) et en leur permettant également de leur communiquer des informations utiles à la bonne conduite et à la gestion de leur mission client (retards d’avion, changement de porte d’embarquement, etc.). Libérés de ces problématiques logistiques, les salariés peuvent se consacrer pleinement à leur mission.

Nous avons pu observer que les entreprises qui investissent dans une solution de gestion de déplacements et de notes de frais réalisent des économies non négligeables. Un récent rapport* réalisé par le cabinet de recherche IDC, révèle que les entreprises utilisant ce type de solution mobiles ont réduit de moitié le temps alloué à la planification d’un voyage et que leurs voyageurs d'affaires ont limité de 54 % la perte de leurs reçus. Celles-ci ont également pu constater un meilleur respect de leur politique voyage (taux de conformité de plus de 30 %) et la réduction du temps passé à éditer des rapports de dépenses. Le rapport IDC de 2016 projette par exemple une économie de 55 000 dollars en moyenne pour 100 collaborateurs sur 3 ans.

D’autre part, les apps mobiles se montrent particulièrement utiles et appréciées par les salariés mutés à l’étranger. Quelles que soient les langues ou les monnaies utilisées, les processus et reportings restent les mêmes. Par ailleurs, les frais engagés dans un autre pays peuvent être soumis à une taxation spécifique, dont le salarié n’a pas à se préoccuper. Les processus de gestion des dépenses étant ainsi rationalisés, les risques de confusion et d’erreurs de saisie sont réduits tout comme le temps passé.

La mise en place d’apps mobiles de gestion de notes de frais garantit aux entreprises une meilleure implication de leurs salariés. En gagnant du temps sur la saisie des rapports, ils peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et accroître leur productivité. L’entreprise, quant à elle, gagne en visibilité sur les dépenses réalisées, rationalise ses processus et ses coûts, tout en s’assurant de la sécurité de ses salariés en déplacement.

Par Emmanuel VERGÉ, Directeur marketing - Concur France

*Étude IDC : Les avantages pour l’entreprise d’une gestion maximisée des frais de déplacement et des notes de frais, janvier 2016