La vision unifiée des processus métiers, via un tableau de bord commun à toutes les briques du SI, est une promesse des ERP qui séduit les dirigeants des grands comptes, banques, assurances, industries. Mais d’autres choix sont possibles pour gagner en agilité et en évolutivité. « L’ERP intéresse les grandes entreprises à l’international car les responsables peuvent avoir un instantané consolidé de leurs filiales en temps réel », affirme Christophe Lesur, directeur marketing et avant-vente chez Cloud Temple. La comptabilité et les finances font partie des ERP dans 90 % des cas. Les autres modules sont la gestion des stocks, des achats, la production, le CRM (relation client), la supply chain (chaîne d’approvisionnement), la business intelligence (informatique décisionnelle), etc. Il faut aller au-delà des discours rassurants des vendeurs ou intégrateurs d’ERP : « Ça va fonctionner sans changement pour tous les processus métiers. C’est la promesse systématique que j’ai constatée, alors qu’il faut paramétrer chaque module », prévient Christophe Lesur.
Le dialogue entre les différents modules et la base de données unique d’un ERP évite les doublons et les incohérences dans les fichiers. En contrepartie, l’adoption d’un ERP par une grande entreprise ou une institution est très structurant pour l’organisation et il n’est pas vraiment possible de revenir en arrière. C’est en effet la vision de l’éditeur d’ERP qui prévaut et à laquelle tous les utilisateurs doivent s’adapter. En mode « on premises » (hébergement local), le coût des licences est très élevé, ainsi que la mise en place et le paramétrage des différents modules d'un ERP, qui nécessitent du temps et des compétences. Autant dire que les ERP généralistes ne sont pas un choix définitif face aux logiciels Best of Breed (les meilleurs dans leur catégorie) pour les TPE et petites PME. « Un ERP généraliste est l’ennemi n° 1 », tranche Louis Naugès, fondateur de Dhasel Innovation, une société de consulting et fervent défenseur du Best of Breed via le Cloud public. « C’est une fiction de croire que tout le monde dans une entreprise partage avec tout le monde. Les petites entreprises qui ont investi dans un ERP dépensent des fortunes avec beaucoup trop de complexité », poursuit-il. Et de citer l’éditeur de logiciels pour l’agriculture Smag qui propose des logiciels spécialisés dans l’élevage, la culture de céréales, la viticulture.

Pour les TPE et PME, l’alternative Best of Breed
Si le nombre d’utilisateurs et de postes de travail n’est pas trop élevé, la mise en place des meilleurs outils dans leur domaine est un bon choix. « Les TPE et PME doivent prendre des produits sur étagère qu’on ne modifie pas, et il y en a beaucoup. Pour faire communiquer les applications entre elles, il existe des solutions comme Zapier qui sont faciles à mettre en place », conseille Louis Naugès. Un point de vue tempéré par Christophe Lesur : « Avec du Best of Breed, vous passez par des ordonnanceurs et autres applications de workflow, toutes les n minutes, n heures, n jours, en fonction de la taille du SI. Les clients, avec un parc très important, se retrouvent à gérer des logiciels tiers, des mues applicatives qui au final, dépassent le coût de l’ERP en termes d’infogérance ».
Parmi les meilleures applications destinées aux petites ou moyennes entreprises, il existe des solutions abordables, efficaces et reconnues telles que Kyriba pour gérer la trésorerie, Salesforce leader pour le CRM, Talentsoft pour la gestion des ressources humaines, Incwo (ex-Entreprise Facile) pour une sélection de bons outils de gestion. Le coût des solutions en Cloud n’est pas très élevé : la messa­gerie et la bureautique à partir de 40 euros/personne/mois, la CRM entre 50 et 100 euros/mois/personne, un peu moins pour la comptabilité. Pour certains secteurs, il est nécessaire de faire appel à des solutions spécialisées. « Un de nos clients du secteur design dans la parfumerie a besoin de logiciels spécifiques pour la création de flacons. En revanche, les solutions ERP généralistes sont utilisées pour la gestion de la chaîne de production, planning, gestion des entrepôts, approvisionnement, stocks et logistique », précise Christophe Lesur. Concernant le Cloud, l’argument de la sécurité et de la confidentialité des données ne tient pas pour Louis Naugès : « Un Cloud public comme Amazon est bien mieux protégé que le SI on premises d’une entreprise ou d’une institution. Le piratage chez Yahoo, Areva, Sony ou le ministère du budget en France et autres s’est opéré sur des infrastructures privées ».

