Pourtant, le bureau sans papier n’a rien d’un mythe et s’avère être un projet parfaitement réalisable. L’ensemble des départements d’une entreprise, quel que soit son secteur d’activité et où qu’elle se situe dans le monde, pourraient réduire son utilisation du papier. Mais dans les faits, le constat est tout autre.

D’un côté, des initiatives s’engagent en faveur d’une réduction de la consommation de papier. Par exemple, selon le plan numérique déployé dans les écoles françaises, les manuels scolaires laissent progressivement place aux tablettes numériques et dès la rentrée 2016, plus de 175 000 élèves sont dotés de ce type d’appareils. Néanmoins, parallèlement à cela, un salarié utilise en moyenne 70 à 85 kg de papier par an, soit environ trois ramettes par mois, selon l’ADEME.

Le support papier, maître d’une relation de confiance

Pourquoi les entreprises restent-elles toujours aussi dépendantes du papier ? Il n’est pas simple de répondre à cette question ; les réponses du type « nous sommes habitués à lire des documents papier » et « pour une question de conformité légale » peinent à expliquer pourquoi les organisations continuent de privilégier l’impression. En effet, la technique du papier électronique ou e-paper et les écrans HD dépassent de loin la qualité des impressions. De plus, les gouvernements et institutions publiques œuvrent pour supprimer l’obligation légale d’imprimer les documents. La raison pour laquelle les entreprises continuent d’imprimer est autre : les accords matérialisés sur papier établissent une relation de confiance entre les parties.

Prenons le cas d’un processus métier nécessitant de nombreuses documentations, une demande de prêt auprès d’une banque par exemple. L’information parvient à la banque dans différents formats : la demande de prêt peut se faire sur Internet, certains documents arriveront par fax, par e-mail ou au format papier. A un moment du processus, celui qui effectue la demande de financement et le conseiller bancaire vont devoir se rencontrer pour signer des documents papier. Pourquoi des documents papier ? Parce que par sa nature physique, le papier instaure une relation de confiance entre les parties. Un justificatif papier garantit la sécurité de la transaction. Signer un document papier revient en quelques sortes à se serrer la main. Un tel protocole a été mis en place au fil du temps dans lequel il est nécessaire de se serrer la main pour bien montrer à l’interlocuteur que notre main ne cache pas d’arme, qu’il peut nous faire confiance.

D’un autre côté, le support papier demeure le maillon faible d’un processus fondé sur une forte pratique de l’impression papier. Les erreurs sont plus fréquentes quand l’information est au format papier. Les documents papier s’égarent ; l’information est mal retranscrite dans les systèmes IT et les contenus papier sont plus aisément falsifiables.

Même aujourd’hui, alors que l’objectif du zéro papier est techniquement envisageable, elle demeure inacceptable socialement. Compte tenu des avancées technologiques, la meilleure approche consiste à imprimer les documents aussi près que possible du lieu où l’information doit être fournie et de numériser les contenus aussi près que possible du point d’origine. Il existe des multifonctions intelligentes capables d’imprimer, de numériser et de « comprendre » les documents numérisés, mais aussi de vérifier que les contenus demandés pour une transaction spécifique sont tous réunis et que l’information recherchée s’y trouve effectivement. L’information transmise par la multifonction peut aussi être chiffrée de façon à protéger les documents tout du long du processus.

L’essor de la blockchain : une réponse à l’objectif du zéro papier ?

Le « besoin de confiance » explique également pourquoi, alors que les cartes d’embarquement peuvent être réduites à un simple QR code sur smartphone, la grande majorité des voyageurs continuent de les imprimer. Nous continuons également de faire des copies papier des documents que nous voulons conserver plusieurs années, comme les diplômes et les résultats d’analyse médicale. Ce « besoin de confiance » est à l’origine de la technologie disruptive de blockchain, qui sous-tend le Bitcoin, selon laquelle un grand livre numérique et public est actualisé systématiquement, pour tenir compte de chaque modification intervenant en tout point d’un processus.

La blockchain est la technologie la plus disruptive depuis la publication par Tim Berners-Lee d’un article décrivant son idée du World Wide Web en 1991. Cette nouvelle technologie élimine tout « intermédiaire » dans l’exécution d’une transaction et certifie qu’un document quel qu’il soit, au format papier ou en version électronique, n’est pas un faux. C’en est fini de l’obligation de certifier ou de signer un document pour confirmer sa légitimité. Il est trop tôt pour estimer l’impact que la blockchain aura sur les documents papier, mais nous pouvons d’ores et déjà annoncer que de nombreux emplois et modèles économiques en seront affectés. Cette technologie éliminera les longues étapes de validation par l’humain et renforcera la sécurité de tout le processus, mais est-ce pour autant la réponse définitive qui mettra fin à l’utilisation du papier dans les bureaux ? Certainement pas, mais elle influera sur la nécessité pour les entreprises d’utiliser du papier et sur le lien de confiance induit.

Par Etienne Maraval, directeur marketing & communication chez Lexmark