Dans un contexte où la transformation digitale des entreprises s’accélère, voici quelques éléments importants à connaître à propos de la collaboration d’équipe et des outils associés, de manière à mieux en appréhender les différents enjeux et à faire en sorte que les entreprises en tirent le meilleur parti.

1. La collaboration d’équipe offre un réel gain de temps
La perte de productivité est une problématique majeure pour les entreprises et représente un coût financier considérable chaque année. Une heure : telle est l’estimation de la durée moyenne journalière passée à tenter de communiquer avec les autres, que ce soit par emails, messages vocaux ou en réunions. Des outils performants de collaboration en mode Cloud peuvent assurément faire économiser du temps et de l’argent à l’entreprise. Ils permettent notamment aux collaborateurs de ne plus avoir à vérifier leurs messages sur plusieurs applications différentes et leur offre la possibilité de joindre immédiatement leurs collègues. Plus besoin de jongler avec l’agenda de chacun. Ils peuvent ainsi obtenir des réponses immédiatement – sans attendre d’être de retour au bureau. Les outils de collaboration d’équipe font gagner du temps et, comme le dit l’adage, « le temps c’est de l’argent » : il s’agit donc d’un scénario gagnant-gagnant qui sera, dans tous les cas, profitable à l’entreprise.

2. Le BYOD améliore la collaboration d’équipe et fluidifie la communication
L’essor du BYOD (Bring Your Own Device) n’est plus à démontrer, porté par l’arrivée massive de la génération Y dans la vie active. Miser sur une politique de BYOD associée à des applications adaptées contribue à rendre l’entreprise plus productive, plus efficace et surtout plus collaborative. Le BYOD optimise en outre l’organisation interne et offre de nouvelles opportunités, en permettant de faire plus avec moins : les collaborateurs ont besoin d’un seul et unique appareil qu’ils peuvent utiliser à des fins personnelles et professionnelles.

3. La collaboration d’équipe amène des expériences de communication nouvelles
Dans la vie de tous les jours, il est possible de regarder une émission de télévision sur un appareil, mettre sur pause et reprendre le visionnage sur un autre support. Alors que les consommateurs s’habituent de plus en plus à ce type de pratique, ce genre d’expérience commence à s’étendre au monde de l’entreprise, notamment à travers les applis de collaboration. La collaboration peut démarrer au bureau et continuer sans interruption sur un smartphone. Si leurs systèmes ne sont pas capables de supporter des expériences de communication sans coutures et multi-supports, les entreprises pourraient manquer ce grand virage et décevoir les attentes de leurs équipes.

4. Se tenir informé des tendances est plus que jamais essentiel
Si, selon le philosophe grec Héraclite, « rien n’est permanent, sauf le changement », les nouvelles technologies ne dérogent pas à la règle ; c’est pourquoi il est primordial d’être toujours au fait des évolutions. En témoignent les dernières tendances en matière de collaboration d’équipe.
L’email, par exemple, bien qu’intégré à nos usages depuis des années, est aujourd’hui sur le déclin. Il ne constitue plus qu’un outil de communication parmi d’autres qui doit désormais faire face à la croissance d’autres canaux comme la messagerie instantanée.
En 2010, Apple lançait son fameux slogan : « il y a une application pour ça ». Et en effet, il existe une application pour tout. Elles sont devenues légion et l’avenir réside dans des applications disponibles sur tous les équipements et dotées d’une interface identique. Le secteur des communications unifiées évolue rapidement et c’est pourquoi les fournisseurs de ce type de solutions doivent offrir aux entreprises des services leur permettant d’opérer leur transformation digitale, et aux collaborateurs la possibilité de communiquer à tout moment, en tout lieu et sur tout type d’appareil.

5. Le Shadow IT et les applications dissimulées gagnent en popularité
Auparavant, les DSI étaient habituées à contrôler la façon de communiquer et de collaborer des employés. Mais les temps ont changé. Les collaborateurs sont submergés et utilisent en moyenne 17 applications Cloud, 3 plates-formes de partage de contenus et 3 systèmes de collaboration différents. Cependant, la plupart de ces services ne sont pas approuvés par la DSI pour des raisons de sécurité. De nombreuses applications sont utilisées en dehors du cadre fixé par les services informatiques, caractérisant ce que l’on appelle communément le Shadow IT. Évidemment, beaucoup de collaborateurs « rebelles » justifieront le recours à ce type d’applications par le fait que les plateformes et la politique de collaboration mises en place par leur entreprise ne correspondent pas à leurs besoins. Alors que le Shadow IT semble résoudre a minima les problèmes des petits groupes de travail et des petites structures, le développement de cette pratique peut rapidement devenir plus dangereux qu’utile.

Si l’entreprise n’entame pas une réflexion autour de l’optimisation de la collaboration d’équipe et des outils associés, il est à craindre que les collaborateurs s’emparent du sujet de manière individuelle, avec tous les problèmes liés à la sécurité et à la confidentialité des données que ce type d’initiative peut impliquer.

Par Pierre-Alexandre Fuhrmann, CTO EMEA, Mitel