Des solutions à adapter aux besoins réels
Hélène Forge, Senior Territory Manager France & Benelux chez Epicor Software, défend la pertinence des ERP pour les entreprises de « mid market », à savoir les organisations allant d’une centaine à quelques milliers de collaborateurs. « L’ERP intégré est une solution généraliste qui offre une large couverture fonctionnelle pour répondre aux besoins des PME et ETI dans un maximum de fonctions. Les Best of Breed ont, quant à eux, pour vocation de couvrir une fonction précise, de  manière approfondie, comme par exemple le CRM, la qualité ou la communication EDI. Ces deux approches ne s’opposent pas, mais sont au contraire complémentaires ». Le ROI (retour sur investissement) d’Epicor serait de 103 % sur 15 mois, selon Hélène Forge. Quand l’ERP ne couvre pas les besoins, il faut le compléter par des solutions spécifiques comme le précise Hélène Forge : « Pour des besoins plus avancés en CRM cependant, nous proposons de combiner notre solution à un Best of Breed. Nous avons développé Mattec MES une solution d’exécution manufacturière, qui est un Best of Breed appartenant également à Epicor, pouvant être connecté à tous les ERP du marché ». Dans tous les cas de figure, le choix d’une solution doit se concentrer sur la valeur ajoutée d’une entreprise, à savoir le cœur de son modèle d’affaires, ce qui la différencie des autres. Il est conseillé de sous-traiter la gestion de la paie pour les TPE ou PME, trop chronophage. « Les entreprises ne doivent pas s’occuper de la paie et de la comptabilité mais se tourner vers des solutions spécialisées comme celles d’ADP qui le font très bien. Un bulletin de paie coûte entre 5 à 10 €/mois/personne. Il n’y a aucun intérêt à installer un logiciel de paie et à faire une veille sur les changements fréquents de législation ». Pour prendre les bonnes décisions en fonction des besoins réels et des outils qui y répondent le mieux, il faut mettre en avant quelques points-clés. Un ERP généraliste peut donner une vision instantanée des informations, mais il modèle très fortement les habitudes de travail et ne répond pas aux contraintes spécifiques. Un Best of Breed apporte de la souplesse mais ne peut être déployé massivement dans les grandes entreprises. Un mélange de ces deux mondes peut être la bonne décision selon les cas. Le choix dépend de la taille de l’entreprise, de l’agilité nécessaire à l’activité, de l’adaptation à des contraintes spécifiques et du budget.

Le choix de l’Open Source pour réduire les coûts
Un logiciel Open Source est gratuit et offre la possibilité à tous les développeurs de modifier son code source. Pour un usage professionnel, il faut s’acquitter de prestations d’intégration, de développement, d’adaptation, de documentation et de formation. Le coût total de la solution est largement inférieur à celui d’un logiciel propriétaire. Les logiciels Open Source couvrent tous les métiers de l’entreprise sous la forme d’ERP, dont les plus matures sont OpenERp, Openbravo, Neogia ou Compiere. Ils bénéficient d’une communauté de développeurs assez large pour les pérenniser. Il est aussi possible de choisir les meilleurs logiciels dans leur domaine et de les faire communiquer via des workflows. Des intégrateurs comme Smile, le plus connu, ou Alterway accompagnent leurs clients pour en tirer le meilleur parti.

Lire le guide de l’OpenSource pour aller plus loin : www.open-source-guide.com

Des solutions métiers adaptées
Les fonctions proposées par les ERP ou progiciels généralistes ne répondent pas correctement aux besoins spécifiques d’un secteur particulier : agriculture, transport, assurances, gestion d’immeubles. Il existe pour cela des ERP dits verticaux. Il s’agit par exemple d’un outil ERP exclusivement dédié à la gestion du chauffage dans les OPHLM, depuis la prise de rendez-vous jusqu’à la facturation. Pour la GED (Gestion électronique documentaire) en Open Source, les logiciels Alfresco ou Jahia sont de bons choix. Des logiciels en Cloud s’adressent précisément à des secteurs comme le transport, l’agriculture, le retail (Yourcegeid Retail). Smag, quant à lui, propose des solutions spécifiques aux agriculteurs et aux éleveurs. Enfin, des ESN comme Axysweb, Eurotech Conseil, Theodo, etc. proposent des développements sur mesure. Les fonctions spécifiques attendues doivent dans ce cas être bien délimitées pour rester dans un budget raisonnable.