1 – Partir à la chasse aux promotions

Les propriétaires et exploitants de salles et lieux d'accueil proposent des promotions tout au long de l'année. Celles-ci peuvent se traduire, par exemple, par une réduction significative sur une journée dans la semaine ou sur une période de l'année, par la gratuité de certaines prestations annexes, ou encore par une remise immédiate à la réservation ! Par exemple, pour l'organisation d'un mariage, une location d'un lieu adapté peut diminuer de 50 % en semaine par rapport au week-end. En matière d'évènement professionnel, les réservation sur des dates proches, par exemple moins de 15 jours ou un mois, peuvent vous faire bénéficier de remises allant de 10 % à plus de 40 %. La chasse aux promotions est toujours payante, quel que soit l'évènement à organiser.

2 – Où trouver les « bonnes affaires »

Difficile de concilier la recherche du lieu idéal et la chasse aux promotion en appelant chaque prestataire pressenti individuellement. Internet a permis aux entreprises comme aux organisateurs de mariage de trouver beaucoup plus facilement le lieu idéal et les prix les plus avantageux. Dans votre recherche, il faut évidemment privilégier les sites proposant un onglet promotions. La recherche est d’autant plus facilitée sur des sites tels que 1001salles.com dont le moteur de recherche permet de cibler précisément le lieu et les prestations recherchées.

3 – Choisir la taille adaptée à vos besoins

Organiser un événement, quel qu'il soit, dans une salle disproportionnée par rapport au nombre de participants prévus influe négativement sur l'image de l'entreprise qui reçoit ses clients. De la même manière, un mariage organisé dans un « hall d'aérogare » risque de se dérouler dans une ambiance plutôt froide. Enfin, en toute logique, vous aller forcément payer bien plus cher un lieu aux vastes capacités d'accueil, même si vous n'en utilisez réellement qu'une partie. Pour mener à bien votre recherche, des sites tels que 1001salles.com proposent plusieurs critères de recherche, dont évidemment le nombre de participants prévus et les capacités d'accueil de la salle.

4 - Étudier les formules « clés en mains »

De plus en plus souvent des offres « tout compris » comprenant par exemple la location du lieu, la restauration ainsi que l'hébergement sont proposés par les prestataires. Dans le cas où les salles ne sont pas équipées d'une cuisine par exemple, les gestionnaires de salles proposent les services d'un traiteur avec lequel ils ont l'habitude de travailler. Des formules à prendre en considération car, au delà de la simplification apportée dans l'organisation même de l'évènement, elles peuvent aussi se révéler plus économiques. En regardant bien les offres de ce type, vous vous rendrez compte que bien souvent certaines prestations vous sont offertes, et pas uniquement dans le cadre d'une promotion, mais tout au long de l'année. Il est vrai que le prestataire réalise aussi des économies et voit sa propre organisation simplifiée.

5 - Rester bien attentif aux descriptifs

C'est l'avantage des plateformes de location et de réservation bien faites : les descriptifs des lieux sont très bien conçus, avec de nombreuses photos et des prestations très détaillées. Une précision qui va vous permettre, en amont, de bien préparer votre événement, et de mieux cerner vos besoins précis. Par exemple, certains lieux proposent des salles modulables permettant de faire travailler simultanément plusieurs groupes. Regardez également ce que comprend exactement l'offre journée pratiquée notamment par les hôtels afin de pouvoir bien comparer. Par exemple, la pause-café est-elle bien comprise le matin et l'après-midi ? Tous ces petits à-côtés peuvent finir par coûter cher s'ils sont proposés en supplément. À vous de veiller au grain !