Recueillir des données via un système de GED
Le recueil des données et leur stockage représentent de véritables défis pour les entreprises. Les lettres, les contrats ou la documentation des projets, peuvent représenter un volume significatif et prendre beaucoup d'espace de stockage, précieux et coûteux.
Les solutions de capture de documents aident les entreprises à rester claires et compétitives grâce à des processus optimisés leur permettant de numériser rapidement d’importantes quantités de documents et plus récemment, de récolter de précieuses données commerciales.
Grâce à ces solutions intelligentes de traitement de document, l’entreprise a aujourd’hui les outils nécessaires pour extraire automatiquement les données commerciales composées d’éléments essentiels pour les parties prenantes de l’entreprise, depuis la direction jusqu’aux équipes des bureaux délocalisés.

Stocker et exploiter les données issues de la GED
Une fois numérisés, les documents demandent encore beaucoup de travail aux entreprises qui doivent les transférer au service compétent, les exploiter puis les archiver. D’ailleurs, selon une étude de Toshiba, 2/3 des entreprises françaises risquent la perte de données critiques lors de leur traitement.
En automatisant leur traitement, l’entreprise ne sécurise pas seulement ses données, elle permet leur exploitation et leur intégration aux rapports générés par le système. Ainsi, elle bénéficie de données sortantes de meilleure qualité et au format adéquat et personnalisable, soit une économie de temps et de ressources utilisées pour effectuer les opérations ainsi qu’une amélioration de la qualité et de la fiabilité des données stockées sur les systèmes métiers. Des rapports ultra détaillés révélant de précieuses informations commerciales ou stratégiques sont ainsi émis et permettent à l’entreprise d’appuyer ses recommandations sur des données concrètes.

Augmenter la visibilité sur le processus
La visibilité des documents, dès qu'ils sont reçus au sein de l'organisation, le suivi et les statistiques permettent aux entreprises de disposer d'un historique complet et d’un accès en temps réel au processus de traitement. Ces outils modernes de GED répondent ainsi à l’une des principales problématiques liées au système : la visibilité sur le processus. Celle-ci permet également de répondre à des standards et politiques de conformité de plus en plus strictes.
L’entreprise accède à toutes les données-clés dont elle a besoin pour rendre l’ensemble de son cycle de traitement de documents totalement transparent, ainsi que pour résoudre tout problème avant qu’il ne devienne critique. Des alertes automatiques ou des contrôles par région permettent ainsi de suivre les résultats tout au long du processus.
Désormais, il est possible de localiser un document en temps réel et de contrôler toutes les tâches effectuées tant au siège que dans les bureaux locaux.
De plus, le document numérique évolue et intègre notamment de plus en plus d’intelligence artificielle lui permettant de se sécuriser, de contrôler lui-même son contenu et de se restaurer à la demande tout en s’adaptant aux processus collaboratifs du travail moderne.

Considérer la GED comme un outil capable d’exploiter de nouvelles données de manière automatisée, c’est donner une chance à l’entreprise de tirer tous les bénéfices possibles de l’ensemble de ses données.

Les opportunités d’exploitation de la GED sont donc diverses et gardent les mêmes mots d’ordre : faciliter, homogénéiser et améliorer.