Concur, éditeur de solutions de gestion des frais et déplacements professionnels, explique comment faciliter la saisie des notes de frais et comment optimiser leur gestion tout en respectant les objectifs fixés.

1/ Débarrassez-vous des idées reçues sur les notes de frais
La peur et le manque de temps sont les principaux freins à l’adoption d’une solution automatisée. Un peu de pédagogie et d’accompagnement permettent de désarmer facilement les réticences que certains collaborateurs peuvent avoir. Afin d’effectuer la transition avec succès, il faut identifier les raisons du blocage et sensibiliser les employés aux bénéfices que le changement apportera.

2/ Mettez en place de nouveaux processus  
Manuellement, il faut compter en moyenne une heure par demande de remboursement à traiter. Si l’on multiplie ce chiffre par le nombre d’employés d’une entreprise, cela fait déjà trop d’heures perdues. Continuer à traiter les notes de frais manuellement ne se justifie plus, surtout si une autre solution existe.

3/ N’utilisez plus de tableur   
Pourquoi abandonner Excel ? Il est vrai que le tableur est le couteau suisse de la note de frais. Et, c’est un bon moyen de traiter des quantités importantes de données si on ne considère pas les erreurs de calcul, feuilles imprimées, reçus perdus et allers-retours de mails. Mais ce tableau Excel est peut être plus cher qu’il n’y paraît. Par ailleurs il ne permet pas la détection automatique de fraudes.

4/ Redonnez le sourire à votre contrôleur de gestion   
Avoir un bon processus de gestion des notes de frais en place augmente la satisfaction de votre équipe comptable et de vos employés mais surtout du contrôleur de gestion, désormais serein à l’approche d’un contrôle fiscal ou pour faire sa demande de récupération de TVA.

5/ Mettez en valeur les meilleures pratiques  
Comment vérifier que les notes de frais respectent la politique de dépenses de votre entreprise ? Un conseil serait d’intégrer les règles de l’entreprise à un système qui vérifierait automatiquement la conformité des notes de frais de sorte que les notes non conformes soient rejetées ou notifiées avec une alerte.

6/ Soyez créatifs, dites-vous que l’on peut toujours faire mieux   
Et si les notes de frais étaient traitées directement ? Et si l’on pouvait photographier un reçu avec son portable et joindre la photo à notre demande de remboursement, la soumettre et que cela soit directement lié aux dépenses de notre Carte Bleue professionnelle ? Et si c’était déjà possible ?

7/ Renseignez-vous sur la meilleure manière de changer votre gestion des notes de frais 
Gagner en flexibilité en gérant vos  notes de frais sur mobile via une application pour pouvoir les soumettre n’importe où et n’importe quand. Il est possible d’avoir une visibilité complète sur les dépenses de l’entreprise, ceci  en temps réel depuis un smartphone  ou une tablette. Une solution de ges­-tion des notes de frais automatisée le  permet.

8/ Passez à l’acte   
Ne vous laissez pas dépasser par la technologie. Connectez votre solution de notes de frais aux systèmes informatiques de votre entreprise : ERP, logiciels de comptabilité, CRM, etc. C’est simple et le système peut être opérationnel en quelques jours voire quelques heures.