Une étude datant de 2010 révélait que 75 % des vendeurs de WMS prétendaient que la durée moyenne d’utilisation de leur produit était de 10 ans ou plus, mieux vaut faire le bon choix ! L’objectif de cet article est de vous donner un aperçu des différents ingrédients nécessaires à la réussite d’un projet WMS ainsi que les écueils à éviter.

Définition du projet

1. Le périmètre du projet
Dans cette 1ère étape, il est important de bien repréciser le périmètre défini au regard du planning et des impératifs du go live : à savoir le(s) site(s) logistique(s) à équiper et les flux physiques qui doivent être modélisés pour le démarrage. Que ce soit un projet de 1er équipement ou de remplacement d’un WMS existant, cette étape est fondamentale. Il faut également prendre en considération les éventuels moyens industriels à mettre en oeuvre (contrôle pondéral, convoyeur, gares de tri, transstockeurs, pick to light, chargement automatique etc…).

2. L’équipe projet
L’équipe projet de mise en oeuvre du WMS est constituée de deux parties :
- Les ressources externes : il s’agit des personnes en charge du projet chez l’éditeur / intégrateur choisi.
o Un consultant fonctionnel qui doit avoir une parfaite connaissance de l’outil et une solide expérience de projets d’implémentation WMS. Il sera ainsi à même de vous conseiller au mieux sur le paramétrage standard mais également de vous faire part de ce qu’il a pu rencontrer sur d’autres projets et vous donnez le choix d’autres possibilités.
o Un consultant technique qui sera en charge de réaliser les différentes adaptations et personnalisations nécessaires.
o Un architecte solutions qui a en charge la partie définition et installation de l’outil dans l’architecture technique que vous aurez définit.
o Un directeur de projet qui sera en charge de la cohérence et du bon déroulement du projet dans sa globalité : respect du planning, mise à disposition des ressources, relevé des temps, facturation, pilotage des comités de suivi et arbitrage des décisions.

- Les ressources internes : leur identification est fondamentale.
En effet, le choix et la disponibilité des personnes en charge du projet WMS en interne sont au coeur même de la réussite de celui-ci. Ceci est l’affaire des opérationnels logistiques et non des informaticiens (ceux-ci collaborent en tant que support à la mise en oeuvre). Il est important d’avoir une très bonne
connaissance du terrain : responsable d’entrepôt, et agents de maîtrise en charge de pôle d’activité tels que les réceptions, les préparations ou les expéditions. Le but est d’identifier de manière la plus fiable possible les processus propres à votre activité.
Un responsable projet (DSI ou logistique) est également nécessaire pour le pilotage du projet lors des comités de suivi et pour faire le lien en interne avec la direction de votre organisation, dont l’implication est indispensable. L’équipe technique sera également sollicitée lors des phases d’installation et dans
le cadre de la réalisation des échanges d’informations entre le WMS et l’ERP (ou outil de gestion central) en place.

3. Le Planning
Le temps de mise en oeuvre d’un WMS varie en fonction de la typologie de l’entrepôt (manuel ou automatisé) et de la complexité des flux logistiques à gérer. Selon l’étude de marché des WMS 2010, il faut en moyenne 6 à 9 mois de mise en oeuvre. S’il s’agit d’un entrepôt automatisé, dans 30% des cas, le délai s’allongera jusqu’à 10 -12 mois ; si l’entrepôt est géré manuellement, dans 50% des cas le délai peut être inférieur à 6 mois. Initialement, le planning aura été envisagé en termes de macro-planning avant le lancement du projet.
Le jour du lancement effectif du projet, des jalons et des dates réelles sont désormais positionnés. Toute l’équipe projet doit être présente afin que les contraintes de chacun soient prises en compte et que les dates soient positionnées dans les agendas respectifs.
Lors de chaque comité de suivi (minimum mensuel), un état des lieux de l’avancement est effectué ainsi qu’une mise à jour du planning si nécessaire.

La mise en oeuvre

La méthodologie projet vous aura été présentée en avant-vente et lors de la journée de lancement elle vous sera détaillée étape par étape. Chaque éditeur / intégrateur propose sa méthode mais globalement chacune s’articule autour des 5 grandes étapes décrites ci-après :

o ETAPE 1 : LE LANCEMENT
Cette étape définit à la fois le contour et le contenu du projet. Elle est très brève (1 à 2 jours).

o ETAPE 2 : L’ANALYSE DES BESOINS
L’étape d’analyse ou de cadrage est l’étape structurante du projet, menée par le (la) consultant(e) fonctionnel(le) elle requiert une disponibilité à 50% des membres de l’équipe projet et elle s’étale sur 2 à 3 mois calendaires. C’est une étape très intense de réflexion sur les processus logistiques actuels et futurs. Durant cette étape les comités de pilotage seront nécessaires pour statuer sur l’arbitrage des besoins.

o ETAPE 3 : LA CONFIGURATION DE LA SOLUTION
Une fois l’étape d’analyse des besoins réalisée, le paramétrage standard est désormais défini et les écarts ont été arbitrés. Il convient désormais de passer à l’étape de réalisation ou de configuration de la solution. La durée de cette étape dépend du volume des spécifications à réaliser. En moyenne il faut
compter 1 à 2 mois de configuration.

o ETAPE 4 : LE DEPLOIEMENT
C’est la dernière étape avant le go live, celle où l’implication de chacun est indispensable pour mener à bien la recette des cahiers de tests que vous aurez pris soin de rédiger par vous-mêmes : pour rappel un éditeur ou intégrateur ne peut être « juge et partie » ne lui confier jamais la réalisation de vos tests…
Quant à la formation des utilisateurs finaux, il vaut mieux qu’elle soit effectuée en interne, au maximum dans les 15 jours précédant le démarrage réel. Un comité de pilotage stratégique va décider à cette étape du GO / NO GO au regard des différents indicateurs et alertes qui lui seront remontés. Finalement le grand jour est arrivé : tout le monde est sur le pont et votre intégrateur vous assiste avant, pendant et après le démarrage mais c’est désormais votre solution !

o ETAPE 5 : L’APPROPRIATION DE LA SOLUTION
Une fois le démarrage réalisé avec succès, les semaines qui suivent vont être intenses : de nombreux « réglages » seront sûrement nécessaires. C’est l’étape dite d’appropriation. Si les étapes précédentes ont été scrupuleusement respectées alors l’appropriation de l’outil sera relativement rapide.

Pour conclure voici les 10 points clés pour réussir votre projet WMS

• Bien définir le périmètre et le besoin par écrit
• Impliquer la direction et les utilisateurs
• Bien choisir le progiciel… et son éditeur
• Bien choisir le partenaire intégrateur
• Opter pour une méthodologie claire et adaptée
• Evaluer les risques, évitez les pièges
• Communiquer, former, et conduire le changement
• Veiller à la maintenance et au support du produit
• Mettre en place des indicateurs de mesure et quantifier les bénéfices

Par Laure Berger, Consultante Senior Supply Chain - Silverprod