Réaliser un bon événement présuppose de suivre quelques étapes en amont et, en premier lieu, de réfléchir à l’objectif de cet événement ainsi qu'au message que l’entreprise souhaite faire passer à ses collaborateurs. « Un bel événement n’est pas forcément un événement « qui brille » mais un événement intelligent et cohérent », aime à rappeler Christine Guérinet, directrice de l’agence Maori, spécialisée, entre autres, dans l’organisation d’événements d’entreprises et la coordination d’événements grand public. « L’entreprise doit préalablement définir ce qu’elle attend de son événement, indique pour sa part Malorie Ferré, fondatrice et dirigeante de l’agence LAMD Event. Souhaite-t-elle en faire un souvenir inoubliable ? Dynamiser l’esprit d’équipe de ses collaborateurs ? Stimuler l’innovation ou encore, s’agit-il pour elle d’un événement annuel ? ». Cette première étape permet de définir ensuite le type d’événement à organiser : incentive, séminaire, convention…
La démarche suivante consiste à fixer la date de l’événement, à déterminer le nombre de parti­cipants ainsi que le budget que l’entreprise entend lui allouer. Le choix de la destination est également un élément stratégique. « D’autant que la réser­vation du lieu de l’événement est souvent la première démarche concrète à réaliser pour s’assurer de sa disponibilité à la date voulue, souligne Malorie Ferré. Pour certains lieux, notamment en région parisienne, il faut parfois s’y prendre un an et demi à l’avance. En province, cela peut aller jusqu’à 6 mois ». Une plus grande disponibilité qui incite de plus en plus d’entreprises à retenir la province pour leurs événements. Dès lors que ces premières démarches sont réalisées, l’entreprise dispose de tous les éléments pour rédiger son cahier des charges en fonction duquel elle pourra mieux identifier les prestataires susceptibles de l’accompagner dans l’organisation de son événement.

Quels prestataires choisir ?
En matière d’organisation d’événement, l’entreprise dispose en effet d’un large choix de prestataires. Au-delà des grandes agences issues de l’univers du voyage d’affaires, telles que Carlson Wagonlit Travel, Egencia ou American Express Voyages d’Affaires, il existe des sociétés uniquement dédiées à l’organisation de ces événements. Certaines sont spécialisées par secteur d’activité comme C2MH Events dans l’univers médical et pharmaceutique ou Acommauto dans l’automobile. Leur principale valeur ajoutée repose alors notamment sur leur connaissance technique de l’industrie en question et de ses métiers, le risque étant néanmoins d’avoir des propositions plus formatées et moins créatives. D’autres font du conseil événementiel leur prin­cipal atout, à l’instar de LMAD Event dans le département de l’Aube ou Maori en Charente-Maritime. Ces dernières ne gèrent pas le volet logistique de l’événement (transport, hébergement).

L’atout des agences en région
L’avantage des agences en région, spécialisées dans l’organisation des événements d’entreprises, repose notamment sur leur connaissance terrain et les réseaux de partenaires qu’elles ont su déve­lopper localement. « Nous capitalisons ainsi sur le réseau du Stade Rochelais, avec qui nous entre­tenons des relations de partenariat, explique Christine Guérinet. Nous avons par exemple organisé un pique-nique sur la pelouse du Stade Marcel Deflandre à la Rochelle, animé par une fanfare et d’où les 500 salariés de notre client sont ensuite partis pour un grand rallye en lien avec les valeurs du groupe. À leur retour, sous la musique emblématique de l’équipe de rugby de la Rochelle (Atlantique Stade Rochelais), les salariés ont formé le logo du groupe au centre du terrain. Nous avons également accompagné un autre client pour un séminaire avec plusieurs réunions et sous-commissions au sein du stade, clôturées par un teambuilding sur mesure, un challenge multi­activité dans l'esprit rugby. ». Localement, ces agences délèguent généralement à des tours-operateurs la partie logistique voire, pour certaines, tissent également des liens étroits avec les autres acteurs du tourisme, tels que les hôteliers ou les restaurateurs. « Comme nous travaillons régulièrement avec eux, nos partenaires se rendent souvent disponibles pour nous, ce qui nous permet notamment d’être réactif face aux demandes des clients, voire d’organiser des événements dans des délais très courts, ajoute pour sa part Malorie Ferré. Ces relations étroites avec nos partenaires ainsi que notre connaissance du terrain nous permettent par ailleurs d’organiser des événements sur-mesure, respectant les valeurs que les entreprises souhaitent transmettre ».

Innovantes ou spécialisées : à chacune sa carte maîtresse !
Pour se démarquer, ces agences locales savent également faire preuve d’innovations ou se spécialisent dans certains domaines. « L’agence Maori est un peu dans son jardin lorsqu’il s’agit d’élaborer et de piloter des événements ludiques et dynamiques, indique ainsi Christine Guérinet. Nous avons notamment organisé des rallyes vélo sur les îles de Ré, d'Oléron ou d'Aix avec des étapes animées par un comédien et des ateliers à thèmes. La curiosité, la créativité est notre principale valeur ajoutée pour répondre aux objectifs de nos clients ». LAMD Event organise pour sa part ses propres Live Escape Game, une activité qui consiste à résoudre une énigme en un temps donné (généralement moins de deux heures), tout en étant enfermé dans une pièce. « Bien qu’il existe en France près de 220 salles qui organisent ce genre d’activité, nous n’en avons pas dans notre département, ajoute Malorie Ferré. Nous avons donc développé notre propre activité en la matière ». Au-delà de leurs compétences locales, ces agences en région n’ont rien à envier à leurs consœurs parisiennes ou nationales et savent, pour un certain nombre d’entre elles, organiser également des événements hors de leur territoire de prédilection. C’est notamment le cas de l’agence Maori qui a déjà proposé à ses clients de vivre des événements en Bretagne, dans les Landes ou encore à Lyon ou à Paris. 

Prévoir l’imprévisible

Tout événement contient une part d’imprévus : variation du nombre de participants, consommation de boissons supplémentaire, taxis… « Il est important à ce sujet de veiller à certains points tels que des conditions contractuelles d’annulation, les conditions de sécurité proposées par les prestataires, les transports entre les hôtels et les différents lieux où se déroule l’événement ou encore la restitution des bouteilles non consommées », explique Malorie Ferré.

La dégustation s’ubérise

La plate-forme Degust&Co vous permet d’organiser des soirées sur des thématiques parfois très originales. Des cours de dégustation de vins, thé, café, whisky, bières ou huile d’olive, aux cours de cuisine jusqu’à la dégustations de produits insolites telle la dégustation d’insectes.

Le salon international de l’industrie du tourisme et des voyages, en France, réunit près de 30.000 professionnels des secteurs loisirs, affaires et événementiels.  

Un programme dédié pour chaque segment
Pour le secteur du voyage d’affaires : un espace dédié
« Le Club Affaires », les « Journées du Voyage d’Affaires » avec l’intervention d’experts, les ateliers de l’AFTM, le « Travel Hub » un espace « Start-up » avec chaque jour  le « Start-up Constest » qui déterminera la meilleure start-up du salon.
En tenue conjointe, le MAP Pro, salon de l’industrie du tourisme en France, rassemble pendant 2 jours l’ensemble des acteurs du tourisme ingoing.

Cette complémentarité et synergie entre les deux  salons offrent un accès unique à toute l’offre BtoB touristique française et internationale.
IFTM Top Resa du 20 au 23 septembre 2016, Porte de Versailles – Paris
http://www.iftm.fr