Si la mobilité s’est imposée comme moyen de productivité, c’est en grande partie grâce au cloud computing qui permet d’accéder à tous les fichiers de l’entreprise quelque soit le terminal (tablette, smartphone, notebook, PC de bureau…) et le lieu où l’on se trouve. Néanmoins, pour une efficacité maximum, il ne suffit pas de pouvoir visualiser les données sur son écran. Dans bien des cas, les collaborateurs ont aussi besoin d’imprimer à partir du cloud, et, à l’inverse, d’envoyer dans le cloud des documents qui ont été scannés à partir du multifonction. Ils peuvent aussi avoir besoin de partager des documents stockés dans le cloud et dont ils n’imprimeront qu’une partie. Aujourd’hui, les technologies permettent d’avoir une connexion transparente entre les périphériques d’impression et les fichiers stockés dans le cloud. Il n’est donc plus nécessaire d’installer des drivers sur chaque terminal à chaque fois que quelqu’un a besoin d’utiliser une nouvelle imprimante, mais de disposer d’un espace de stockage dans le cloud, par exemple via un compte Gmail* ou Microsoft.

Des solutions sécurisées

De telles solutions présentent de nombreux avantages :
⇒ Il n’est plus nécessaire d’avoir un ordinateur pour imprimer
⇒ L‘exécution de la tâche est rapide et simple
⇒ Les données se trouvent dans un environnement sécurisé.

L’utilisateur s’authentifie simplement sur son compte personnel depuis l‘écran du multifonction et peut ainsi scanner des documents vers son espace Google Drive* ou Onedrive*, ou encore télécharger des documents à partir de son espace pour les imprimer. La solution s’assure de la sécurité des documents et suit les utilisateurs grâce à un seul login. Néanmoins, pour les organisations qui manipulent des données très sensibles ou qui ont généralisé le BYOD (Bring your Own Device), il peut être intéressant de recourir à un cloud privé qui garantira un niveau encore supérieur de sécurité. Toutes les tailles d’entreprises peuvent avoir recours à ce genre de plate-formes, notamment les PME qui disposent ainsi d’un environnement complet en très peu de temps et sans difficulté. 

3 bonnes raisons de choisir une solution d’impression « depuis le cloud » et une solution d’impression de « scan vers le cloud »

⇒ Retrouver facilement des fichiers sans ordinateur
Lorsque le collaborateur n’est pas sur le site de son entreprise mais qu’il travaille sur des fichiers, il sauvegarde les documents dont il a besoin dans son espace de stockage hébergé sur le cloud. En s’identifiant sur le multifonction avec son mot de passe, il n’a plus besoin d’ordinateur pour récupérer ses fichiers.

⇒ Enregistrer plus facilement les documents scannés
Généralement lorsque l’on numérise des documents, on les scanne d’abord vers l’ordinateur et ensuite on les enregistre dans le cloud. Avec les nouvelles solutions du marché, l’enregistrement se fait directement dans le cloud. C’est un gain de temps et une sécurité. Les documents ne « traînent » plus sur l’ordinateur du collaborateur.

⇒ Avoir une garantie sur la sécurité des données et l’authentification des utilisateurs
Beaucoup d’entreprises hésitent encore à se diriger vers le cloud pour des raisons de sécurité. Mais c’est oublier que les solutions dans le cloud offrent des niveaux de sécurité que la plupart des entreprises n’ont pas les moyens d’atteindre. La connexion via login personnalisé permet de sécuriser l’opération, d’authentifier et de suivre l’utilisateur.

*Gmail et *Google Drive: marques déposées par Google
*Onedrive : marque déposée par Microsoft